Ga naar de inhoud
NL
EnglishENNederlandsNL
Gratis Scan

Tijdregistratie & Facturatie voor Professionele Dienstverleners

Breng geregistreerd werk naar facturatieklare informatie met minder handmatige opvolging

Tijdregistratie en facturatie worden onnodig handmatig wanneer medewerkers hun uren te laat invoeren, projectreferenties ontbreken, managers approvals moeten najagen en finance registraties eerst moet corrigeren voordat facturatie kan worden voorbereid.

We verbinden de workflow van urenregistratie tot validatie, projectmatching, billable classificatie, tariefselectie, review, goedkeuring en voorbereiding voor facturatie. Terugkerende administratie kan automatisch verlopen, terwijl medewerkers en bevoegde reviewers verantwoordelijk blijven voor de juistheid van geregistreerde uren, billability, tarieven, correcties en commerciële beslissingen.

Zo ontstaan minder correcties, beter zicht op goedgekeurd en factureerbaar werk en een consistentere overdracht van delivery naar het facturatieproces.

Plan je gratis Automation Scan
Je tijdregistratie- en billingworkflow Verbonden
  1. Uren ingediendGeregistreerd werk komt in de goedgekeurde timesheetworkflow
  2. Registraties gevalideerdVerplichte velden, projecten en bekende regels gecontroleerd
  3. Review goedgekeurdCorrecties en bevoegde approvals gecoördineerd
  4. Facturatie voorbereidGoedgekeurd werk overgedragen als facturatieklare informatie
Onvolledige, onduidelijke en tegenstrijdige registraties gaan naar je team.
Juistheid van uren, billability, tarieven en billingapproval blijven bij de juiste mensen.

Uitdagingen rond tijdregistratie en facturatie

De uitdagingen

Automatisering van tijdregistratie gaat niet over medewerkers intensiever controleren.

Het gaat om het verminderen van het administratieve werk dat nodig is om geregistreerd projectwerk om te zetten naar betrouwbare informatie voor facturatie.

Bij professionele dienstverleners staat tijdinformatie vaak verspreid over urenregistratiesoftware, projecttools, agenda’s, spreadsheets, CRM-systemen en boekhoudsoftware. Medewerkers schrijven uren, managers beoordelen deze en finance controleert vervolgens opnieuw of de informatie compleet genoeg is om billing voor te bereiden.

We verbinden deze terugkerende stappen, terwijl juistheid en commerciële beoordeling bij de verantwoordelijke mensen blijven.

Tijd wordt te laat, onvolledig of in verschillende formats geregistreerd

Urenregistratie wordt gemakkelijk uitgesteld wanneer consultants en deliveryteams vooral bezig zijn met klantwerk.

Aan het einde van de week kunnen registraties bijvoorbeeld ontbreken op:

  • Datum
  • Projectreferentie
  • Taakreferentie
  • Activiteitstype
  • Werkomschrijving
  • Billable classificatie
  • Andere verplichte velden

Managers of finance moeten daar vervolgens handmatig achteraan.

Een typisch proces ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Week eindigt → Ontbrekende timesheets vastgesteld → Medewerkers benaderd → Uren ingediend → Ontbrekende omschrijvingen gevonden → Medewerkers opnieuw benaderd

We kunnen goedgekeurde reminders en validatiechecks automatiseren rondom het indieningsproces.

Bijvoorbeeld:

Deadline nadert → Ontbrekende registraties vastgesteld → Reminder verstuurd → Tijd ingediend → Verplichte velden gecontroleerd

De workflow kan incomplete registraties herkennen.

Hij kan niet bepalen hoeveel uur iemand daadwerkelijk heeft gewerkt en maakt geen ontbrekende uren namens de medewerker aan.

Uren worden gekoppeld aan de verkeerde klant, het verkeerde project of de verkeerde taak

Medewerkers werken vaak in dezelfde week voor meerdere klanten en projecten.

Projectnamen kunnen op elkaar lijken.

Oude projectcodes kunnen nog beschikbaar zijn.

De structuur in het tijdregistratiesysteem sluit mogelijk niet volledig aan op het projectmanagement- of CRM-systeem.

Daardoor worden uren soms geregistreerd op:

  • De verkeerde klant
  • De verkeerde opdracht
  • Een inactief project
  • Een verkeerde taak
  • Een algemene code die later opnieuw verdeeld moet worden

Deze fouten zorgen voor correcties vóór facturatie en kunnen ook operationele rapportages verstoren.

We kunnen bekende klant-, project- en taakreferenties gebruiken om registraties te valideren.

Bijvoorbeeld:

Urenregistratie ingediend → Projectcode gecontroleerd → Project actief bevestigd → Klantrelatie bevestigd → Registratie gaat verder

Of:

Urenregistratie ingediend → Projectcode niet gevonden → Registratie gemarkeerd → Medewerker of reviewer gevraagd om correctie

Betrouwbare matches kunnen automatisch worden verwerkt.

Onduidelijke registraties blijven onder menselijke review.

Billable status, tarieven en billingregels zijn lastig consistent toe te passen

Professionele dienstverleners hebben zelden één facturatieregel voor iedere klant.

Verschillende opdrachten kunnen werken met:

  • Uurbasis
  • Functiegebonden tarieven
  • Projectspecifieke tarieven
  • Retainers
  • Fixed-fee afspraken
  • Inbegrepen uren
  • Niet-factureerbaar intern werk
  • Verschillende activiteitclassificaties
  • Verschillende billingperiodes

Medewerkers of finance moeten vervolgens bepalen welke regel van toepassing is.

We kunnen vooraf goedgekeurde billingregels automatisch toepassen waar deze duidelijk zijn.

