Ga naar de inhoud
NL
EnglishENNederlandsNL
Gratis Scan

Betalingen & Boekhouding

Verbind verkopen, betalingen en payouts met minder handmatig matchwerk

E-commerceboekhouding zou niet afhankelijk moeten zijn van finance teams die rapporten downloaden, spreadsheets combineren en iedere maand opnieuw transacties handmatig matchen.

We automatiseren het terugkerende proces rondom verkoopdata, betalingen, payouts van betaalproviders, fees, refunds en boekhoudinformatie. Duidelijke transacties kunnen automatisch door vooraf ingestelde matching- en voorbereidingsstappen bewegen, terwijl onzekere matches, afwijkende inhoudingen en financiële uitzonderingen bij de juiste financecollega blijven.

Je finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor de boekhoudkundige verwerking, goedkeuringen en definitieve administratie.

Plan je gratis Automation Scan
Je betaal- en boekhoudworkflow Verbonden
  1. Verkoop verzameldOrders en verkopen komen in één workflow
  2. Betalingen opgehaaldTransacties en settlements verzameld
  3. Records gematchtOrders, betalingen en payouts aangesloten
  4. Uitzonderingen gerouteerdOnduidelijke transacties gaan naar finance
Financiële uitzonderingen gaan naar je team.
Boekhoudkundige controle blijft bij de juiste mensen.

De dagelijkse administratie

E-commercebetalingen zorgen nog voor te veel boekhoudwerk

Eén klantorder kan meerdere financiële registraties opleveren.

De verkoop staat in je webshop. De betaling wordt geregistreerd door een betaalprovider. Die provider bundelt meerdere transacties in één payout. Fees of refunds worden ingehouden. Het nettobedrag verschijnt later op de bank. Daarna moet de boekhouding nog aansluiten op wat er daadwerkelijk is gebeurd.

Wanneer ieder onderdeel in een ander systeem staat, moet finance de volledige transactiestroom handmatig reconstrueren.

We verbinden deze terugkerende stappen in één gestructureerde workflow voor betalingen en boekhouding.

Verkoop- en betaalinformatie staat verspreid over verschillende systemen

Verkopen komen mogelijk uit webshops, marketplaces of andere kanalen.

Betalingsinformatie staat bij één of meerdere betaalproviders.

Payouts verschijnen weer ergens anders.

Daarna komt het bedrag op de bank en moet dezelfde informatie ook nog in de boekhouding terechtkomen.

Finance teams schakelen daardoor vaak tussen:

  • Verkoopkanalen
  • Ordersystemen
  • Betaalproviders
  • Marketplace-overzichten
  • Bankinformatie
  • Boekhoudsoftware

We kunnen beschikbare informatie uit gekoppelde systemen verzamelen en samenbrengen in één gestructureerd proces.

In plaats van dezelfde data telkens handmatig te verzamelen, ontstaat één duidelijk startpunt voor matching en boekhoudvoorbereiding.

Wat precies beschikbaar is, hangt af van de data en integratiemogelijkheden van de systemen die je gebruikt.

Payouts sluiten niet rechtstreeks aan op brutoverkopen

Een payout van €8.240 betekent niet automatisch dat er voor €8.240 aan omzet is geweest.

Daaronder kunnen brutoverkopen, fees, refunds, reserves en andere correcties zitten.

Bovendien kan één settlement transacties van meerdere dagen bevatten.

Finance moet dan uitzoeken hoe het nettobedrag is opgebouwd.

Bijvoorbeeld:

Brutoverkopen → Fees ingehouden → Refunds verrekend → Correcties verwerkt → Netto payout

We kunnen beschikbare settlementinformatie verzamelen en de payout uitsplitsen naar de onderliggende onderdelen.

Daarna kan de workflow deze onderdelen vergelijken met bijbehorende verkoop- en betaalgegevens.

Kan de payout niet betrouwbaar worden verklaard op basis van de beschikbare informatie? Dan blijft het verschil zichtbaar voor controle.

Refunds, fees en chargebacks vragen aparte controles

Niet iedere financiële beweging is een normale verkoop.

Een betaalprovider houdt fees in.

Een refund hoort bij een eerdere order.

Een chargeback of dispute veroorzaakt weer een aparte correctie.

Reserves kunnen ervoor zorgen dat een deel van de settlement pas later wordt uitbetaald.

Finance moet vervolgens bepalen welke beweging bij welke order, betaling of boekhoudstroom hoort.

We kunnen beschikbare transactietypen herkennen en apart structureren binnen de workflow.

Denk aan:

  • Betalingen
  • Refunds
  • Processorfees
  • Marketplacefees
  • Chargebacks
  • Disputes
  • Reserves
  • Correcties

De workflow bereidt deze bewegingen voor volgens de regels die jij bepaalt.

Je finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke boekhoudkundige verwerking.

Finance teams downloaden en combineren steeds opnieuw rapporten

Een veelvoorkomend e-commerceboekhoudproces ziet er nog steeds zo uit:

Download het webshoprapport.

