Boekhouding & Aansluitingen
Een actuele boekhouding zou niet moeten betekenen dat je team continu gegevens tussen systemen verplaatst, transacties handmatig koppelt en ontbrekende posten moet opsporen.
We automatiseren het terugkerende werk rondom het verzamelen, categoriseren, matchen en aansluiten van financiële transacties. Duidelijke transacties kunnen automatisch door het proces. Onzekere matches en verschillen gaan naar je finance team voor controle.
Dagelijkse administratie
Transacties komen uit allerlei systemen.
Bankrekeningen. Betaalproviders. Verkoopplatformen. Declaratiesystemen. Boekhoudsoftware.
Vervolgens moet iemand deze informatie samenbrengen, bepalen waar transacties thuishoren, betalingen aan de juiste posten koppelen en uitzoeken waarom saldi niet aansluiten.
Los van elkaar zijn het kleine taken.
Maar iedere dag, week en maand opnieuw kosten ze veel tijd.
We verbinden deze stappen in één gestructureerde workflow voor boekhouding en aansluitingen.
Financiële bewegingen staan verspreid over bankrekeningen, betaalproviders, verkoopplatformen en andere bedrijfssystemen.
Wanneer deze systemen niet goed met elkaar communiceren, moet iemand de gegevens handmatig downloaden, importeren of overnemen.
We automatiseren deze gegevensstromen waar de bestaande systemen dat toelaten.
Veel transacties keren steeds terug, maar iemand moet nog bepalen hoe ze verwerkt moeten worden.
We kunnen vooraf ingestelde boekhoudregels toepassen op duidelijke transacties en onzekere classificaties doorzetten voor controle.
Een banktransactie kan horen bij een verkoopfactuur, inkoopfactuur, declaratie, payout of andere financiële boeking.
Het handmatig zoeken naar de juiste match kost steeds meer tijd naarmate het aantal transacties groeit.
We automatiseren betrouwbare matches en maken twijfelgevallen direct zichtbaar voor je team.
Het banksaldo sluit niet aan op de boekhouding.
Een payout van een betaalprovider komt niet overeen met de geregistreerde omzet.
Of er lijkt ergens een transactie te ontbreken.
Om de oorzaak te vinden, moet je vaak meerdere systemen, exports en spreadsheets naast elkaar leggen.
We brengen de relevante informatie samen en signaleren waar verschillen verder onderzocht moeten worden.
Wanneer boekhoudwerk gedurende de maand blijft liggen, stapelen openstaande aansluitingen en uitzonderingen zich op.
Finance teams zijn dan vlak voor de periodeafsluiting extra tijd kwijt aan ontbrekende transacties, documenten en onverklaarde verschillen.
We helpen om dat werk gedurende de maand structureel af te handelen.
Wat we automatiseren
We automatiseren de voorspelbare stappen die nodig zijn om financiële gegevens compleet en consistent te houden.
Breng transactiedata uit verschillende financiële systemen samen in één workflow.
Afhankelijk van je huidige proces kan dit informatie omvatten uit:
In plaats van steeds opnieuw gegevens te downloaden, exporteren en importeren, koppelen we de relevante stappen waar mogelijk.
Veel transacties volgen herkenbare patronen.
We kunnen vooraf ingestelde boekhoudregels gebruiken om terugkerende transacties automatisch te categoriseren op basis van beschikbare informatie.
Denk aan:
Duidelijke categorisaties kunnen automatisch verder.
Is de juiste verwerking niet zeker? Dan sturen we de transactie door naar je team of accountant.
De uiteindelijke boekhoudkundige beoordeling blijft bij hen.
Banktransacties staan niet op zichzelf.
Ze kunnen bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan:
We vergelijken beschikbare informatie en zoeken naar waarschijnlijke matches.
Wanneer de match duidelijk is, kan de workflow verder.
Is er onvoldoende informatie? Dan wordt de transactie gemarkeerd voor controle in plaats van automatisch verkeerd gekoppeld.