Bijvoorbeeld:

Klant = ABC → Project = Advisory Retainer → Activiteit = Inbegrepen Dienst → Goedgekeurde retainerregel toegepast

Of:

Rol medewerker = Senior Consultant → Project gebruikt goedgekeurd roltarief → Tarief opgehaald uit goedgekeurde tarieftabel

Zijn twee regels tegenstrijdig of ontbreekt een goedgekeurd tarief? Dan stopt de workflow en wordt review gevraagd.

We bepalen niet zelfstandig welke commerciële regel moet gelden wanneer de afspraak onduidelijk is.

Timesheetreviews en correcties zijn afhankelijk van handmatige opvolging

Veel organisaties beheren timesheetapprovals nog via e-mail, chat of opmerkingen in spreadsheets.

Een manager ontvangt een verzoek.

Ziet een onduidelijke omschrijving.

Vraagt de medewerker om correctie.

Wacht op de update.

Controleert de registratie opnieuw.

Finance controleert daarna weer of de approval daadwerkelijk compleet is.

We kunnen hiervan een gestructureerde timesheet approval workflow maken.

Bijvoorbeeld:

Timesheet ingediend → Validatie afgerond → Projectmanagerreview gevraagd → Correctie nodig → Medewerker geïnformeerd → Aangepaste registratie ingediend → Review opnieuw geopend

De workflow kan bijhouden wie de volgende stap bezit en of er nog een correctie openstaat.

De reviewer bepaalt nog steeds of de geregistreerde tijd correct en acceptabel is.

Finance mist één betrouwbaar overzicht van geregistreerd, goedgekeurd en facturatieklaar werk

Finance moet vóór facturatie vaak meerdere vragen beantwoorden:

Heeft iedereen zijn uren ingediend?

Welke registraties wachten nog op approval?

Welke uren zijn billable?

Voor welke uren ontbreekt een tarief?

Welke correcties staan nog open?

Is de billingperiode daadwerkelijk klaar om te sluiten?

Wanneer deze antwoorden over meerdere systemen verspreid staan, vertraagt de voorbereiding en kan goedgekeurd werk worden gemist.

We kunnen de operationele status samenbrengen in één overzicht.

Dat kan bijvoorbeeld tonen:

  • Ontbrekende timesheets
  • Ingediende tijd
  • Registraties in review
  • Afgewezen registraties
  • Goedgekeurde tijd
  • Billable tijd
  • Niet-billable tijd
  • Ontbrekende tarieven
  • Uitzonderingen
  • Status billingperiode
  • Facturatieklaar werk

Zo krijgen finance en operations beter zicht op de status voordat de daadwerkelijke facturatie begint.

Wat we automatiseren

Wat we automatiseren

Reminders en triggers voor urenregistratie

Timesheetopvolging begint vaak met iemand die handmatig controleert wie zijn uren nog niet heeft ingediend.

We kunnen goedgekeurde reminders automatisch starten op basis van datums, projectfasen of ontbrekende registraties.

Bijvoorbeeld:

Vrijdagmiddag → Ingediende timesheets gecontroleerd → Ontbrekende registraties vastgesteld → Reminder verstuurd

Of:

Billingperiode sluit morgen → Incomplete timesheets gevonden → Laatste reminder gestart

De reminderlogica kan aansluiten op je eigen organisatieregels.

Die kan verschillen per team, projecttype of registratiefrequentie.

Automatisering kan medewerkers eraan herinneren dat informatie ontbreekt.

Ze maakt de ontbrekende uren niet zelf aan en neemt niet aan dat werk is uitgevoerd.

Klant-, project- en taakmatching

Een tijdregistratie moet aan de juiste opdracht zijn gekoppeld voordat deze betrouwbaar gebruikt kan worden.

We kunnen bekende referenties valideren tegen gekoppelde project-, CRM- en tijdregistratiesystemen.

Bijvoorbeeld:

Medewerker selecteert projectreferentie → Actief project bevestigd → Klantrelatie gematcht → Taakreferentie gevalideerd

Waar betrouwbare identifiers bestaan, kan de workflow de registratie automatisch koppelen.

Is de match onduidelijk?

Urenregistratie ingediend → Twee mogelijke projecten gevonden → Registratie naar review → Medewerker gevraagd juiste project te bevestigen

De workflow gaat niet gokken tussen meerdere mogelijke klanten of projecten.

Verplichte velden en timesheets valideren

Finance ontdekt incomplete registraties vaak pas nadat de deadline al voorbij is.

We kunnen ingediende timesheets direct controleren op verplichte informatie.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

  • Datum
  • Uren
  • Klant
  • Project
  • Taak
  • Activiteitstype
  • Omschrijving
  • Billable indicator
  • Vereiste projectcode
  • Andere vooraf ingestelde velden

Bijvoorbeeld:

Uren ingediend → Verplichte velden gecontroleerd → Omschrijving ontbreekt → Registratie terug voor aanvulling

Of:

Uren ingediend → Alle verplichte velden aanwezig → Registratie gaat door naar classificatie

Validatie controleert de structuur.

Het bevestigt niet dat de ingevoerde uren of omschrijving feitelijk juist zijn.

Activiteiten en werkomschrijvingen voorbereiden

Werkomschrijvingen zijn vaak inconsistent.

De ene medewerker schrijft een uitgebreide omschrijving.

Een ander gebruikt maar een paar woorden.

Een derde gebruikt interne afkortingen die voor finance of billingteams lastig te begrijpen zijn.

AI kan helpen om omschrijvingen die medewerkers zelf hebben aangeleverd te structureren.

Bijvoorbeeld:

Medewerker schrijft “call client re implementation issues + follow-up config” → Omschrijving gestructureerd → Voorstel voorbereid → Medewerker of reviewer controleert

AI kan helpen bij:

  • Aangeleverde omschrijvingen opschonen
  • Gerelateerde activiteiten groeperen
  • Langere notities samenvatten
  • Een consistent format voorstellen
  • Incomplete omschrijvingen signaleren
  • Duidelijkere billingtekst voorbereiden

AI mag nooit werk verzinnen dat niet geregistreerd is.