Download de settlement van de betaalprovider.

Exporteer marketplace-transacties.

Open de bankdata.

Kopieer alles naar spreadsheets.

Voeg formules toe.

Match de transacties.

Verwerk het resultaat in de boekhouding.

De volgende periode begint hetzelfde proces opnieuw.

We automatiseren waar mogelijk de terugkerende verzameling, structurering, matching en overdracht, zodat finance minder tijd kwijt is aan het steeds opnieuw opbouwen van hetzelfde proces.

Dat betekent niet dat iedere transactie zonder controle kan worden verwerkt.

De workflow scheidt duidelijke transacties van situaties die nog financieel oordeel vragen.

Niet-gematchte transacties en verschillen worden te laat ontdekt

Een ontbrekende orderreferentie wordt soms pas een probleem wanneer een payout moet worden aangesloten.

Een refund kan niet aan een order worden gekoppeld.

Een providerreport bevat misschien een ander bedrag dan het verkoopsysteem.

Of een synchronisatie blijkt dagen eerder al mislukt.

Dit soort problemen worden vaak pas zichtbaar wanneer finance bezig is met de periodeafsluiting.

We kunnen niet-gematchte transacties, ontbrekende settlements en bedragverschillen eerder signaleren.

Zo ziet finance sneller wat nog onderzocht moet worden in plaats van alle problemen pas aan het einde van het proces te ontdekken.

Wat we automatiseren

Wat we automatiseren

Verkoop- en orderdata verzamelen

Verkoopinformatie staat vaak verspreid over meerdere webshops, marketplaces of ordersystemen.

Finance moet deze rapporten nu regelmatig handmatig exporteren voordat payment matching überhaupt kan beginnen.

We kunnen beschikbare verkoop- en orderdata uit gekoppelde systemen verzamelen en opnemen in één gestructureerde workflow.

Afhankelijk van de beschikbare informatie kan dat gaan om:

  • Ordernummer
  • Verkoopdatum
  • Bruto orderwaarde
  • Valuta
  • Betaalstatus
  • Betaalreferentie
  • Verkoopkanaal
  • Refundstatus
  • Andere relevante transactiereferenties

Bijvoorbeeld:

Verkoop afgerond → Orderinformatie verzameld → Betaalreferentie vastgelegd → Matchingworkflow gestart

Welke informatie beschikbaar is, hangt af van de API’s, exports en andere integratiemogelijkheden van ieder platform.

Ontbreekt een belangrijke identifier in de bron? Dan kan dat de betrouwbaarheid van latere matching beperken.

Betalingstransacties verzamelen

Betaalinformatie staat vaak los van de order die eraan ten grondslag ligt.

Finance moet de bijbehorende transactie dan handmatig opzoeken.

We kunnen beschikbare betaalinformatie verzamelen en voorbereiden voor matching.

Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit:

  • Betaalreferentie
  • Transactiebedrag
  • Valuta
  • Betaaldatum
  • Betaalstatus
  • Betaalmethode
  • Orderreferentie
  • Refundinformatie
  • Andere beschikbare identifiers

De workflow kan deze informatie vervolgens vergelijken met de eerder verzamelde verkooprecords.

Zijn identifiers consistent? Dan kan een match betrouwbaarder plaatsvinden.

Ontbreken of conflicteren ze? Dan blijft de betaling zichtbaar voor review.

Payouts en settlements verzamelen

Betaalproviders en marketplaces bundelen vaak veel transacties in één payout.

Finance downloadt settlementrapporten dan handmatig en vergelijkt ze met bankontvangsten en orderdata.

We kunnen beschikbare payoutinformatie ophalen of importeren en de settlement structureren binnen dezelfde workflow.

Bijvoorbeeld:

Settlement ontvangen → Onderliggende transacties verzameld → Fees geïdentificeerd → Refunds geïdentificeerd → Netto payout berekend op basis van beschikbare records

De workflow kan ook gegevens vastleggen zoals:

  • Settlementreferentie
  • Settlementdatum
  • Bruto transactiewaarde
  • Fees
  • Refunds
  • Correcties
  • Netto payout
  • Verwachte bankontvangst

Wat geautomatiseerd kan worden, hangt af van hoeveel detail de provider of marketplace beschikbaar stelt.

Transacties normaliseren

Verschillende systemen beschrijven dezelfde transactie vaak op een andere manier.

Datums kunnen een ander format of andere tijdzone gebruiken.

Het ene systeem gebruikt een ordernummer, terwijl een ander werkt met een betaalreferentie.

Ook valuta- en transactietypen kunnen verschillen.

We kunnen beschikbare transactiedata omzetten naar één consistente structuur.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

  • Datumformaten
  • Valutavelden
  • Orderreferenties
  • Betaalreferenties
  • Payoutidentifiers
  • Transactietypen
  • Bronnamen
  • Bedragformaten
  • Andere vooraf bepaalde velden

Bijvoorbeeld:

Processorveld “merchant_reference” → Intern veld “Orderreferentie”

Duidelijke mappingregels kunnen automatisch worden toegepast.

