Declaraties & Goedkeuringen
Zakelijke uitgaven zouden geen lange keten van e-mails, spreadsheets en handmatige opvolging moeten veroorzaken.
We automatiseren het terugkerende proces rondom declaraties, bonnetjes, controles, goedkeuringen en de voorbereiding van terugbetalingen. Duidelijke declaraties kunnen automatisch door het proces. Ontbrekende informatie, afwijkende uitgaven en uitzonderingen gaan naar de juiste medewerker.
Je team houdt controle over financiële beslissingen en de uiteindelijke goedkeuring.
Dagelijkse administratie
Een zakelijke uitgave indienen kost een medewerker misschien maar een paar minuten.
De verwerking ervan vaak veel langer.
Bonnetjes komen via verschillende kanalen binnen. Informatie ontbreekt. Managers vergeten declaraties goed te keuren. Finance moet regels controleren, medewerkers najagen en uitzoeken welke declaraties nog openstaan.
We brengen die losse stappen samen in één duidelijk declaratie- en goedkeuringsproces.
De ene medewerker stuurt een bonnetje per e-mail.
Een ander uploadt een bestand.
Iemand anders houdt declaraties bij in een spreadsheet of gebruikt een ander intern proces.
Wanneer declaraties op verschillende plekken binnenkomen, moet finance ze eerst verzamelen en ordenen voordat de verwerking überhaupt kan beginnen.
We brengen declaraties samen in één gestructureerde workflow, zodat iedere declaratie hetzelfde proces kan volgen.
Een bonnetje ontbreekt.
Het zakelijke doel van de uitgave is onduidelijk.
Een reiskostendeclaratie mist een datum of andere benodigde informatie.
Finance moet dan terug naar de medewerker voordat de declaratie verder kan.
We kunnen controleren of verplichte informatie aanwezig is en ontbrekende gegevens automatisch signaleren of opvragen.
Valt de uitgave binnen een toegestane categorie?
Ligt het bedrag binnen de afgesproken grens?
Is extra goedkeuring nodig?
Dit soort controles worden vaak voor iedere declaratie opnieuw handmatig uitgevoerd.
We kunnen vooraf ingestelde declaratieregels toepassen en uitzonderingen automatisch doorzetten naar de juiste persoon.
Een declaratie komt bij een manager terecht en blijft daar liggen.
Finance moet vervolgens controleren welke declaraties nog wachten, een herinnering sturen en later opnieuw opvolgen.
We automatiseren het routeren van goedkeuringen en het versturen van herinneringen, zodat declaraties blijven doorstromen zonder voortdurende handmatige opvolging.
Zonder één duidelijk overzicht is het lastig om te zien welke declaraties zijn ingediend, welke informatie missen, welke wachten op goedkeuring en welke nog aandacht nodig hebben.
We houden de status van declaraties en goedkeuringen gedurende het hele proces inzichtelijk.
Wat we automatiseren
Breng zakelijke declaraties van medewerkers samen in één duidelijk proces.
We kunnen het aanleverproces zo inrichten dat declaraties uit je bestaande kanalen worden verzameld en voorbereid voor verwerking, in plaats van dat iedere medewerker zijn eigen werkwijze gebruikt.
Het doel is eenvoudig: minder verspreide declaraties en een duidelijk startpunt voor finance.
Bonnetjes bevatten informatie die je team vaak ergens anders opnieuw moet invoeren.
We kunnen relevante gegevens automatisch uitlezen, zoals:
Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor verdere controles en goedkeuring.
Is een bonnetje onduidelijk of kan informatie niet betrouwbaar worden uitgelezen? Dan sturen we de declaratie door voor controle.
Een declaratie zou niet bij een manager moeten belanden als basisinformatie ontbreekt.
We kunnen controleren of alle benodigde gegevens aanwezig zijn voordat de declaratie verdergaat.
Afhankelijk van je proces kan dat bijvoorbeeld gaan om:
Onvolledige declaraties kunnen worden teruggestuurd of gemarkeerd voordat ze later in het proces extra werk veroorzaken.
We kunnen vooraf ingestelde regels onderdeel maken van de workflow.
De workflow kan bijvoorbeeld controleren of een bedrag boven een bepaalde grens ligt, of een kostencategorie extra controle vereist of dat aanvullende informatie verplicht is.
