Ga naar de inhoud
NL
EnglishENNederlandsNL
Gratis Scan

Orders & Fulfilment

Minder handmatig werk tussen bestelling en verzending

Orderverwerking zou niet afhankelijk moeten zijn van medewerkers die informatie tussen verkoopkanalen kopiëren, statussen in meerdere systemen controleren en mislukte overdrachten één voor één oplossen.

We automatiseren het terugkerende werk vanaf het moment dat een bestelling is ontvangen tot de overdracht naar fulfilment. Duidelijke orders kunnen automatisch door vooraf ingestelde stappen bewegen. Voorraadproblemen, ontbrekende informatie en mislukte overdrachten blijven zichtbaar voor je operations team.

Plan je gratis Automation Scan
Je orderworkflow Verbonden
  1. Order ontvangenVanuit het relevante verkoopkanaal
  2. Informatie gecontroleerdOrdergegevens en voorraad gevalideerd
  3. Overdracht naar fulfilmentNaar het juiste magazijn of de juiste partner
  4. Status gesynchroniseerdTracking en uitzonderingen blijven zichtbaar
Uitzonderingen gaan naar je operations team.
Operationele controle blijft bij de juiste mensen.

Dagelijkse afstemming

Orderfulfilment vraagt nog te veel handmatige afstemming

De meeste e-commercebedrijven hebben de benodigde software al.

Het probleem zit vaak tussen die systemen.

Bestellingen komen binnen via verschillende kanalen. Voorraad moet worden gecontroleerd. Orderinformatie moet naar het magazijn. Verzendgegevens moeten worden doorgezet. Trackinginformatie moet terugkomen. Klanten verwachten actuele statusupdates.

Wanneer deze stappen niet goed op elkaar aansluiten, worden medewerkers de koppeling tussen de systemen.

We verbinden deze stappen in één gestructureerde order- en fulfilmentworkflow.

Bestellingen komen via verschillende verkoopkanalen binnen

Orders kunnen binnenkomen via je webshop, marketplaces, wholesale-kanalen of andere verkoopplatformen.

Ieder kanaal kan andere informatie bevatten of net anders werken.

Zonder een verbonden orderproces moeten medewerkers meerdere systemen controleren om te bepalen wat er besteld is en wat er daarna moet gebeuren.

We brengen geaccepteerde orders samen in één gestructureerde workflow, zodat ze op een consistente manier kunnen worden verwerkt.

Orderinformatie is onvolledig of inconsistent

Een adresveld ontbreekt.

Een bezorginstructie is onduidelijk.

Productreferenties verschillen tussen systemen.

Kleine dataproblemen kunnen ervoor zorgen dat een bestelling niet verder kan.

We kunnen orderinformatie controleren voordat fulfilment begint en incomplete of tegenstrijdige orders doorzetten naar de juiste medewerker.

Medewerkers verplaatsen orders handmatig tussen systemen

Een bestelling komt binnen in het ene systeem.

Vervolgens voert iemand dezelfde informatie opnieuw in of stuurt deze door naar een ander systeem voor magazijnverwerking, verzending of klantcommunicatie.

Deze overdrachten zorgen voor terugkerend werk en extra kans op gemiste informatie.

We automatiseren de gegevensstroom waar je bestaande systemen dat ondersteunen.

Klanten en teams missen actuele orderstatussen

Het magazijn toont misschien de ene status.

De webshop een andere.

Customer service ziet weer iets anders.

Wanneer statusupdates niet automatisch tussen systemen bewegen, moeten medewerkers individuele orders onderzoeken voordat ze een klant antwoord kunnen geven.

We automatiseren orderstatusupdates en synchroniseren beschikbare informatie binnen de relevante workflow.

Uitzonderingen worden te laat ontdekt

Een overdracht naar het magazijn mislukt.

Voorraad blijkt niet beschikbaar.

Een zending blijft hangen.

Maar niemand merkt het totdat de klant vraagt waar de bestelling blijft.

We kunnen geblokkeerde, mislukte of te lang ongewijzigde orders signaleren en eerder zichtbaar maken voor je operations team.