Om je boekhouding actueel te houden, moeten bankmutaties en boekhoudgegevens regelmatig op elkaar aansluiten.
We kunnen delen van dit proces automatiseren door transacties en saldi uit de bank te vergelijken met de gegevens in de boekhouding.
Wanneer de informatie aansluit, kan het proces verder.
Wanneer er een verschil ontstaat, maken we dit zichtbaar als uitzondering.
Betaalproviders voegen vaak een extra laag toe.
Meerdere klantbetalingen kunnen samen in één payout terechtkomen, terwijl kosten, refunds en andere correcties het uiteindelijke uitbetaalde bedrag beïnvloeden.
We kunnen transacties, payouts en boekhoudgegevens naast elkaar zetten en automatisch vergelijken.
Zo hoeft je team niet telkens verschillende exports handmatig met elkaar af te stemmen.
De aandacht gaat alleen naar de verschillen die nog niet verklaard zijn.
Omzetgegevens, betalingen en boekingen staan vaak in verschillende systemen.
We kunnen workflows bouwen die deze gegevens automatisch met elkaar vergelijken.
Bijvoorbeeld:
Verkoop geregistreerd → Betaling ontvangen → Payout verwerkt → Bankmutatie ontvangen → Boekhouding vergeleken
Sluiten de beschikbare gegevens op elkaar aan? Dan kan de workflow verder.
Is er een verschil? Dan wordt dit direct gemarkeerd.
Transacties kunnen ontbreken of per ongeluk dubbel worden verwerkt.
We kunnen controles inbouwen die helpen bij het signaleren van:
Het doel is niet om iedere afwijking automatisch te beoordelen.
Het doel is om de afwijkingen sneller zichtbaar te maken.
Voor sommige transacties is extra onderbouwing nodig.
We kunnen workflows bouwen die signaleren wanneer documenten ontbreken en de juiste vervolgstap starten.
Denk bijvoorbeeld aan het opvragen of verzamelen van:
Zo hoeft je finance team minder tijd te besteden aan het handmatig zoeken naar ontbrekende stukken.
Zie direct welke rekeningen en periodes zijn afgehandeld en waar nog werk openstaat.
We kunnen statusinformatie bijhouden over onder andere:
In plaats van losse spreadsheets en checklists heeft je team één duidelijk overzicht van wat nog moet gebeuren.
Een goede maandafsluiting begint ruim vóór de laatste dag van de maand.
Door transacties gedurende de periode te verzamelen, categoriseren, matchen en aansluiten, blijft de administratie beter bijgewerkt.
Openstaande uitzonderingen blijven zichtbaar, zodat je finance team of accountant weet welke punten nog beoordeeld moeten worden vóór de definitieve afsluiting.
Voorspelbare transacties, duidelijke verschillen
Niet iedere transactie moet volledig automatisch worden verwerkt.
We scheiden voorspelbaar werk van situaties waarin financiële beoordeling nodig is.
Een duidelijke transactie kan bijvoorbeeld als volgt door het proces gaan:
Transactie ontvangen → Gecategoriseerd → Match gevonden → Controles geslaagd → Boekhouding bijgewerkt
Maar een transactie kan ook te maken hebben met:
In dat geval gaat de workflow niet gokken.
We markeren de transactie en sturen deze naar de juiste medewerker voor controle.
Automatisering handelt het repetitieve werk rondom de beslissing af.
Je finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke beoordeling.
Zo werkt het
Een geautomatiseerde workflow voor boekhouding en aansluitingen kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Gegevens komen binnen vanuit een bank, betaalprovider, verkoopplatform of ander bedrijfssysteem.
Omschrijvingen, referenties en andere beschikbare gegevens bepalen hoe de transactie verder door het proces gaat.
Voorspelbare transacties worden gecategoriseerd volgens vooraf ingestelde regels.
De workflow zoekt naar bijbehorende facturen, kosten, betalingen, payouts of andere boekingen.