Onbekende of conflicterende waarden blijven onopgelost in plaats van dat ze in de verkeerde structuur worden geduwd.

Orders en betalingen matchen

Finance teams zijn vaak veel tijd kwijt aan het koppelen van klantbetalingen aan de orders die ze hebben veroorzaakt.

We kunnen records matchen op basis van betrouwbare identifiers en vooraf ingestelde regels.

Afhankelijk van de beschikbare informatie kan matching gebruikmaken van:

  • Ordernummer
  • Betaalreferentie
  • Transactie-ID
  • Bedrag
  • Valuta
  • Datum
  • Klantreferentie
  • Andere stabiele identifiers

Bijvoorbeeld:

Orderreferentie klopt → Bedrag klopt → Valuta klopt → Betaling gekoppeld aan order

Een sterke match kan automatisch doorgaan.

Zijn er meerdere mogelijke matches of is er een onverwacht bedragverschil? Dan gaat de transactie naar review.

We forceren geen onzekere match alleen om het proces af te ronden.

Payouts aansluiten

Een settlement moet te verklaren zijn vanuit de transacties waaruit deze bestaat.

We kunnen beschikbare order- en betaalrecords vergelijken met de informatie in een payout van een betaalprovider of marketplace.

De workflow kan helpen controleren of:

  • Verwachte transacties aanwezig zijn
  • Het brutobedrag aansluit
  • Fees zijn geïdentificeerd
  • Refunds zijn meegenomen
  • Correcties zijn verwerkt
  • Het berekende nettobedrag aansluit op de payout

Bijvoorbeeld:

Gematchte verkopen €10.000 → Fees €320 → Refunds €450 → Verwachte netto payout €9.230

Is de ontvangen payout ook €9.230 en is de onderliggende data compleet? Dan kan de aansluiting verder.

Wijken de bedragen af? Dan gaat het verschil naar finance.

De uitkomst blijft afhankelijk van de kwaliteit en volledigheid van settlement- en transactiedata.

Fees, refunds en chargebacks verwerken

Fees en correcties maken e-commercebetalingen vaak lastiger te volgen.

Eén settlement kan gewone processorfees, refunds, disputes en andere aanpassingen bevatten.

We kunnen beschikbare transactietypen herkennen en apart structureren.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Processorfees
  • Marketplacefees
  • Refunds
  • Chargebacks
  • Disputes
  • Reserves
  • Settlementcorrecties
  • Andere betaalbewegingen

Daarna kunnen deze bewegingen worden gekoppeld aan de relevante betaling of settlement waar betrouwbare referenties beschikbaar zijn.

De workflow bepaalt niet zelfstandig de boekhoudkundige of fiscale verwerking.

Die verantwoordelijkheid blijft bij je finance team of accountant.

Boekhoudinformatie voorbereiden

Zodra verkopen, betalingen en payouts zijn gestructureerd en gematcht, moet finance de informatie nog geschikt maken voor de boekhouding.

We kunnen relevante transactiedata voorbereiden volgens de boekhoudstructuur en regels die je organisatie aanlevert.

Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit:

  • Verkoopinformatie
  • Betaalbalansen
  • Processorfees
  • Refunds
  • Payoutwaarden
  • Settlementverschillen
  • Relevante referenties
  • Andere goedgekeurde boekhoudvelden

Bijvoorbeeld:

Settlement aangesloten → Transactie-uitsplitsing voorbereid → Finance review gevraagd

Je finance team of accountant bepaalt onder andere:

  • Welke grootboekrekeningen worden gebruikt
  • Btw- en fiscale behandeling
  • Opbouw van journaalposten
  • Periodeverwerking
  • Definitieve boekhoudkundige goedkeuring

We automatiseren de voorbereiding rondom die beslissingen, niet het financiële oordeel zelf.

Synchroniseren met boekhoudsoftware

Na de vereiste controles en goedkeuringen kan gestructureerde informatie mogelijk worden doorgezet naar je boekhoudproces.

Wanneer technisch ondersteund, kunnen we goedgekeurde transactiedata, records of statussen synchroniseren met relevante boekhoudsoftware.

Bijvoorbeeld:

Boekhoudinformatie goedgekeurd → Record voorbereid → Informatie gesynchroniseerd → Status terug naar workflow

Welke acties mogelijk zijn, hangt af van:

  • Beschikbare API’s
  • Importmogelijkheden
  • Gebruikersrechten
  • Bestaande boekhoudinrichting
  • Interne goedkeuringsvereisten

We gaan er niet vanuit dat boekingen zonder controle moeten worden verwerkt.

De workflow volgt je bestaande regels en controles.

Verschillen en uitzonderingen volgen

Niet iedere transactie zal netjes matchen.