Wat we automatiseren

Wat we automatiseren

Orders uit meerdere verkoopkanalen verzamelen

Breng geaccepteerde klantorders uit verschillende verkoopkanalen samen in één orderverwerkingsproces.

Dat kan gaan om bestellingen uit webshops, marketplaces, wholesale-kanalen en andere verkoopsystemen.

In plaats van ieder kanaal apart te controleren, creëren we één gestructureerd startpunt voor de volgende operationele stappen.

De exacte inrichting hangt af van de beschikbare orderdata en integratiemogelijkheden van je bestaande systemen.

Ordergegevens controleren

Voordat een bestelling naar fulfilment gaat, kunnen we controleren of de benodigde informatie aanwezig is.

Afhankelijk van je proces kan dat gaan om:

  • Klantgegevens
  • Producten en aantallen
  • Bezorgmethode
  • Factuurgegevens
  • Verzendgegevens
  • Orderreferenties
  • Verplichte interne velden
  • Andere vooraf bepaalde orderinformatie

Orders met volledige en verwachte informatie kunnen verder.

Incomplete of tegenstrijdige orders worden tegengehouden voor controle.

Adres- en bezorggegevens controleren

Onjuiste bezorginformatie zorgt later in het proces voor onnodige vertraging.

We kunnen controles inbouwen rondom adresvelden, bezorginstructies en andere benodigde verzendinformatie voordat een order wordt overgedragen.

Ontbreekt informatie duidelijk of lijkt deze ongeldig? Dan gaat de order naar de juiste medewerker.

De workflow gaat niet gokken wanneer bezorginformatie onzeker is.

Voorraadbeschikbaarheid controleren

Voordat fulfilment begint, kan de workflow beschikbare voorraadinformatie controleren wanneer je systemen die informatie betrouwbaar beschikbaar stellen.

Bijvoorbeeld:

Order ontvangen → Producten gecontroleerd → Beschikbaarheid bevestigd → Fulfilment gaat verder

Is voorraad niet beschikbaar of is de informatie onduidelijk? Dan kan de order worden gestopt en naar operations worden gestuurd.

Je organisatie blijft verantwoordelijk voor voorraadtoewijzing en fulfilmentbeslissingen.

Fulfilmentroutering

Niet iedere order volgt dezelfde route.

Een bestelling kan naar een specifiek magazijn, fulfilmentpartner, intern team of ander proces moeten.

We kunnen vooraf ingestelde routeringsregels toepassen op basis van beschikbare informatie.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Verkoopkanaal
  • Bezorglocatie
  • Product
  • Voorraadlocatie
  • Ordertype
  • Klanttype
  • Andere vooraf ingestelde regels

De workflow bereidt de order voor en stuurt deze volgens het proces dat je zelf bepaalt.

Overdracht naar magazijn of fulfilmentpartner

Zodra een bestelling klaar is, kunnen we de benodigde orderinformatie doorzetten naar het juiste magazijnsysteem of fulfilmentproces.

Zo hoeft je team gegevens niet steeds handmatig over te nemen.

We kunnen ook bijhouden of de overdracht succesvol is verlopen.

Wordt een order geweigerd door het ontvangende systeem of mislukt de overdracht? Dan sturen we de uitzondering door voor controle.

Verzendworkflow voorbereiden

Verzending vraagt vaak opnieuw om een overdracht tussen systemen.

We kunnen de informatie voorbereiden die nodig is voor het verzendproces, zoals:

  • Bezorggegevens
  • Verzendreferenties
  • Pakketinformatie waar beschikbaar
  • Gekozen bezorgmethode
  • Andere benodigde verzendvelden

Wanneer de gekoppelde systemen dit ondersteunen, kan de workflow een verzendaanvraag of labelproces starten.

We automatiseren de informatiestroom rondom verzending.

We picken, verpakken, verzenden of bezorgen de order niet zelf.

Trackinginformatie synchroniseren

Zodra trackinginformatie beschikbaar komt, moet deze vaak weer terug naar meerdere systemen.

We kunnen beschikbare trackinggegevens synchroniseren met de relevante orderrecords en klantprocessen.