Wanneer de beschikbare informatie een duidelijke match geeft, kan de transactie automatisch verder.
Ontbrekende documenten of informatie kunnen worden gesignaleerd voordat een post als compleet wordt beschouwd.
Gegevens uit de verschillende systemen worden met elkaar vergeleken.
Onzekere categorisaties, ontbrekende posten en onverklaarde verschillen worden doorgestuurd voor beoordeling.
Het routinematige werk blijft doorlopen.
Je finance team richt zich op de posten die daadwerkelijk aandacht nodig hebben.
Van handmatig naar geautomatiseerd
Minder handmatige invoer. Consistentere aansluitingen. Minder openstaande punten richting de periodeafsluiting.
Onze diensten in de praktijk
Transactieomschrijvingen en financiële gegevens zijn niet altijd perfect gestructureerd.
We zetten AI-agents in om beschikbare informatie te interpreteren, transacties te helpen categoriseren, waarschijnlijke matches te vinden en posten te signaleren die extra aandacht nodig hebben.
Een AI-agent kan bijvoorbeeld transactieomschrijvingen, referenties en bestaande boekingen gebruiken om te bepalen welke post waarschijnlijk bij een bankmutatie hoort.
Is er onvoldoende informatie voor een betrouwbare beslissing? Dan gaat de transactie naar je team.
AI helpt het repetitieve uitzoekwerk te verminderen.
Je finance team of accountant houdt controle over boekhoudkundige beslissingen en definitieve goedkeuring.
Boekhouden bestaat zelden uit één handeling.
Een transactie moet mogelijk worden verzameld, gecategoriseerd, gematcht, gecontroleerd en aangesloten voordat het proces klaar is.
We verbinden deze stappen in workflows die automatisch bepalen wat er vervolgens moet gebeuren.
Bijvoorbeeld:
Transactie ontvangen → Regel toegepast → Match gezocht → Onderbouwing gecontroleerd → Aansluiting bijgewerkt → Afwijking doorgestuurd
Zo blijft het terugkerende werk doorlopen zonder dat iemand iedere stap handmatig hoeft te coördineren.
De gegevens die nodig zijn voor boekhouding en aansluitingen staan vaak verspreid over meerdere systemen.
We koppelen de systemen die onderdeel zijn van je financiële proces, zodat transactiedata kan doorstromen tussen banken, betaalproviders, verkoopplatformen, declaratiesystemen en boekhoudsoftware.
Dat vermindert handmatige exports, dubbele invoer en het steeds opnieuw vergelijken van losstaande gegevens.
De precieze inrichting hangt af van de systemen die je al gebruikt en wat deze technisch ondersteunen.
Niet iedere transactie vraagt om aandacht.
Je team moet vooral weten welke transacties dat wél doen.
We kunnen één duidelijk overzicht maken van:
In plaats van meerdere systemen en spreadsheets te doorzoeken, ziet je finance team direct waar nog actie nodig is.
Soms is het aansluitingsproces te specifiek voor standaardsoftware.
We kunnen interne tools bouwen rondom je bestaande proces, zoals:
Het doel is niet om je boekhoudpakket te vervangen.
We bouwen maatwerk wanneer standaardsoftware niet goed genoeg aansluit op de manier waarop jouw team werkt.
Menselijke controle ingebouwd
Boekhouding automatiseren betekent niet dat software alle financiële beslissingen overneemt.
We bouwen workflows rondom duidelijke regels en vooraf bepaalde niveaus van controle.
Voorspelbare transacties met betrouwbare informatie kunnen automatisch door vooraf ingestelde stappen gaan.
Een transactie kan automatisch worden gecategoriseerd of gematcht en vervolgens ter bevestiging aan een medewerker worden voorgelegd.
Onzekere classificaties, ongebruikelijke transacties, onvolledige gegevens en aansluitingsverschillen worden doorgestuurd naar de juiste persoon.
We automatiseren het operationele proces rondom boekhouding en aansluitingen. Je bedrijf, finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor boekhoudkundige keuzes, financiële beslissingen en de uiteindelijke goedkeuring.