In plaats van deze gevallen te verbergen in spreadsheets, kunnen we ze zichtbaar houden in één workflow.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Niet-gematchte orders
  • Niet-gematchte betalingen
  • Ontbrekende payouts
  • Bedragverschillen
  • Dubbele transacties
  • Ontbrekende referenties
  • Onverklaarde fees
  • Refunds zonder betrouwbare ordermatch
  • Mislukte boekhoudsynchronisaties
  • Tegenstrijdige broninformatie

Bijvoorbeeld:

Payout ontvangen → Verwacht bedrag wijkt af → Verschil geïdentificeerd → Relevante transacties verzameld → Finance reviewtaak aangemaakt

Zo kan je team zich richten op de transacties die daadwerkelijk onderzocht moeten worden.

Voorspelbare matching, financiële controle

Voorspelbare transacties kunnen worden gematcht. Financiële uitzonderingen blijven bij je team.

Automatisering van payment reconciliation werkt het beste wanneer betrouwbare matching en financieel oordeel van elkaar worden gescheiden.

Duidelijke transacties met consistente identifiers en bedragen kunnen automatisch door vooraf ingestelde matching- en voorbereidingsstappen bewegen.

Maar niet iedere betaalstroom is eenvoudig.

We kunnen bijvoorbeeld situaties signaleren zoals:

  • Ontbrekende orderreferenties
  • Dubbele transacties
  • Deelbetalingen
  • Gesplitste betalingen
  • Betalingen in verschillende valuta
  • Payouts met onduidelijke inhoudingen
  • Onverwachte processorfees
  • Refunds zonder betrouwbare ordermatch
  • Chargebacks en disputes
  • Reserves of vertraagde settlements
  • Bedragverschillen
  • Transacties die in verschillende periodes vallen
  • Mislukte boekhoudsynchronisaties
  • Situaties waarin broninformatie elkaar tegenspreekt

De workflow verzint geen ontbrekende referentie.

Ook dwingt hij geen match af alleen omdat twee bedragen toevallig op elkaar lijken.

In plaats daarvan verzamelen we de beschikbare context en sturen we het verschil naar de juiste financecollega.

Bijvoorbeeld:

Refund zonder betrouwbare orderreferentie → Betaaldata opgehaald → Mogelijke gerelateerde orders gevonden → Bronnen getoond → Finance beoordeelt

Of:

Settlement wijkt af van verwachte payout → Onderliggende transacties verzameld → Fees en refunds uitgesplitst → Verschil berekend → Case naar finance

Automatisering handelt de repetitieve voorbereiding af.

Je finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor financieel oordeel en definitieve goedkeuring.

Zo werkt het

Zo werkt een geautomatiseerde workflow voor betalingen en boekhouding

  1. 1

    Verkoop- en orderinformatie wordt verzameld

    De workflow verzamelt informatie over afgeronde verkopen uit de afgesproken e-commerce- en orderbronnen.

    Dat kan bestaan uit orderreferenties, bedragen, valuta, verkoopkanalen en andere velden die nodig zijn voor latere matching.

    In plaats van dat finance steeds transactierapporten downloadt, komt de relevante informatie automatisch in dezelfde gestructureerde workflow terecht.

    Welke data precies wordt verzameld, hangt af van wat je systemen beschikbaar stellen.

  2. 2

    Betaal- en payoutdata wordt opgehaald

    Betalingstransacties en settlementinformatie worden verzameld uit de relevante betaal- of marketplacebronnen.

    De workflow kan waar beschikbaar zowel individuele transacties als payoutinformatie ophalen.

    Zo ontstaat de financiële context die nodig is om te begrijpen hoe klantbetalingen uiteindelijk terechtkomen in een settlement of bankontvangst.

    Ontbrekende payout- of transactiegegevens blijven zichtbaar als uitzondering.

  3. 3

    Transactie-informatie wordt genormaliseerd

    Voordat records met elkaar vergeleken kunnen worden, moeten gegevens uit verschillende systemen dezelfde structuur gebruiken.

    Datums, referenties, identifiers, valuta en transactietypen kunnen volgens vooraf ingestelde regels worden gemapt.

    De workflow vertaalt bekende bronformaten naar de structuur die je betaal- en boekhoudproces gebruikt.

    Onbekende of inconsistente waarden worden vastgehouden voor review in plaats van stil aangepast.

  4. 4

    Orders, betalingen en payouts worden gematcht

    Beschikbare identifiers en vooraf ingestelde matchingregels worden gebruikt om orders, betalingstransacties en settlements aan elkaar te koppelen.

    Betrouwbare referenties kunnen een duidelijke order-naar-betalingmatch mogelijk maken, terwijl settlementdata laat zien welke betalingen in een specifieke payout zijn opgenomen.

    Ondersteunt de informatie een sterke match? Dan kunnen de records automatisch verder.

    Zo niet, dan maakt de workflow een uitzondering aan.

  5. 5

    Fees, refunds en correcties worden apart gezet

    De workflow identificeert beschikbare bewegingen die het verschil verklaren tussen brutoverkopen en netto payouts.

    Dat kan gaan om processorfees, marketplace-inhoudingen, refunds, chargebacks, reserves en andere correcties.