Zo zijn minder handmatige statusupdates nodig en krijgt je team beter inzicht in de voortgang van fulfilment.

Klantupdates automatiseren

Klanten verwachten te weten wat er met hun bestelling gebeurt.

We kunnen klantmeldingen starten op basis van vooraf ingestelde ordermomenten.

Bijvoorbeeld:

Order geaccepteerd → Order voorbereid → Zending aangemaakt → Tracking beschikbaar

De timing en inhoud van deze communicatie blijven gebaseerd op je eigen customer-serviceproces.

Orderstatus en uitzonderingen volgen

Geef je team één duidelijk overzicht van waar orders zich bevinden.

We kunnen statussen bijhouden zoals:

  • Nieuw
  • Wacht op controle
  • Klaar voor fulfilment
  • Naar magazijn gestuurd
  • Fulfilment bezig
  • Zending aangemaakt
  • Tracking beschikbaar
  • Geblokkeerd
  • Vertraagd
  • Uitzondering

Zo kan je team zich richten op de orders die daadwerkelijk aandacht nodig hebben in plaats van iedere order handmatig te controleren.

Routineorders, zichtbare uitzonderingen

Routinematige orders gaan door. Uitzonderingen naar je operations team.

Orderfulfilmentautomatisering werkt het beste wanneer voorspelbare orders en afwijkende situaties anders worden behandeld.

Een duidelijke order kan automatisch door vooraf ingestelde operationele stappen bewegen.

Maar niet iedere bestelling is standaard.

We kunnen bijvoorbeeld situaties signaleren zoals:

  • Ontbrekende klantgegevens
  • Ongeldige of incomplete adressen
  • Onvoldoende voorraad
  • Gesplitste zendingen
  • Bijzondere bezorgverzoeken
  • Orders met een hoge waarde die controle vereisen
  • Mislukte magazijnoverdrachten
  • Fouten bij vervoerders
  • Tegenstrijdige orderstatussen
  • Orders die te lang geen statuswijziging hebben

Wanneer informatie onduidelijk is, gaat de workflow niet gokken.

De order gaat naar de juiste medewerker voor controle.

Automatisering handelt de terugkerende controles en overdrachten rondom de beslissing af.

Je operations-, magazijn- of customer-serviceteam blijft verantwoordelijk voor de operationele beslissing zelf.

Zo werkt het

Zo werkt een geautomatiseerde order- en fulfilmentworkflow

  1. 1

    De bestelling wordt ontvangen

    Een geaccepteerde order komt binnen vanuit het relevante verkoopkanaal.

    De benodigde orderinformatie wordt verzameld en voorbereid voor de volgende stappen.

  2. 2

    Orderinformatie wordt gecontroleerd

    De workflow controleert of alle benodigde informatie aanwezig en consistent is.

    Ontbrekende klantgegevens, bezorginformatie of andere problemen worden gesignaleerd voordat de order het magazijn bereikt.

  3. 3

    Voorraadbeschikbaarheid wordt bevestigd

    Wanneer betrouwbare voorraadinformatie beschikbaar is, controleert de workflow of de bestelde producten door kunnen naar fulfilment.

    Orders met onvoldoende of onzekere voorraad gaan naar een medewerker voor controle.

  4. 4

    De fulfilmentroute wordt gekozen

    De workflow bepaalt op basis van je vooraf ingestelde operationele regels waar de order naartoe moet.

    Dat kan een specifiek magazijn, fulfilmentpartner of intern fulfilmentproces zijn.

  5. 5

    De order gaat naar het magazijn of de fulfilmentpartner

    De benodigde orderinformatie wordt doorgezet naar de volgende fulfilmentstap.

    De workflow kan ook controleren of deze systeemoverdracht succesvol is verlopen.

  6. 6

    Verzendinformatie wordt voorbereid

    De benodigde informatie voor het verzendproces wordt gestructureerd en waar mogelijk doorgezet.

    Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit het voorbereiden van verzendaanvragen of labelworkflows.

  7. 7

    Tracking- en statusinformatie wordt gesynchroniseerd

    Zodra de zending verdergaat, kunnen beschikbare tracking- en fulfilmentgegevens terugstromen naar de relevante systemen.