De NexFlow-methode
We brengen je huidige boekhoud- en aansluitingsproces in kaart.
We kijken waar transactiedata vandaan komt, hoe posten worden gecategoriseerd en gematcht, welke aansluitingen handmatig plaatsvinden en waar je team tijd verliest aan het uitzoeken van verschillen.
We bepalen welke taken vaak terugkomen en waar automatisering onnodig administratief werk kan verminderen.
Zo richten we ons op de onderdelen waar automatisering praktisch voordeel oplevert.
We bouwen de workflow rondom je bestaande systemen, boekhoudregels en controleproces.
Dat kan bestaan uit transactieverzameling, categorisatie, matching, aansluitingen, documentverzameling, uitzonderingsafhandeling en statusbewaking.
Zodra de workflow draait, kunnen we deze verder verbeteren wanneer volumes, systemen of interne processen veranderen.
Antwoord op je vragen
Veelvoorkomende mogelijkheden zijn het verzamelen van transactiedata, toepassen van vooraf ingestelde categorisatieregels, matchen van transacties met bestaande posten, signaleren van ontbrekende informatie, vergelijken van saldi en doorsturen van uitzonderingen voor controle.
Welke onderdelen het beste geautomatiseerd kunnen worden, hangt af van je huidige systemen en proces.
Voorspelbare transacties kunnen worden gecategoriseerd op basis van vooraf ingestelde regels en beschikbare transactiegegevens.
Wanneer de juiste verwerking niet duidelijk is, sturen we de transactie door naar je medewerker of accountant voor controle.
Wanneer er voldoende informatie beschikbaar is voor een betrouwbare match, kunnen delen van dit proces worden geautomatiseerd.
Transacties zonder duidelijke match blijven zichtbaar voor handmatige beoordeling.
We kunnen delen van het proces automatiseren waarbij transacties en payouts van betaalproviders worden vergeleken met bank- en boekhoudgegevens.
Hoe dit precies werkt, hangt af van de beschikbare informatie en de inrichting van je systemen.
Het verschil kan automatisch worden gemarkeerd als uitzondering.
We kunnen de relevante gegevens samenbrengen en het verschil doorzetten naar de juiste medewerker voor onderzoek.
De workflow helpt het probleem sneller te vinden en te organiseren, zonder zelf een boekhoudkundige beslissing te forceren.
Ja.
Wanneer ondersteunende documenten onderdeel zijn van je proces, kunnen we signaleren welke transacties nog informatie missen en vervolgens de juiste opvolging starten.
Niet per se.
Dat is ook niet het doel.
Voorspelbare transacties kunnen automatisch worden verwerkt, terwijl onzekere categorisaties, onvolledige informatie en afwijkende transacties onder menselijke controle blijven.
Nee.
We automatiseren het operationele proces rondom boekhouding en aansluitingen.
Je bedrijf, finance team of accountant blijft verantwoordelijk voor boekhoudkundige keuzes, financiële beslissingen en uiteindelijke goedkeuring.
Nee.
Factuurverwerking draait om het ontvangen en verwerken van inkomende leveranciersfacturen.
Boekhouding & Aansluitingen gaat over het registreren, matchen en controleren van financiële transacties uit verschillende systemen.
Nee.
Boekhouding & Aansluitingen helpt om de onderliggende financiële administratie compleet en consistent te houden.
Financiële Rapportage gebruikt die verwerkte financiële informatie om rapportages en managementinzichten op te stellen.
Transacties tussen systemen verplaatsen, posten matchen en aansluitingsverschillen uitzoeken kan iedere maand veel financecapaciteit kosten.
We brengen je huidige boekhoud- en aansluitingsproces in kaart, identificeren het repetitieve werk en laten zien welke stappen we kunnen automatiseren, terwijl financiële beoordeling bij de juiste mensen blijft.
Ontdek welke onderdelen van je boekhouding en aansluitingen we kunnen automatiseren.