Het mag ook geen uren creëren op basis van agenda-afspraken, projecttaken of aannames.

Billable en non-billable classificatie

Medewerkers moeten tijd mogelijk classificeren als billable, non-billable of vallend onder een andere billingafspraak.

Waar duidelijke regels bestaan, kunnen we deze automatisch toepassen.

Bijvoorbeeld:

Activiteit = Interne Teammeeting → Goedgekeurde regel = Non-billable → Classificatie toegepast

Of:

Project = Fixed-fee Implementatie → Tijd behouden voor projectrapportage → Billingclassificatie toegepast volgens goedgekeurde projectregel

Wanneer classificatie menselijk oordeel vereist:

Activiteitsomschrijving onduidelijk → Geen betrouwbare billingregel gevonden → Voorgestelde classificatie voorbereid → Managerreview gevraagd

Automatisering past goedgekeurde regels toe.

De organisatie blijft verantwoordelijk voor de vraag of werk daadwerkelijk bij de klant in rekening mag worden gebracht.

Tarieven en billingregels ophalen

Tarieven staan vaak verspreid over contracten, spreadsheets, boekhoudsystemen of projectrecords.

Finance moet de juiste informatie vervolgens zoeken tijdens de billingvoorbereiding.

We kunnen goedgekeurde billinginformatie ophalen uit aangewezen bronnen.

Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit:

  • Standaard rate cards
  • Klantspecifieke tarieven
  • Projectspecifieke tarieven
  • Functiegebonden tarieven
  • Retainerafspraken
  • Regels voor inbegrepen uren
  • Fixed-fee projectreferenties
  • Andere goedgekeurde billingstructuren

Bijvoorbeeld:

Klant + project + consultantrol gematcht → Goedgekeurd projecttarief opgehaald → Tarief gekoppeld aan billingrecord

Ontbreekt een geldig tarief?

Goedgekeurd tarief niet gevonden → Billingvoorbereiding gepauzeerd → Financereviewer geïnformeerd

Automatisering kiest geen niet-goedgekeurd tarief om het proces toch compleet te maken.

Review, correctie en approval routing

Timesheets hebben vaak review nodig voordat ze gebruikt mogen worden voor billing.

Verschillende projecten kunnen bovendien verschillende approvers hebben.

We kunnen ingediende tijd automatisch naar de juiste reviewer routeren volgens vooraf goedgekeurde regels.

Bijvoorbeeld:

Timesheet ingediend → Project herkend → Projectmanager toegewezen als reviewer → Reviewverzoek aangemaakt

Is een correctie nodig?

Reviewer wijst registratie af → Reden vastgelegd → Medewerker geïnformeerd → Correctie ingediend → Review opnieuw gestart

De workflow kan statussen volgen zoals:

  • Ingediend
  • Wacht op review
  • Correctie vereist
  • Opnieuw ingediend
  • Goedgekeurd
  • Afgewezen
  • Geblokkeerd

De uiteindelijke approval blijft een menselijke beslissing.

Billingperiode controleren en afsluiten

Het afsluiten van een billingperiode vraagt finance vaak om te controleren of alle relevante timesheets compleet zijn.

We kunnen gestructureerde checks uitvoeren voordat de periode wordt voorbereid voor facturatie.

Dat kan bijvoorbeeld controleren of:

  • Vereiste medewerkers hebben ingediend
  • Vereiste projecten zijn beoordeeld
  • Correcties zijn verwerkt
  • Approvals zijn geregistreerd
  • Tarieven beschikbaar zijn
  • Billable classificatie is opgelost
  • Uitzonderingen zijn afgehandeld
  • Andere verplichte checks compleet zijn

Bijvoorbeeld:

Maandeinde bereikt → Timesheets gecontroleerd → Twee approvals ontbreken → Billingperiode blijft Open → Reviewers geïnformeerd

Zodra alle vereisten compleet zijn:

Alle verplichte approvals compleet → Uitzonderingen opgelost → Periode gemarkeerd als Klaar voor Billingvoorbereiding

De workflow kan je closurevereisten afdwingen.

Bevoegde finance- of operationsmedewerkers blijven verantwoordelijk voor definitieve afsluiting waar nodig.

Facturatieklare samenvattingen en billinghandover

Nadat tijd is gevalideerd en goedgekeurd, moet finance de informatie nog voorbereiden voor facturatie.

Dat betekent nu vaak uren en tarieven kopiëren naar spreadsheets of boekhoudsoftware.

We kunnen gestructureerde invoice-ready informatie voorbereiden uit goedgekeurde registraties.

Dat kan bijvoorbeeld bevatten:

  • Klant
  • Project
  • Billingperiode
  • Goedgekeurde uren
  • Goedgekeurde omschrijvingen
  • Goedgekeurde tarieven
  • Billingclassificatie
  • Engagementreferentie
  • Andere billingvelden

Bijvoorbeeld:

Goedgekeurde billable tijd → Registraties gegroepeerd per klant en project → Goedgekeurd tarief toegepast → Facturatieklare billingsamenvatting voorbereid

De workflow bereidt de billinginformatie voor.

Hij neemt niet de definitieve commerciële facturatiebeslissing.

Het proces eindigt zodra goedgekeurde billinginformatie is overgedragen naar de facturatieflow.

Tijd- en billingdashboards

Managers en financeteams moeten vaak meerdere tools openen om de status van de billingcyclus te begrijpen.

We kunnen een operationeel dashboard maken met de actuele tijd- en billingstatus.