    Deze onderdelen worden apart gestructureerd zodat finance kan zien hoe de payout is opgebouwd.

    Kan een inhouding niet worden verklaard op basis van de brondata? Dan blijft deze openstaan voor onderzoek.

  6. 6

    Boekhoudinformatie wordt voorbereid

    Zodra de betaalstroom is gestructureerd en gecontroleerd, wordt relevante informatie voorbereid voor het boekhoudproces.

    We gebruiken daarbij de boekhoudregels, mappings en goedkeuringsprocessen van je eigen organisatie.

    De workflow kan records structureren en de voorgestelde overdracht voorbereiden.

    Je finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke boekhoudkundige verwerking en goedkeuring.

  7. 7

    Goedgekeurde records en statussen worden gesynchroniseerd

    Na de vereiste financiële review kan goedgekeurde informatie worden doorgezet naar het gekoppelde boekhoudproces wanneer de systemen dit ondersteunen.

    De workflow kan ook de resulterende status ophalen of registreren, zodat duidelijk blijft of de overdracht daadwerkelijk is geslaagd.

    Zo voorkom je dat finance ervan uitgaat dat data is overgezet terwijl de integratie ergens is mislukt.

  8. 8

    Uitzonderingen gaan naar de juiste financecollega

    Ontbrekende referenties, niet-gematchte transacties, onverklaarde fees en andere verschillen verdwijnen niet in de automatische workflow.

    De workflow verzamelt de relevante context en stuurt de uitzondering naar de juiste medewerker.

    Finance kan het verschil vervolgens onderzoeken met de beschikbare informatie al bij de hand.

Routinewerk rondom betalingen en boekhoudvoorbereiding blijft doorlopen, terwijl financiële uitzonderingen onder menselijke controle blijven.

Van handmatig naar geautomatiseerd

Van handmatige payoutcontroles naar één verbonden boekhoudworkflow

Voor

  1. 1Verkopen via webshops en marketplaces
  2. 2Webshoprapporten downloaden
  3. 3Betaalproviderreports downloaden
  4. 4Marketplace-settlements exporteren
  5. 5Banktransacties controleren
  6. 6Data combineren in spreadsheets
  7. 7Orders en betalingen handmatig matchen
  8. 8Processorfees apart zetten
  9. 9Refunds en chargebacks opzoeken
  10. 10Payoutverschillen onderzoeken
  11. 11Boekhoudinformatie handmatig invoeren
  12. 12Uitzonderingen in aparte bestanden bijhouden
  13. 13Dezelfde stappen herhalen in de volgende periode

Na

  1. 1Verkoop- en orderdata verzameld
  2. 2Betalingstransacties opgehaald
  3. 3Payouts en settlements verzameld
  4. 4Transactiedata genormaliseerd
  5. 5Orders en betalingen gematcht
  6. 6Settlementopbouw voorbereid
  7. 7Fees, refunds en correcties uitgesplitst
  8. 8Boekhoudinformatie voorbereid
  9. 9Goedgekeurde records gesynchroniseerd
  10. 10Uitzonderingen naar finance

Minder handmatige matches. Duidelijkere payoutopbouw. Sneller zicht op transacties die aandacht nodig hebben.

Onze diensten in de praktijk

Zo ondersteunen onze diensten Betalingen & Boekhouding

AI-agents

Onze AI-agents kunnen ondersteunen bij onderdelen van betaaladministratie waar informatie inconsistent of ongestructureerd binnenkomt.

Betaalomschrijvingen, remittance-informatie en processorreports gebruiken niet altijd hetzelfde format.

We kunnen AI-agents inzetten om te helpen bij:

  • Betaalomschrijvingen interpreteren
  • Referenties uit vrije tekst halen
  • Payoutverschillen samenvatten
  • Mogelijke transactierelaties herkennen
  • Processorinformatie structureren
  • Verschillen samenvatten
  • Context voorbereiden voor finance review

Een AI-agent kan bijvoorbeeld een orderreferentie herkennen in een inconsistente betalingsomschrijving en deze als één van de inputs gebruiken in de matchingworkflow.

AI is niet de uiteindelijke financiële beslisser.

Het bepaalt niet zelfstandig de boekhoudkundige verwerking, keurt geen refunds goed en forceert geen onzekere matches.

Is de broninformatie onvoldoende betrouwbaar? Dan blijft de case bij finance.

Workflowautomatisering

Onze workflowautomatisering verbindt de terugkerende operationele stappen tussen afgeronde verkopen en boekhoudvoorbereiding.

Bijvoorbeeld:

Verkoop afgerond → Betaling ontvangen → Settlement opgehaald → Transacties gematcht → Fees uitgesplitst → Boekhouding voorbereid → Review afgerond → Boekhoudstatus bijgewerkt

De workflow kan onder andere coördineren:

  • Dataverzameling
  • Matching
  • Settlementuitsplitsingen
  • Feeherkenning
  • Refundverwerking
  • Goedkeuringstaken
  • Synchronisatie
  • Uitzonderingsroutering
  • Statusbewaking

Zo hoeft finance iedere overdracht minder vaak handmatig te beheren.