Duidelijke declaraties kunnen verder.
Uitzonderingen gaan naar de juiste medewerker.
Je organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor het bepalen van de regels en de manier waarop uitzonderingen worden beoordeeld.
De juiste declaratie moet bij de juiste goedkeurder terechtkomen zonder dat finance iedere aanvraag handmatig hoeft door te sturen.
We kunnen declaraties routeren op basis van vooraf ingestelde regels.
Denk bijvoorbeeld aan:
De declaratie gaat naar de juiste manager en de workflow vervolgt zodra de benodigde goedkeuring is gegeven.
Goedkeuringen zouden niet afhankelijk moeten zijn van wie eraan denkt.
We kunnen automatisch herkennen welke goedkeuringsverzoeken nog openstaan en op het juiste moment herinneringen versturen.
Zo blijft het declaratieproces bewegen zonder dat finance of operations voortdurend managers hoeft na te jagen.
Hetzelfde bonnetje kan per ongeluk meer dan één keer worden ingediend.
We kunnen controles inbouwen die mogelijke dubbele declaraties signaleren op basis van de beschikbare informatie.
Mogelijke duplicaten worden doorgestuurd voor controle in plaats van automatisch goedgekeurd of afgewezen.
Zodra een declaratie de vereiste controles en goedkeuringen heeft doorlopen, kunnen we de informatie voorbereiden voor de volgende stap in het terugbetalingsproces.
Denk aan het verzamelen en structureren van goedgekeurde declaratiegegevens en het doorzetten naar het juiste interne proces.
De uiteindelijke beslissing over betaling of terugbetaling blijft bij je organisatie.
Goedgekeurde declaraties moeten vaak nog worden verwerkt in de financiële administratie.
We kunnen die overdracht structureren, zodat relevante gegevens worden doorgezet zonder dat finance dezelfde informatie opnieuw hoeft in te voeren.
Zo wordt declaratieautomatisering onderdeel van een bredere financiële workflow.
Zie direct waar iedere declaratie zich bevindt.
We kunnen statussen inzichtelijk maken zoals:
In plaats van losse e-mails en spreadsheets te controleren, heeft je team één duidelijk overzicht van wat nog aandacht nodig heeft.
Voorspelbare declaraties, duidelijke uitzonderingen
Automatisering werkt het beste wanneer voorspelbaar werk en menselijke beoordeling van elkaar worden gescheiden.
Een duidelijke declaratie kan automatisch door vooraf ingestelde controles en goedkeuringsstappen bewegen zonder dat finance iedere stap handmatig hoeft te begeleiden.
Maar niet iedere declaratie is duidelijk.
We kunnen automatisch situaties signaleren zoals:
Valt iets buiten het verwachte proces? Dan neemt de workflow geen financiële beslissing zonder voldoende basis.
De declaratie gaat naar de juiste medewerker, manager of financecollega voor beoordeling.
Automatisering handelt de terugkerende administratie rondom de beslissing af.
Je team neemt de beslissing zelf.
Zo werkt het
De medewerker levert de declaratie, het bonnetje en de benodigde aanvullende informatie aan via het afgesproken proces.
De declaratie komt direct in de workflow terecht in plaats van ergens in een inbox of spreadsheet te blijven staan.
Relevante informatie uit het bonnetje en de declaratie wordt uitgelezen.
Zo hoeft de medewerker of finance minder gegevens handmatig over te nemen.
De workflow controleert of de declaratie alle informatie bevat die volgens je proces nodig is.
Ontbreekt er iets? Dan kan de declaratie worden gemarkeerd of teruggestuurd voordat deze verdergaat.
Vooraf ingestelde regels worden toegepast op de declaratie.
Duidelijke declaraties kunnen verder. Declaraties die buiten de verwachte regels vallen, worden gemarkeerd voor controle.
Op basis van je interne goedkeuringsstructuur wordt de declaratie automatisch naar de juiste manager of medewerker gestuurd.
Wanneer nodig kan een extra goedkeuringsniveau worden toegevoegd.
Blijft een goedkeuring openstaan? Dan kunnen automatisch herinneringen worden verstuurd.
Finance hoeft daardoor geen aparte lijst bij te houden van managers die nog moeten reageren.