    Orderrecords en klantmeldingen kunnen vervolgens volgens je eigen proces worden bijgewerkt.

  8. 8

    Uitzonderingen gaan naar operations

    Voorraadproblemen, mislukte overdrachten, afwijkende bezorgverzoeken en andere openstaande situaties blijven zichtbaar.

    Ze worden naar de juiste persoon gestuurd in plaats van verborgen te blijven in een automatische workflow.

Routineorders gaan door.

Je team behandelt de uitzonderingen.

Van handmatig naar geautomatiseerd

Van handmatige orderafstemming naar een verbonden fulfilmentworkflow

Voor

  1. 1Klant plaatst een bestelling
  2. 2Medewerker controleert het verkoopkanaal
  3. 3Ordergegevens worden handmatig beoordeeld
  4. 4Voorraad wordt in een ander systeem gecontroleerd
  5. 5Informatie wordt gekopieerd naar het magazijn
  6. 6Verzendgegevens worden opnieuw ingevoerd
  7. 7Medewerker wacht op fulfilmentstatus
  8. 8Trackinginformatie wordt teruggekopieerd
  9. 9Orderstatus wordt bijgewerkt
  10. 10Klant ontvangt een update
  11. 11Problemen worden onderzocht zodra iemand ze opmerkt

Na

  1. 1Order ontvangen
  2. 2Informatie gecontroleerd
  3. 3Voorraad gecontroleerd
  4. 4Fulfilmentroute gekozen
  5. 5Magazijnoverdracht afgerond
  6. 6Verzendworkflow voorbereid
  7. 7Tracking gesynchroniseerd
  8. 8Orderstatus bijgewerkt
  9. 9Klantmelding gestart
  10. 10Uitzonderingen naar de juiste medewerker

Minder handmatige overdrachten. Duidelijkere orderstatussen. Sneller zicht op problemen.

Onze diensten in de praktijk

Zo ondersteunen onze diensten Orders & Fulfilment

AI-agents

We zetten AI-agents in wanneer orderinformatie niet volledig gestructureerd is.

Ze kunnen helpen om ordernotities, bezorginstructies en andere vrije tekst te interpreteren, afwijkende patronen te signaleren en uitzonderingen voor te bereiden voor controle door medewerkers.

Een AI-agent kan bijvoorbeeld herkennen dat een bezorgnotitie een bijzondere instructie bevat of dat een order afwijkt van het normale fulfilmentpatroon.

AI helpt de informatie te organiseren.

Het neemt geen operationele beslissing zonder voldoende basis.

Wanneer een order menselijke beoordeling nodig heeft, blijft die bij je team.

Workflowautomatisering

We verbinden de terugkerende stappen van orderverwerking in één fulfilmentworkflow.

Bijvoorbeeld:

Order ontvangen → Controles uitgevoerd → Voorraad bevestigd → Fulfilmentroute gekozen → Magazijnoverdracht → Verzending voorbereid → Status bijgewerkt → Uitzondering afgehandeld

De workflow coördineert deze stappen en vermindert het aantal handmatige overdrachten voor je operations team.

Systeemintegraties

Orderfulfilment is vaak afhankelijk van meerdere losse systemen.

We koppelen de systemen binnen je proces, zodat informatie kan doorstromen tussen:

  • Verkoopkanalen
  • Ordermanagementsystemen
  • Voorraadsystemen
  • Magazijnsystemen
  • Fulfilmentpartners
  • Verzendplatformen
  • Vervoerders
  • Customer-servicetools

Zo verminder je dubbele invoer en blijft orderinformatie consistenter tussen systemen.

De precieze koppelingen hangen af van de technische mogelijkheden van je bestaande software.

Dashboards & portalen

Je operations team zou niet vijf systemen hoeven te openen om te begrijpen waar een order staat.