Dat kan bijvoorbeeld tonen:

  • Ontbrekende timesheets
  • Indieningsstatus
  • Geregistreerde uren
  • Goedgekeurde uren
  • Billable uren
  • Non-billable uren
  • Registraties met correctie nodig
  • Ontbrekende tarieven
  • Approvalstatus
  • Billinguitzonderingen
  • Readiness van billingperiode
  • Facturatieklaar werk

Bijvoorbeeld:

Finance opent dashboard → Drie timesheets ontbreken → Eén tariefuitzondering open → 24 goedgekeurde registraties klaar voor billinghandover

Het dashboard verbetert de zichtbaarheid.

Het hoort niet zonder juiste context, organisatieregels en menselijk oordeel gebruikt te worden om de prestaties van medewerkers te beoordelen.

Voorspelbare tijdadministratie, menselijke controle

Uitzonderingen

Voorspelbare tijdadministratie kan automatisch verlopen.

Juistheid, commerciële beslissingen en definitieve goedkeuring blijven bij mensen.

Tijdregistratie heeft invloed op zowel klantbilling als interne projectrapportage. Onduidelijke registraties mogen daarom niet stil door automatisering worden gecorrigeerd.

Realistische uitzonderingen zijn bijvoorbeeld:

  • Ontbrekende urenregistraties
  • Ontbrekende omschrijvingen
  • Onbekende klant of project
  • Gesloten of inactief project
  • Dubbele registraties
  • Onwaarschijnlijke of tegenstrijdige uren
  • Tijd buiten toegestane periode ingediend
  • Onduidelijke billable status
  • Ontbrekend tarief
  • Tegenstrijdige tariefregels
  • Werk buiten de goedgekeurde scope
  • Aangevraagde correctie
  • Afgewezen timesheet
  • Ontbrekende approver
  • Approval te laat
  • Gesloten billingperiode terwijl registraties incompleet zijn
  • Integratie- of synchronisatiefouten
  • Goedgekeurde totalen die niet aansluiten op de billingsamenvatting

De workflow verzamelt de beschikbare context en stuurt het probleem naar de juiste medewerker.

Hij mag nooit ontbrekende tijd, tarieven of commerciële beslissingen raden of verzinnen.

Bijvoorbeeld:

Urenregistratie ingediend → Project gemarkeerd als Inactief → Medewerker selecteerde oude projectcode → Registratie geblokkeerd → Projectinformatie gekoppeld → Medewerker en projectmanager gevraagd juiste engagement te bevestigen

Of:

Goedgekeurde uren = 42 → Billingsamenvatting toont 38 → Verschil gedetecteerd → Bronregistraties en berekening gekoppeld → Financereview gevraagd → Billinghandover gepauzeerd

Automatisering helpt het probleem te herkennen en structureren.

De bevoegde medewerker bepaalt de correctie.

Zo werkt het

Zo werkt het

  1. 1

    Werk wordt gekoppeld aan de juiste klant- en projectstructuur

    De workflow begint bij de klant-, project- en taakstructuur die al bestaat in je gekoppelde systemen.

    Projecten kunnen de goedgekeurde referenties bevatten die nodig zijn voor urenregistratie en billingvoorbereiding.

    Dat kan bijvoorbeeld zijn:

    • Klant-ID
    • Engagementcode
    • Projectstatus
    • Relevante billingregels

    Automatisering kan bekende referenties synchroniseren waar technisch mogelijk.

    Je team blijft verantwoordelijk voor het onderhouden van de onderliggende project- en commerciële structuur.

  2. 2

    Medewerkers registreren en dienen hun uren in

    Medewerkers registreren de tijd die ze daadwerkelijk hebben gewerkt via het goedgekeurde registratieproces.

    Het systeem kan bijvoorbeeld vragen om:

    • Datum
    • Uren
    • Klant
    • Project
    • Taak
    • Activiteit
    • Omschrijving

    Goedgekeurde reminders kunnen worden gestart wanneer registraties ontbreken.

    Automatisering ondersteunt het proces.

    Ze mag nooit uren verzinnen of onjuiste werkregistraties aanmaken.

  3. 3

    Verplichte velden en bekende referenties worden gecontroleerd

    Ingediende registraties worden gevalideerd tegen de vereiste structuur.

    De workflow kan ontbrekende velden, ongeldige projectreferenties, inactieve projecten en andere bekende problemen herkennen.

    Betrouwbare klant- en projectreferenties kunnen automatisch worden gematcht.

    Alles wat onduidelijk is, gaat terug naar de medewerker of juiste reviewer.

    De workflow controleert consistentie.

    Hij verifieert niet of de medewerker de geregistreerde uren daadwerkelijk heeft gewerkt.

  4. 4

    Billable status en goedgekeurde billingregels worden toegepast

    De workflow vergelijkt de registratie met de goedgekeurde billingregels.

    Duidelijke classificaties of tarieven kunnen automatisch worden opgehaald.

    Bijvoorbeeld:

    Klant + project + activiteit gematcht → Goedgekeurde billingregel gevonden → Classificatie toegepast

    Is de commerciële regel onduidelijk? Dan gaat de registratie naar review.

    De workflow beslist niet zelfstandig dat de klant moet worden belast.

  5. 5

    Timesheets en uitzonderingen worden naar review gestuurd

    Ingediende tijd gaat naar de relevante projectmanager, delivery lead of financereviewer volgens je approvalstructuur.

    Reviewers ontvangen de registratie samen met beschikbare context.

    Ze kunnen deze goedkeuren, afwijzen of een correctie aanvragen.

    De workflow volgt de huidige status en het eigenaarschap.

    De reviewer blijft verantwoordelijk voor de beoordeling van juistheid en billability.

  6. 6

    Goedgekeurde correcties en aanpassingen worden verwerkt

    Wanneer een registratie aangepast moet worden, kan de workflow deze terugsturen naar de juiste persoon en de correctie volgen.

    Bijvoorbeeld:

    Reviewer vraagt correctie projectcode → Medewerker geïnformeerd → Aangepaste registratie ingediend → Validatie opnieuw uitgevoerd → Review heropend

    Adjustments of write-offs kunnen ook het approvalproces volgen dat je organisatie heeft vastgesteld.