De workflow volgt de boekhoud- en goedkeuringsregels van jouw organisatie.

Systeemintegraties

Onze systeemintegraties verbinden de systemen waarin de informatie staat die nodig is om e-commercebetalingen te begrijpen.

Afhankelijk van je inrichting kan dat gaan om:

  • Webshops
  • Marketplaces
  • Ordermanagementsystemen
  • Betaalproviders
  • Payment service providers
  • Bankdatabronnen
  • Boekhoudsoftware
  • ERP-systemen
  • Refund- of disputesystemen
  • Andere relevante financetools

Orderdata uit een webshop kan bijvoorbeeld worden vergeleken met transactie-informatie van een betaalprovider en settlementdata voordat goedgekeurde informatie naar de boekhouding gaat.

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van API’s, exports, rechten en de technische mogelijkheden van ieder platform.

We gaan er niet vanuit dat ieder platform realtime data of automatische write-actions ondersteunt.

Dashboards & portalen

Onze dashboards & portalen kunnen één operationeel overzicht bieden van de betaal- en boekhoudworkflow.

Daarin kan bijvoorbeeld zichtbaar zijn:

  • Verkooptransacties
  • Betaalstatussen
  • Processor payouts
  • Marketplace-settlements
  • Fees
  • Refunds
  • Chargebacks
  • Gematchte transacties
  • Niet-gematchte transacties
  • Bedragverschillen
  • Mislukte synchronisaties
  • Uitzonderingen die aandacht vragen

Finance teams kunnen zo zien welke settlements compleet zijn en welke transacties nog review nodig hebben zonder opnieuw een aparte spreadsheet bij te houden.

Het dashboard toont de beschikbare workflowdata.

Het maakt onvolledige broninformatie niet automatisch correct.

Maatwerksoftware

Onze maatwerksoftware kan e-commercebetaalprocessen ondersteunen die niet goed binnen standaard boekhoud- of betalingstools passen.

We kunnen gerichte interne interfaces bouwen zoals:

  • Payout-aansluitingsworkspaces
  • Transactie-reviewqueues
  • Multi-channel betaaloverzichten
  • Refundgoedkeuringsinterfaces
  • Settlementuitsplitsingstools
  • Boekhoudvoorbereidingsschermen
  • Finance-exceptiondashboards
  • Interfaces die meerdere bestaande systemen verbinden

Een aansluitingsworkspace kan bijvoorbeeld een payout tonen naast de orders, betalingen, fees en refunds die samen het bedrag zouden moeten verklaren.

Een financecollega hoeft dan alleen het resterende verschil te beoordelen.

We bouwen maatwerksoftware waar dit een concreet operationeel gat in het bestaande proces oplost.

Menselijke controle ingebouwd

Houd boekhoudkundige controle bij de juiste mensen

Automatisering van betalingen en boekhouding moet terugkerende administratie verminderen zonder financiële beslissingen weg te halen bij de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn.

We bouwen de workflow rondom je bestaande boekhoudregels, goedkeuringsstructuur en interne controles.

Automatisch

Terugkerende stappen kunnen automatisch verlopen wanneer identifiers, bedragen en vooraf ingestelde regels duidelijk zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Verkoopdata verzamelen
  • Betalingstransacties ophalen
  • Settlements verzamelen
  • Velden normaliseren
  • Betrouwbare transactiereferenties matchen
  • Bekende payoutcomponenten uitsplitsen
  • Statussen bijhouden
  • Boekhoudinformatie voorbereiden

Dit zijn terugkerende operationele taken die niet voor iedere transactie handmatig hoeven te worden gecoördineerd.

Controle vereist

Sommige records kunnen automatisch worden voorbereid, maar vereisen nog financegoedkeuring voordat de workflow verdergaat.

De workflow kan bijvoorbeeld voorbereiden:

  • Een waarschijnlijke betaalmatch
  • Een settlementuitsplitsing
  • Een voorgestelde transactieclassificatie
  • Een boekhoudoverdracht
  • Een lijst met afwijkende inhoudingen

De financecollega krijgt de ondersteunende informatie en bepaalt of het voorgestelde resultaat klopt.

Automatisering vermindert het voorbereidingswerk.

De medewerker houdt controle over het financiële oordeel.

Uitzondering

Ontbrekende, tegenstrijdige, ongebruikelijke of financieel gevoelige transacties gaan rechtstreeks naar de juiste financecollega.

Denk aan:

  • Niet-gematchte transacties
  • Onverwachte fees
  • Chargebacks
  • Onduidelijke settlementinhoudingen
  • Verschillende valuta
  • Ontbrekende referenties
  • Tegenstrijdige brondata
  • Mislukte boekhoudoverdrachten
  • Materiële verschillen die onderzoek vragen

We forceren deze situaties niet naar een automatische boekhoudkundige uitkomst. Je organisatie en financiële professionals blijven verantwoordelijk voor boekhoudregels, fiscale behandeling, refundgoedkeuringen, disputehandling, journaalposten, periodeafsluiting en definitieve boekhoudrecords.