We kunnen één duidelijk overzicht bouwen met bijvoorbeeld:

  • Nieuwe orders
  • Orders die wachten op fulfilment
  • Orders die naar het magazijn zijn gestuurd
  • Verzendstatus
  • Beschikbare tracking
  • Vertraagde orders
  • Mislukte systeemoverdrachten
  • Geblokkeerde orders
  • Uitzonderingen die controle nodig hebben

Zo kan je team zich richten op problemen zonder iedere order apart te controleren.

Maatwerksoftware

Sommige fulfilmentprocessen passen niet goed binnen standaard ordermanagementsoftware.

We kunnen gerichte interne tools bouwen rondom je eigen proces, zoals:

  • Orderreviewqueues
  • Fulfilmentcontrolepanelen
  • Interfaces voor uitzonderingen
  • Multi-warehouse routering
  • Interne orderportalen
  • Operationele fulfilmentwerkruimtes

We bouwen maatwerk wanneer bestaande systemen een specifieke operationele behoefte niet goed afdekken.

Menselijke controle ingebouwd

Houd operationele controle bij de juiste mensen

Orderfulfilment automatiseren moet terugkerende coördinatie verminderen zonder operationele controle weg te nemen.

We richten de workflow in op basis van je bestaande regels.

Automatisch

Duidelijke orders met volledige informatie kunnen automatisch door vooraf bepaalde stappen bewegen.

Denk aan controles, voorraadchecks, routering, systeemoverdrachten, statusupdates en klantmeldingen.

Controle vereist

Sommige orders kunnen automatisch worden voorbereid, maar hebben nog een medewerker nodig die de volgende stap bevestigt.

Dit kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde orderwaardes, bezorgmethodes, producten of klantsituaties.

De workflow bereidt de order en relevante informatie voor.

De medewerker neemt de beslissing.

Uitzondering

Incomplete adressen, voorraadproblemen, mislukte integraties, bijzondere bezorgverzoeken en andere onverwachte situaties gaan direct naar de juiste medewerker.

We forceren geen automatische uitkomst wanneer niet duidelijk is wat de juiste vervolgstap is. Je operations-, magazijn- en customer-serviceteams blijven verantwoordelijk voor voorraadbeslissingen, fulfilmentbeleid en uiteindelijke operationele keuzes.

De NexFlow-methode

Onze aanpak

01

SCAN

We brengen je huidige order- en fulfilmentproces in kaart vanaf het moment dat een order wordt geaccepteerd tot de overdracht voor verzending.

We kijken naar:

  • Verkoopkanalen
  • Orderintake
  • Ordercontroles
  • Voorraadoverdrachten
  • Magazijnkoppelingen
  • Fulfilmentpartners
  • Verzendprocessen
  • Klantmeldingen
  • Handmatige statuscontroles
  • Terugkerende uitzonderingen

Zo zien we waar medewerkers systemen nog handmatig met elkaar verbinden.

02

CALCULATE

We identificeren terugkerend werk, vertragingen en foutgevoelige overdrachten binnen het proces.

We kijken bijvoorbeeld naar het controleren van orders, kopiëren van informatie, bijwerken van statussen, onderzoeken van mislukte overdrachten en opvolgen van geblokkeerde orders.

Zo bepalen we waar orderverwerkingsautomatisering praktisch voordeel kan opleveren.

03

AUTOMATE

We bouwen de workflow rondom je bestaande systemen en operationele regels.

Dat kan bestaan uit orderverzameling, validatie, voorraadchecks, fulfilmentroutering, magazijnoverdrachten, verzendworkflows, trackingsynchronisatie, klantmeldingen en uitzonderingsafhandeling.

We automatiseren de coördinatie rondom fulfilment.

Je teams blijven verantwoordelijk voor fysieke uitvoering en operationele beslissingen.

04

OPTIMIZE

E-commerceprocessen veranderen.

Je kunt nieuwe verkoopkanalen, magazijnen, fulfilmentpartners, vervoerders of interne processen toevoegen.

We kunnen de workflow blijven verbeteren wanneer ordervolumes en je operationele inrichting veranderen.

Antwoord op je vragen

Veelgestelde vragen over Orders & Fulfilment

Welke onderdelen van orderfulfilment kunnen worden geautomatiseerd?