    Automatisering registreert en routeert de beslissing.

    Ze beslist niet of de correctie of write-off moet worden geaccepteerd.

  7. 7

    Facturatieklare tijd- en billinginformatie wordt voorbereid

    Zodra alle vereiste registraties zijn gevalideerd en goedgekeurd, kan de workflow een gestructureerde billingsamenvatting voorbereiden.

    Goedgekeurde uren kunnen bijvoorbeeld worden gegroepeerd per:

    • Klant
    • Project
    • Periode
    • Activiteit
    • Consultant
    • Tarieftype
    • Andere goedgekeurde billingdimensies

    De resulterende informatie kan de referenties bevatten die finance of het facturatiesysteem nodig heeft.

    Dit is voorbereiding voor facturatie, niet de definitieve factuurcreatie.

  8. 8

    Goedgekeurde billingdata wordt overgedragen naar de facturatieflow

    Zodra de billingperiode is goedgekeurd voor handover, kan de gestructureerde informatie naar het volgende proces worden gestuurd.

    Dat kan betekenen dat goedgekeurde uren en tarieven worden overgedragen naar boekhoudsoftware, een facturatieplatform of een aparte invoicingworkflow.

    Bijvoorbeeld:

    Billingperiode goedgekeurd → Facturatieklare samenvatting bevestigd → Goedgekeurde billingrecords overgedragen → Handoverstatus geregistreerd

    Het facturatieproces kan vervolgens de uitgaande factuur opstellen en beoordelen volgens de afzonderlijke facturatiecontroles.

Routine-tijdadministratie blijft automatisch doorlopen, terwijl juistheid van uren, billability, tarieven, correcties, write-offs en definitieve billingapproval onder menselijke controle blijven.

Van handmatig naar geautomatiseerd

Voor en na

Voor

  1. 1Medewerkers handmatig herinnerd
  2. 2Timesheets te laat ingediend
  3. 3Ontbrekende omschrijvingen ontdekt
  4. 4Medewerkers opnieuw benaderd
  5. 5Projectcodes gecorrigeerd
  6. 6Billable status handmatig gecontroleerd
  7. 7Tariefinformatie opgezocht
  8. 8Managerapproval per e-mail gevraagd
  9. 9Correcties teruggestuurd
  10. 10Aangepaste timesheets opnieuw gecontroleerd
  11. 11Ontbrekende approvals nagejaagd
  12. 12Billable totalen naar spreadsheet gekopieerd
  13. 13Finance vergelijkt meerdere systemen
  14. 14Billingsamenvatting handmatig voorbereid
  15. 15Facturatiegegevens apart ingevoerd

Na

  1. 1Registratieperiode start
  2. 2Reminders verstuurd
  3. 3Tijd ingediend
  4. 4Vereiste informatie gecontroleerd
  5. 5Klant- en projectreferenties gevalideerd
  6. 6Goedgekeurde billingregels toegepast
  7. 7Uitzonderingen beoordeeld
  8. 8Timesheets goedgekeurd
  9. 9Facturatieklare samenvatting voorbereid
  10. 10Goedgekeurde data naar facturatie overgedragen

Minder handmatige tijdadministratie betekent minder herhaalde controles tussen medewerkers, projectmanagers en finance. Ontbrekende informatie wordt eerder zichtbaar, approvaleigenaarschap wordt duidelijker en facturatieklaar werk kan consistenter naar het invoicingproces worden overgedragen.

Onze diensten in de praktijk

Zo ondersteunen onze diensten Tijdregistratie & Facturatie voor Professionele Dienstverleners

AI-agents

Onze AI-agents kunnen ondersteunen bij onderdelen van tijdadministratie waarin ongestructureerde omschrijvingen en context moeten worden verwerkt.

Medewerkers gebruiken mogelijk verschillende formuleringen voor vergelijkbare activiteiten.

Lange omschrijvingen moeten misschien worden verkort voor een billingsamenvatting.

Een vage registratie heeft mogelijk extra context nodig voor approval.

We kunnen AI-agents inzetten om te helpen bij:

  • Ingediende werkomschrijvingen structureren
  • Langere activiteitsnotities samenvatten
  • Bekende project- of activiteitclassificaties voorstellen
  • Mogelijk incomplete omschrijvingen signaleren
  • Context voor reviewers voorbereiden
  • Gerelateerde activiteiten groeperen
  • Formuleringen standaardiseren voor billingsamenvattingen

Bijvoorbeeld:

Werkomschrijving ingediend → Relevante projectcontext opgehaald → Activiteitsclassificatie voorgesteld → Reviewer controleert

AI verzint geen uren.

Het beweert niet dat werk is uitgevoerd, beoordeelt geen medewerkers en keurt geen billingbeslissingen goed.

Geregistreerde tijd en commercieel oordeel blijven bij medewerkers en bevoegde reviewers.

Workflowautomatisering

Onze workflowautomatisering verbindt het terugkerende proces van tijdregistratie tot billingvoorbereiding.

Bijvoorbeeld:

Registratieperiode opent → Reminders verstuurd → Tijd ingediend → Validatie afgerond → Billingregels toegepast → Review gerouteerd → Correcties verwerkt → Periode goedgekeurd → Billinghandover voorbereid

De workflow kan coördineren:

  • Registratieperiodes
  • Timesheetreminders
  • Validatie
  • Projectmatching
  • Classificatie
  • Tariefselectie
  • Review
  • Correcties
  • Approval
  • Billingperiodechecks
  • Afsluiting
  • Facturatieklare samenvattingen
  • Invoicinghandover
  • Uitzonderingsrouting

Zo vermindert handmatige opvolging zonder verantwoordelijkheid bij medewerkers of reviewers weg te nemen.