De NexFlow-methode

Onze aanpak

01

SCAN

We brengen in kaart hoe e-commerceverkoop- en betaalinformatie momenteel door je organisatie beweegt.

We kijken naar:

  • Verkoopkanalen
  • Webshops
  • Marketplaces
  • Ordersystemen
  • Betaalproviders
  • Payoutschema’s
  • Settlementstructuren
  • Banktransacties
  • Refunds
  • Chargebacks
  • Boekhoudsoftware
  • Bestaande spreadsheets
  • Handmatige matchingregels
  • Goedkeuringsstappen
  • Terugkerende verschillen

We brengen ook in kaart welke rapporten finance downloadt en waar informatie handmatig wordt gekopieerd, aangepast of opnieuw ingevoerd.

Zo ontstaat een duidelijk beeld van het terugkerende operationele werk achter het boekhoudproces.

02

CALCULATE

We identificeren hoeveel terugkerend werk in de huidige workflow zit.

Denk aan:

  • Rapporten downloaden
  • Spreadsheets combineren
  • Orders en betalingen matchen
  • Settlements uitsplitsen
  • Fees en refunds zoeken
  • Referenties corrigeren
  • Informatie opnieuw invoeren
  • Verschillen onderzoeken
  • Mislukte overdrachten controleren

Zo bepalen we welke onderdelen van de workflow praktisch interessant zijn om te automatiseren.

We gaan niet vooraf uit van een financieel voordeel zonder eerst het werkelijke proces te begrijpen.

03

AUTOMATE

We bouwen de workflow rondom je bestaande systemen, transactiereferenties, payoutstructuren, boekhoudregels, goedkeuringen en uitzonderingsprocessen.

Dat kan bestaan uit:

  • Verkoopdata verzamelen
  • Betaaldata verzamelen
  • Settlements importeren
  • Data normaliseren
  • Orders en betalingen matchen
  • Payouts aansluiten
  • Fees en refunds herkennen
  • Boekhoudinformatie voorbereiden
  • Goedkeuringsstappen
  • Boekhoudsynchronisatie
  • Uitzonderingsafhandeling

Je bestaande boekhoudkundige en financiële regels blijven de basis van de workflow.

Financiële beslissingen blijven bij de juiste mensen.

04

OPTIMIZE

E-commercebetaalstromen veranderen wanneer je bedrijf groeit.

Je kunt bijvoorbeeld toevoegen:

  • Nieuwe verkoopkanalen
  • Nieuwe marketplaces
  • Extra betaalmethodes
  • Meer betaalproviders
  • Nieuwe valuta
  • Andere payoutschema’s
  • Nieuwe boekhoudeisen

We kunnen de workflow blijven aanpassen wanneer hierdoor nieuwe transactiestructuren, matchingregels of uitzonderingen ontstaan.

Antwoord op je vragen

Veelgestelde vragen over Betalingen & Boekhouding

Welke e-commerce betaal- en boekhoudtaken kunnen worden geautomatiseerd?

Veel terugkerende operationele taken kunnen worden geautomatiseerd wanneer de benodigde transactiedata en identifiers beschikbaar zijn.

Denk aan het verzamelen van verkoopinformatie, ophalen van betaal- en settlementdata, normaliseren van transacties, matchen van orders en betalingen, uitsplitsen van payouts, herkennen van fees en refunds en voorbereiden van boekhoudinformatie.

Financiële beslissingen en definitieve boekhoudrecords blijven onder menselijke controle.

De exacte scope hangt af van je systemen, beschikbare data, transactiereferenties en boekhoudproces.

Kunnen orders en betalingen automatisch worden gematcht?

Ja, wanneer betrouwbare identifiers en voldoende transactiedata beschikbaar zijn.

Een betaling kan bijvoorbeeld worden gematcht aan een order op basis van orderreferentie, payment ID, bedrag, valuta en andere beschikbare gegevens.

Wanneer deze waarden volgens je vooraf ingestelde regels overeenkomen, kan de match automatisch doorgaan.

Bestaan er meerdere mogelijke matches of conflicteren de gegevens? Dan gaat de transactie naar review.

Kunnen payouts van betaalproviders en marketplaces automatisch worden aangesloten?

Delen van payoutaansluiting kunnen worden geautomatiseerd wanneer voldoende detail beschikbaar is in de settlementdata.

We kunnen transacties in een payout vergelijken met gerelateerde verkopen, fees, refunds en andere correcties.

Wanneer de beschikbare informatie het nettobedrag betrouwbaar verklaart, kan de aansluiting verder.

Onverklaarde verschillen blijven zichtbaar voor finance.

De kwaliteit van het proces hangt sterk af van de detailgraad en consistentie van de settlementinformatie.

Hoe worden fees van betaalproviders verwerkt?

Wanneer fee-informatie beschikbaar is, kunnen we processor- of marketplacefees apart herkennen binnen een settlement.