Wanneer alle benodigde goedkeuringen zijn afgerond, kan de declaratie worden voorbereid voor terugbetaling, boekhouding of een ander intern financeproces.
Ontbrekende documenten, afwijkingen van de regels, ongebruikelijke declaraties en onzekere informatie blijven zichtbaar en worden naar de juiste persoon gestuurd.
Routinewerk blijft doorlopen zonder menselijke controle weg te halen.
Van handmatig naar geautomatiseerd
Minder handmatige opvolging. Duidelijkere goedkeuringen. Meer tijd voor de situaties die daadwerkelijk aandacht vragen.
Onze diensten in de praktijk
We zetten AI-agents in om bonnetjes, omschrijvingen en andere ongestructureerde informatie binnen het declaratieproces te interpreteren.
Ze kunnen bijvoorbeeld helpen bij het uitlezen van gegevens, herkennen van een waarschijnlijke kostencategorie, controleren of verplichte informatie aanwezig lijkt te zijn en signaleren van declaraties die afwijken van het gebruikelijke patroon.
AI-agents verminderen repetitieve controles, maar hoeven geen definitieve financiële beslissingen te nemen.
Is informatie onduidelijk? Dan gaat de declaratie naar de juiste medewerker voor beoordeling.
We verbinden de losse stappen van declaratieverwerking in één gestructureerde workflow.
Bijvoorbeeld:
Declaratie ingediend → Informatie gecontroleerd → Regels toegepast → Goedkeuring gevraagd → Herinnering verstuurd → Declaratie goedgekeurd → Terugbetaling of boekhouding voorbereid
De workflow zorgt dat het proces blijft bewegen en vermindert handmatige overdrachten tussen medewerkers, managers en finance.
Declaratiegegevens moeten vaak tussen meerdere systemen bewegen.
We koppelen de systemen binnen je proces, zodat informatie kan doorstromen tussen de aanlevering van declaraties, documentopslag, goedkeuring, boekhouding en andere relevante bedrijfssystemen.
Dat vermindert dubbele invoer en helpt om één consistent proces te behouden.
De exacte inrichting hangt af van de systemen die je al gebruikt en wat deze ondersteunen.
We kunnen je team één duidelijk overzicht geven van het declaratie- en goedkeuringsproces.
Daarin kan bijvoorbeeld zichtbaar zijn:
In plaats van e-mails en spreadsheets te doorzoeken, ziet finance of operations direct waar actie nodig is.
Standaard declaratiesoftware sluit niet altijd aan op de manier waarop je medewerkers en managers wilt laten werken.
Waar nodig kunnen we gerichte interne tools bouwen, zoals:
We bouwen maatwerk wanneer standaardsoftware het proces niet goed genoeg ondersteunt.
Menselijke controle ingebouwd
Declaratieautomatisering moet terugkerend werk wegnemen zonder controle weg te halen.
We richten de workflow in rondom het niveau van toezicht dat je organisatie nodig heeft.
Duidelijke en voorspelbare declaraties kunnen automatisch door vooraf ingestelde operationele stappen bewegen wanneer alle vereiste informatie beschikbaar is en de declaratie aan je regels voldoet.
De workflow kan bijvoorbeeld gegevens verzamelen, informatie uitlezen en de declaratie naar de juiste goedkeurder sturen zonder tussenkomst van finance.
Sommige declaraties kunnen automatisch worden voorbereid en gecontroleerd, maar vereisen nog steeds bevestiging of goedkeuring van een manager of financecollega.
De workflow handelt de administratie rondom die controle af.
De medewerker blijft verantwoordelijk voor de beslissing.
Ontbrekende bonnetjes, ongebruikelijke uitgaven, afwijkingen van de regels, onvolledige gegevens en andere twijfelgevallen gaan direct naar de juiste persoon.
We gebruiken automatisering niet om financiële beslissingen te forceren wanneer menselijke beoordeling nodig is. Je managers, finance team of accountant blijven verantwoordelijk voor declaratieregels, financiële beoordeling en definitieve goedkeuring.
De NexFlow-methode
We brengen je huidige declaratie- en goedkeuringsproces in kaart.
We kijken hoe medewerkers kosten indienen, waar bonnetjes binnenkomen, hoe declaraties worden gecontroleerd, wie ze goedkeurt en waar finance tijd kwijt is aan handmatige opvolging.