Systeemintegraties

Onze systeemintegraties verbinden de tools die betrokken zijn bij tijdregistratie en billingvoorbereiding.

Afhankelijk van je inrichting kan dat bijvoorbeeld gaan om:

  • Tijdregistratiesoftware
  • Projectmanagementplatformen
  • CRM-systemen
  • Agenda’s
  • Boekhoudsoftware
  • Facturatiesystemen
  • Resourceplanningtools
  • Interne databases
  • Andere operationele systemen

Actieve projectreferenties uit je projectmanagementtool kunnen bijvoorbeeld beschikbaar worden gemaakt in de tijdregistratieflow, terwijl goedgekeurde billinginformatie later naar je financiële systeem wordt gestuurd.

Agendadata kan waar passend context ondersteunen, maar mag niet automatisch worden beschouwd als bewijs dat factureerbaar werk is uitgevoerd.

Welke integraties mogelijk zijn, hangt af van API’s, rechten en technische mogelijkheden van ieder systeem.

Dashboards & portalen

Onze dashboards & portalen kunnen beter zicht geven op de status van tijdregistratie en billing.

Een intern dashboard kan bijvoorbeeld tonen:

  • Medewerkers met ontbrekende registraties
  • Geregistreerde tijd
  • Ingediende timesheets
  • Approvalstatus
  • Vereiste correcties
  • Billable tijd
  • Non-billable tijd
  • Ontbrekende tarieven
  • Uitzonderingen
  • Status billingperiode
  • Facturatieklaar werk

Finance ziet welke werkzaamheden klaar zijn voor handover.

Projectmanagers zien welke timesheets nog op review wachten.

Operations ziet waar terugkerende procesproblemen ontstaan.

Een beveiligd medewerkers- of managersportaal kan daarnaast ondersteunen bij:

  • Uren indienen
  • Ontbrekende informatie aanvullen
  • Correcties
  • Timesheetreviews
  • Approvals
  • Uitzonderingsafhandeling

Toegang hoort passend te zijn bij iemands rol en alleen de informatie beschikbaar te maken die nodig is.

Maatwerksoftware

Onze maatwerksoftware kan ondersteunen wanneer standaard tijdregistratie- of financiële software niet goed aansluit op je proces.

We kunnen gerichte oplossingen bouwen zoals:

  • Tijdregistratieinterfaces
  • Managerapprovalworkspaces
  • Billingregeltools
  • Tariefbeheerinterfaces
  • Exception queues
  • Billingperiode-reviewschermen
  • Multi-project billingdashboards
  • Invoice-ready summary tools
  • Interfaces die tijd-, project- en financesystemen combineren

Een consultancy kan bijvoorbeeld één reviewworkspace nodig hebben waarin projectmanagers ingediende uren, projectcontext, billability en openstaande correcties zien zonder tussen meerdere applicaties te wisselen.

Een andere organisatie heeft mogelijk verschillende billinglogica nodig voor retainers, fixed-fee projecten en werk op uurbasis.

We bouwen maatwerksoftware wanneer dit een concreet operationeel probleem oplost, niet om bestaande systemen zonder duidelijke reden te vervangen.

Menselijke controle, ingebouwd

Menselijke controle

Automatisering van tijdregistratie moet administratie verminderen zonder verantwoordelijkheid voor geregistreerd werk of commerciële billingbeslissingen weg te halen bij de juiste mensen.

We ontwerpen de workflow rondom duidelijke organisatieregels, proportionele toegang en passende privacycontroles.

Automatisch

Betrouwbare administratieve acties kunnen automatisch verlopen wanneer informatie en regels duidelijk zijn.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

  • Registratieperiodes openen
  • Goedgekeurde timesheetreminders versturen
  • Verplichte velden controleren
  • Bekende klantreferenties valideren
  • Bekende projectreferenties valideren
  • Ontbrekende omschrijvingen signaleren
  • Duidelijke vooraf ingestelde classificaties toepassen
  • Goedgekeurde tarieven ophalen
  • Reviewtaken aanmaken
  • Correcties routeren
  • Timesheetstatus bijwerken
  • Approvals volgen
  • Completeness van billingperiode controleren
  • Facturatieklare samenvattingen voorbereiden
  • Operationele dashboards bijwerken

Deze stappen verminderen repetitief administratief werk.

Ze creëren of keuren geen uren namens medewerkers goed.

Controle vereist

Sommige informatie of voorgestelde beslissingen vereisen nog steeds menselijk oordeel.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

  • Voorgestelde activiteitclassificaties
  • Onduidelijke billable status
  • Ongebruikelijke werkomschrijvingen
  • Projectmismatches
  • Voorgestelde tariefselectie wanneer meerdere regels mogelijk zijn
  • Timesheetcorrecties
  • Adjustments
  • Write-offs
  • Tijd buiten de normale registratieperiode
  • Werk dat mogelijk buiten de goedgekeurde scope valt
  • Readiness van de billingperiode

De workflow bereidt de beschikbare context voor.

De bevoegde medewerker neemt de beslissing.

Uitzondering

Geblokkeerde, gevoelige of tegenstrijdige situaties gaan rechtstreeks naar een bevoegde medewerker.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Ontbrekende tijd
  • Dubbele uren
  • Onwaarschijnlijke of tegenstrijdige uren
  • Onbekende klant
  • Inactief project
  • Ontbrekend tarief
  • Tegenstrijdige billingregels
  • Afgewezen timesheet
  • Ontbrekende approver
  • Niet-opgeloste correctie
  • Scopeproblemen
  • Billingtotalen die niet aansluiten
  • Mislukte integratie
  • Gesloten billingperiode met incomplete registraties
  • Privacy- of toegangsproblemen

De professionele dienstverlener blijft verantwoordelijk voor geregistreerde tijd, begeleiding van medewerkers, billability, tarieven, commerciële afspraken, correcties, write-offs en definitieve billingapproval.