Bijvoorbeeld:

Brutobetalingen → Processorfees → Refunds → Andere correcties → Netto payout

De feedata kan vervolgens worden voorbereid voor je boekhoudworkflow.

Je finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor de manier waarop deze fees worden geboekt.

Kunnen refunds en chargebacks worden meegenomen?

Ja, wanneer de relevante refund-, dispute- of chargebackinformatie beschikbaar is.

We kunnen deze transacties verzamelen, waar mogelijk koppelen aan de juiste betaling of order en meenemen in de settlementuitsplitsing.

Chargebacks en disputes kunnen ook als aparte uitzondering worden gerouteerd wanneer verder onderzoek nodig is.

De workflow beslist niet of een refund of dispute financieel terecht is.

Die beslissing blijft bij je organisatie.

Kunnen transacties uit meerdere verkoopkanalen worden samengebracht?

Ja.

Transacties uit verschillende verkoopkanalen kunnen in één gestructureerde workflow worden samengebracht wanneer de benodigde data toegankelijk is.

Iedere bron kan zijn eigen identifiers en kanaalinformatie behouden terwijl de records worden genormaliseerd voor matching en verwerking.

Dit kan relevant zijn voor bedrijven die payouts ontvangen uit meerdere marketplaces, webshops of betaalproviders.

De precieze inrichting hangt af van de beschikbare data en integratiemogelijkheden van ieder kanaal.

Kunnen betalingen in verschillende valuta worden verwerkt?

Multi-currency transactiedata kan worden meegenomen wanneer de systemen de benodigde valutagegevens beschikbaar stellen.

De workflow kan transactiebedrag, valuta en relevante referenties bij elkaar houden en de regels toepassen die je financeproces bepaalt.

Valutaverschillen, wisselkoersen en boekhoudkundige verwerking kunnen aanvullende regels of menselijke controle vragen.

We bepalen niet zelfstandig de juiste boekhoudkundige of fiscale behandeling van vreemde valuta.

Kunnen boekingen automatisch worden aangemaakt?

Boekhoudinformatie kan automatisch worden voorbereid op basis van de mappings en regels die je organisatie heeft vastgesteld.

Waar technisch ondersteund en passend binnen je interne controles, kan deze informatie ook worden doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Of een boeking automatisch wordt verwerkt, als concept wordt klaargezet of eerst handmatig moet worden goedgekeurd, hangt af van je eigen proces.

Je accountant of finance team blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke boekhoudkundige verwerking.

Wat gebeurt er wanneer een transactie niet kan worden gematcht?

De transactie wordt een uitzondering.

De workflow verzamelt beschikbare betaal-, order-, settlement- en referentie-informatie en presenteert deze aan de juiste financecollega.

Waar nuttig kunnen ook mogelijke matches worden getoond.

De workflow verzint geen ontbrekende identifiers en besluit niet dat een zwakke match correct is alleen om het proces af te ronden.

De medewerker beoordeelt de informatie en lost het verschil op.

Kan informatie worden gesynchroniseerd met onze boekhoudsoftware?

Mogelijk wel.

Wanneer het boekhoudsysteem een geschikte API, importmogelijkheid of andere ondersteunde koppeling heeft, kan goedgekeurde transactiedata worden doorgezet naar de boekhoudworkflow.

De integratie kan waar mogelijk ook statussen of foutmeldingen teruggeven.

Wat technisch mogelijk is, hangt af van de software, inrichting, rechten en het boekhoudproces dat je gebruikt.

Tijdens de Automation Scan brengen we dit in kaart.

Moeten we onze huidige webshop, betaalprovider of boekhoudsoftware vervangen?

Niet per se.

We beginnen met het begrijpen van hoe je bestaande systemen nu informatie uitwisselen.

Waar mogelijk koppelen en automatiseren we rondom je huidige webshop, marketplaces, betaalproviders, bankdatabronnen en boekhoudsoftware.

Wanneer een systeem niet de benodigde data of integratiemogelijkheden biedt, kunnen we kijken naar alternatieven zoals gestructureerde imports, extra workflowlogica of gerichte maatwerksoftware.

Het doel is het betaal- en boekhoudproces verbeteren, niet bestaande tools vervangen zonder duidelijke reden.

E-commerceboekhouding zou niet afhankelijk moeten zijn van het handmatig combineren van verkoop-, betaal- en payoutreports

Orders matchen, settlements uitsplitsen, fees en refunds herkennen en dezelfde informatie opnieuw in de boekhouding invoeren zorgt voor steeds meer administratie naarmate je transactievolume groeit.

We brengen je huidige proces voor betalingen en boekhouding in kaart en laten zien waar verzameling, matching, aansluiting, voorbereiding en systeemoverdrachten kunnen worden geautomatiseerd, terwijl boekhoudkundige en financiële beslissingen bij de juiste mensen blijven.

Plan je gratis Automation Scan

Ontdek welke onderdelen van je betaal- en boekhoudproces we kunnen automatiseren.