Veelvoorkomende mogelijkheden zijn het verzamelen van orders, controleren van orderinformatie, controleren van beschikbare voorraaddata, routeren van orders, doorzetten naar magazijnen, voorbereiden van verzendprocessen, synchroniseren van trackinginformatie en bijwerken van orderstatussen.

Hoe ver automatisering kan gaan, hangt af van je bestaande systemen, integratiemogelijkheden en operationele regels.

Kunnen orders uit meerdere verkoopkanalen worden samengebracht?

Ja, wanneer de relevante systemen toegang geven tot de benodigde orderdata.

We kunnen orders uit meerdere kanalen samenbrengen in één workflow, zodat ze consistenter worden verwerkt.

Kunnen ordergegevens automatisch worden gecontroleerd?

Ja.

We kunnen controleren of verplichte informatie aanwezig is en of vooraf ingestelde velden voldoen aan je operationele regels.

Incomplete of tegenstrijdige orders gaan naar een medewerker voor controle.

Kunnen orders automatisch naar het juiste magazijn worden gestuurd?

Wanneer de benodigde informatie beschikbaar is, kunnen we vooraf ingestelde routeringsregels toepassen om te bepalen welk magazijn of fulfilmentproces de order moet ontvangen.

Je organisatie blijft verantwoordelijk voor die routeringsregels en definitieve voorraadbeslissingen.

Kan voorraad worden gecontroleerd voordat fulfilment begint?

Ja, wanneer betrouwbare voorraadinformatie beschikbaar is vanuit de relevante systemen.

De workflow kan die informatie gebruiken voordat een order verdergaat.

Orders met onvoldoende of onzekere voorraad worden gemarkeerd.

Kan orderinformatie automatisch naar een fulfilmentpartner worden gestuurd?

Wanneer de fulfilmentpartner en je bestaande systemen de benodigde koppeling ondersteunen, kunnen we de overdracht van orderinformatie automatiseren.

We kunnen ook controleren of die overdracht is gelukt en mislukte overdrachten signaleren.

Kunnen trackinggegevens automatisch worden bijgewerkt?

Ja, wanneer trackinginformatie beschikbaar is vanuit het relevante verzend- of fulfilmentsysteem.

De gegevens kunnen vervolgens worden gesynchroniseerd met de orderworkflow en gekoppelde systemen.

Kunnen klanten automatisch orderupdates ontvangen?

Ja.

Klantmeldingen kunnen worden gestart op basis van vooraf bepaalde ordermomenten en beschikbare statusinformatie.

Je organisatie blijft verantwoordelijk voor de inhoud, timing en communicatieregels.

Wat gebeurt er als een order niet kan worden verwerkt?

De workflow kan de normale automatische route stoppen en de order doorzetten naar de juiste medewerker.

Denk aan onvoldoende voorraad, incomplete informatie, een mislukte magazijnoverdracht of een afwijkend bezorgverzoek.

Kunnen vertraagde orders automatisch worden gesignaleerd?

We kunnen orderstatussen volgen en orders markeren die langer dan verwacht ongewijzigd blijven.

Je team kan dan de oorzaak onderzoeken voordat het probleem pas zichtbaar wordt doordat een klant contact opneemt.

Moeten we onze huidige e-commercesystemen vervangen?

Niet per se.

We kijken eerst naar de systemen die je al gebruikt en hoe informatie daar nu tussen beweegt.

Waar mogelijk koppelen en automatiseren we rondom je bestaande software, in plaats van systemen zonder duidelijke operationele reden te vervangen.

Orderfulfilment zou niet afhankelijk moeten zijn van medewerkers die data tussen systemen verplaatsen

Orders controleren, informatie kopiëren, statussen bijwerken en mislukte overdrachten onderzoeken kost steeds meer operationele tijd wanneer je ordervolume groeit.

We brengen je huidige order- en fulfilmentproces in kaart en laten zien welke terugkerende stappen we kunnen automatiseren, terwijl voorraad-, magazijn- en operationele beslissingen bij de juiste mensen blijven.

Plan je gratis Automation Scan

Ontdek welke onderdelen van je order- en fulfilmentproces we kunnen automatiseren.