We forceren deze situaties niet naar een automatische uitkomst.

De NexFlow-methode

Onze aanpak

01

SCAN

We brengen de volledige tijdregistratie- en billingvoorbereidingsworkflow in kaart.

We kijken naar:

  • Tijdregistratieproces
  • Registratieschema’s
  • Medewerkerreminders
  • Klantreferenties
  • Projectreferenties
  • Taakstructuren
  • Verplichte velden
  • Activiteitclassificaties
  • Billable regels
  • Tariefbronnen
  • Approvalprocessen
  • Correctieworkflows
  • Billingperiodes
  • Financehandovers
  • Facturatieklare samenvattingen
  • Bestaande dashboards
  • Systeemintegraties
  • Privacy- en toegangsregels
  • Terugkerende uitzonderingen

We identificeren waar medewerkers, managers en financeteams steeds opnieuw informatie najagen, timesheets corrigeren of billingdata tussen systemen verplaatsen.

02

CALCULATE

We brengen in kaart hoeveel terugkerende administratieve tijd in het huidige proces zit.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

  • Ontbrekende timesheets najagen
  • Incomplete registraties controleren
  • Klantreferenties corrigeren
  • Projectcodes corrigeren
  • Omschrijvingen beoordelen
  • Billingclassificaties toepassen
  • Tarieven zoeken
  • Managerapproval aanvragen
  • Correcties verwerken
  • Approvalstatus controleren
  • Billingtotalen aansluiten
  • Billingsamenvattingen voorbereiden
  • Informatie opnieuw invoeren in financesystemen

Zo zien we waar timesheetautomatisering en billingautomatisering voor professionele dienstverlening onnodig proceswerk kunnen verminderen.

We verzinnen geen financiële uitkomsten voordat we het huidige proces hebben geanalyseerd.

03

AUTOMATE

We bouwen de goedgekeurde workflow rondom je bestaande tijdregistratie-, project-, CRM-, finance- en facturatiesystemen.

Dat kan bestaan uit:

  • Registratiereminders
  • Validatie van verplichte velden
  • Projectmatching
  • Classificatieregels
  • Ophalen van goedgekeurde tarieven
  • Timesheetapprovalworkflows
  • Correctierouting
  • Billingperiodecontroles
  • Facturatieklare samenvattingen
  • Financehandovers
  • Dashboards
  • Uitzonderingsafhandeling

We bepalen duidelijk wat automatisch kan verlopen en waar medewerkers, managers of finance een beslissing moeten nemen.

Het proces eindigt met goedgekeurde billinginformatie die klaar is voor de facturatieflow.

04

OPTIMIZE

Tijd- en billingprocessen veranderen wanneer je organisatie groeit.

Je kunt bijvoorbeeld toevoegen:

  • Nieuwe diensten
  • Nieuwe teams
  • Andere projecttypes
  • Nieuwe billingmodellen
  • Gewijzigde tarieven
  • Andere approvalregels
  • Nieuwe tijdregistratiesystemen
  • Andere boekhoudsoftware
  • Extra klanteisen

We kunnen de workflow aanpassen wanneer hierdoor nieuwe validatieregels, billinglogica en approvalvereisten ontstaan.

Daarnaast gebruiken we terugkerende uitzonderingen om te zien waar het proces eenvoudiger en betrouwbaarder kan worden ingericht.

Je vragen beantwoord

Veelgestelde vragen

Welke tijdregistratie- en billingtaken kunnen worden geautomatiseerd?

Veel terugkerende administratieve taken kunnen worden geautomatiseerd.

Dat kan gaan om reminders, validatie van verplichte velden, klant- en projectmatching, toepassing van goedgekeurde billingregels, tariefselectie, approvalrouting, correctieworkflows, billingperiodechecks en voorbereiding van facturatieklare samenvattingen.

Automatisering kan daarnaast beter zicht geven op ontbrekende registraties en goedgekeurd billable werk.

Medewerkers en bevoegde reviewers blijven verantwoordelijk voor de juistheid van geregistreerde tijd en de vraag of deze factureerbaar is.

Kunnen medewerkers automatisch timesheetreminders ontvangen?

Ja.

Reminders kunnen worden gestart volgens je eigen planning of registratieregels.

Bijvoorbeeld:

Vrijdag 15:00 → Indieningsstatus gecontroleerd → Medewerkers met ontbrekende tijd herkend → Reminder verstuurd

Ook kunnen verschillende teams of billingperiodes verschillende reminderregels gebruiken.

Het doel is handmatige opvolging verminderen, niet een surveillancesysteem voor medewerkers bouwen.

Kunnen urenregistraties automatisch aan de juiste klant en het juiste project worden gekoppeld?

Ja, wanneer betrouwbare identifiers beschikbaar zijn.

De workflow kan klant-, project- en taakreferenties controleren tegen gekoppelde systemen.

Bijvoorbeeld:

Projectcode ingediend → Project gevonden → Project actief → Klantrelatie bevestigd

Is de referentie onduidelijk of zijn meerdere projecten mogelijk? Dan gaat de registratie naar review.

De workflow gokt niet tussen verschillende projecten.

Kan AI automatisch urenregistraties aanmaken of aanvullen?

AI kan helpen een omschrijving te structureren die een medewerker zelf heeft aangeleverd of een bekende classificatie voorstellen.

AI mag geen uren verzinnen of beweren dat werk is uitgevoerd.

Agenda-afspraken of afgeronde projecttaken horen bijvoorbeeld niet automatisch tijdregistraties te worden alleen omdat ze bestaan.

Medewerkers blijven verantwoordelijk voor het registreren van de tijd die ze daadwerkelijk hebben gewerkt.

AI ondersteunt de administratie rondom die informatie en fabriceert deze niet.