We bepalen welke stappen vaak terugkomen en waar onnodig veel tijd verloren gaat aan administratie.
Zo richten we ons op de onderdelen van het declaratieproces waar automatisering praktisch voordeel oplevert.
We bouwen de workflow rondom je bestaande declaratieregels, goedkeuringsstructuur en systemen.
Dat kan bestaan uit het verzamelen van declaraties, uitlezen van bonnetjes, volledigheidscontroles, declaratieregels, goedkeuringsflows, herinneringen, voorbereiding van terugbetalingen en statusbewaking.
Zodra de workflow draait, kunnen we deze verder verbeteren wanneer je team, declaratievolume, goedkeuringsstructuur of interne processen veranderen.
Antwoord op je vragen
Veelvoorkomende mogelijkheden zijn het verzamelen van declaraties, uitlezen van bonnetjes, controleren van verplichte informatie, toepassen van vooraf ingestelde declaratieregels, routeren van goedkeuringen, versturen van herinneringen, signaleren van mogelijke duplicaten en voorbereiden van goedgekeurde declaraties voor terugbetaling of boekhouding.
Welke onderdelen het beste kunnen worden geautomatiseerd, hangt af van je huidige proces en systemen.
We kunnen relevante informatie uit bonnetjes uitlezen, zoals leverancier, datum, bedrag en btw-gegevens.
Niet ieder bonnetje is even duidelijk. Onzekere of onvolledige informatie kan daarom naar een medewerker worden gestuurd voor controle.
Ja.
We kunnen vooraf ingestelde declaratieregels onderdeel maken van de workflow.
Zo kan het proces bijvoorbeeld herkennen wanneer een declaratie boven een bepaalde grens ligt of wanneer extra goedkeuring nodig is.
Je organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor het bepalen van het declaratiebeleid en de uiteindelijke beslissingen.
Ja.
We kunnen declaraties automatisch routeren naar de juiste goedkeurder op basis van je bestaande regels en goedkeuringsstructuur.
Ja.
De workflow kan bijhouden welke goedkeuringen nog openstaan en volgens je eigen planning herinneringen versturen.
Zo hoeft finance niet iedere manager afzonderlijk na te jagen.
We kunnen controles inbouwen die mogelijke dubbele declaraties signaleren op basis van de beschikbare gegevens.
Mogelijke duplicaten gaan vervolgens naar een medewerker voor beoordeling voordat ze verder worden verwerkt.
De workflow kan ontbrekende verplichte informatie signaleren en voorkomen dat de declaratie normaal verdergaat.
Afhankelijk van je proces kan de medewerker automatisch worden gevraagd om de ontbrekende informatie aan te vullen of kan de declaratie naar iemand voor controle gaan.
Wanneer je bestaande systemen en boekhoudproces dit ondersteunen, kunnen goedgekeurde declaratiegegevens worden doorgezet naar de volgende stap in je financiële administratie.
Tijdens de Automation Scan bekijken we wat technisch en praktisch passend is.
Goedgekeurde declaraties kunnen waar passend worden voorbereid voor het terugbetalingsproces.
Hoe ver de automatisering gaat, hangt af van je interne controles en bestaande systemen.
De uiteindelijke terugbetaling en financiële beslissing blijven bij je organisatie.
Nee.
Declaratieautomatisering betekent niet dat menselijke goedkeuring verdwijnt.
Voorspelbare operationele stappen kunnen automatisch verlopen, terwijl declaraties die beoordeling, goedkeuring of extra controle nodig hebben bij de juiste medewerker blijven.
Nee.
We automatiseren het operationele proces rondom de regels die je zelf opstelt.
Je organisatie, managers, finance team of accountant blijven verantwoordelijk voor het declaratiebeleid, financiële beoordeling en de uiteindelijke goedkeuring.
Bonnetjes verzamelen, informatie controleren, managers najagen en de status van individuele declaraties bijhouden kost iedere maand opnieuw tijd.
We brengen je huidige declaratie- en goedkeuringsproces in kaart en laten zien welke terugkerende stappen we kunnen automatiseren, terwijl financiële beslissingen en goedkeuring bij de juiste mensen blijven.
Ontdek welke onderdelen van je declaratie- en goedkeuringsproces we kunnen automatiseren.