Kan billable en non-billable tijd automatisch worden geclassificeerd?

Ja, wanneer je organisatie duidelijke en goedgekeurde regels heeft.

Bijvoorbeeld:

Activiteit = Interne Training → Regel = Non-billable → Classificatie toegepast

Andere activiteiten kunnen afhangen van de klantovereenkomst, projectscope of specifieke context.

Die cases kunnen een voorgestelde classificatie krijgen en naar een bevoegde reviewer gaan.

Automatisering bepaalt niet zelfstandig dat de klant moet worden belast.

Kunnen verschillende klanten, projecten en rollen verschillende billingtarieven gebruiken?

Ja.

De workflow kan tarieven ophalen op basis van vooraf gedefinieerde structuren zoals:

  • Klant
  • Project
  • Dienst
  • Medewerkerrol
  • Engagementtype
  • Rate card
  • Andere goedgekeurde velden

Bijvoorbeeld:

Klant A + Advisory Project + Senior Consultant → Goedgekeurd projecttarief opgehaald

Lijken meerdere tarieven geldig of ontbreekt een goedgekeurd tarief? Dan gaat de case naar finance of een andere bevoegde reviewer.

Automatisering verzint of selecteert geen niet-goedgekeurde tarieven.

Kunnen timesheetreviews en approvals automatisch worden gerouteerd?

Ja.

Reviewers kunnen worden geselecteerd op basis van regels rond projecteigenaarschap, teamstructuur of engagementtype.

Bijvoorbeeld:

Timesheet ingediend → Project herkend → Projectmanager geïdentificeerd → Approvalverzoek aangemaakt

Correcties kunnen automatisch naar de medewerker worden teruggestuurd en na resubmission weer naar de reviewer gaan.

De reviewer neemt nog steeds de approvalbeslissing.

Wat gebeurt er wanneer een tijdregistratie incompleet of mogelijk onjuist is?

De workflow kan de registratie markeren en voorkomen dat deze naar billingvoorbereiding gaat.

Bijvoorbeeld:

Registratie ingediend → Omschrijving ontbreekt → Validatie mislukt → Medewerker gevraagd registratie aan te vullen

Of:

12 uur geregistreerd op project met tegenstrijdige informatie → Registratie naar review → Manager ontvangt registratie en projectcontext

De workflow kan vooraf ingestelde inconsistenties herkennen.

Hij bepaalt niet wat daadwerkelijk is gebeurd en verzint geen correctie.

Kan goedgekeurde tijd worden overgedragen naar onze boekhoud- of facturatiesoftware?

Ja, wanneer de betreffende systemen de benodigde integraties ondersteunen.

Goedgekeurde tijd, projectreferenties, omschrijvingen, tarieven en andere billingvelden kunnen worden voorbereid en overgedragen naar het volgende proces.

Bijvoorbeeld:

Timesheets goedgekeurd → Billingsamenvatting aangemaakt → Finance bevestigt periode → Goedgekeurde billingrecords naar facturatiesysteem

De definitieve factuur volgt nog steeds het afzonderlijke facturatie- en commerciële goedkeuringsproces.

Kunnen retainers, fixed-fee projecten en werk op uurbasis verschillende workflows gebruiken?

Ja.

Verschillende billingmodellen kunnen verschillende regels volgen.

Werk op uurbasis kan bijvoorbeeld facturatieklare uren opleveren, terwijl uren op een fixed-fee project vooral relevant zijn voor projectmonitoring en niet direct voor de factuur.

Retainerwerk kan worden gecontroleerd tegen inbegrepen diensten of uren.

We kunnen voor ieder goedgekeurd billingmodel een andere workflow inrichten.

Commerciële interpretatie van onduidelijke afspraken blijft bij je team.

Moeten we onze huidige tijdregistratiesoftware vervangen?

Niet per se.

We beginnen met de tijdregistratie-, project- en financetools die je organisatie al gebruikt.

Waar mogelijk verbinden we de bestaande systemen en automatiseren we het proces ertussen.

Kan een vereiste workflow niet worden ondersteund? Dan kunnen we aanvullende automatiseringslogica, dashboards of gerichte maatwerksoftware inzetten.

Het doel is de integratie tussen tijdregistratie en billing verbeteren, niet software vervangen zonder duidelijke operationele reden.

Hoe gaan jullie om met privacy en zorgen rondom medewerkersmonitoring?

Automatisering van tijdregistratie hoort te worden ingericht rondom legitieme administratieve behoeften en niet rondom overmatige monitoring.

We richten ons op processen zoals ontbrekende registraties, verplichte velden, projectmatching, approvals en billingvoorbereiding.

Toegang tot tijdinformatie van medewerkers moet proportioneel zijn aan iemands rol.

Je organisatie bepaalt welke informatie wordt verzameld, waarom dat gebeurt, wie toegang heeft en hoe lang gegevens worden bewaard.

Automatisering moet deze regels ondersteunen en niet van tijdinformatie automatisch een oordeel over medewerkersprestaties maken.

Facturatie zou niet afhankelijk moeten zijn van iemand die iedere timesheet en correctie handmatig moet najagen

Wanneer urenregistraties, projectinformatie, approvals, billingregels en financesystemen los van elkaar staan, zijn medewerkers, projectmanagers en financeteams te veel tijd kwijt aan informatie corrigeren en controleren of werk klaar is voor facturatie.

We brengen je tijdregistratie- en billingworkflow in kaart en laten zien waar reminders, validatie, projectmatching, goedgekeurde billingregels, reviews, correcties en billingvoorbereiding kunnen worden geautomatiseerd, terwijl geregistreerde tijd, billability, tarieven, aanpassingen en commerciële beslissingen bij de juiste mensen blijven.

Plan je gratis Automation Scan

Ontdek welke onderdelen van je tijdregistratie- en billingworkflow we kunnen automatiseren.