Ga naar de inhoud
NL
EnglishENNederlandsNL
Gratis Scan

Productcatalogusbeheer

Houd productinformatie consistent over al je verkoopkanalen met minder handmatige administratie

Productdata zou niet afhankelijk moeten zijn van medewerkers die informatie kopiëren tussen leveranciersbestanden, spreadsheets, interne systemen en verkoopkanalen.

We automatiseren het terugkerende werk rondom het verzamelen, structureren, controleren, verrijken, goedkeuren, publiceren en synchroniseren van productinformatie. Duidelijke en complete productupdates kunnen automatisch door vooraf ingestelde stappen bewegen, terwijl prijsbeslissingen, juridische informatie, tegenstrijdige data en andere onzekere wijzigingen bij de juiste mensen blijven.

Je team blijft verantwoordelijk voor productdatastandaarden, merkrichtlijnen, prijzen, gereguleerde claims en definitieve publicatiebeslissingen.

Plan je gratis Automation Scan
Je productcatalogusworkflow Verbonden
  1. Productdata verzameldLeveranciers- en interne bronnen gekoppeld
  2. Velden gemaptBrondata volgt één productstructuur
  3. Informatie gecontroleerdVerplichte velden en regels gevalideerd
  4. Kanalen bijgewerktGoedgekeurde productdata gepubliceerd en gevolgd
Onzekere productdata gaat naar je team.
Publicatiebeslissingen blijven bij de juiste mensen.

De dagelijkse administratie

Productinformatie vraagt nog te veel handmatige afstemming

Productinformatie begint vaak op één plek en moet vervolgens in meerdere andere systemen terechtkomen.

Een leverancier stuurt een spreadsheet. Een andere leverancier stuurt een PDF of e-mail. Productgegevens staan misschien al deels in een ERP- of PIM-systeem. Afbeeldingen staan weer in een andere map. Je webshop en marketplaces vragen ieder om andere velden en formats.

Medewerkers zijn vervolgens tijd kwijt aan producten matchen, velden kopiëren, beschrijvingen herschrijven, afbeeldingen zoeken, verplichte informatie controleren en verschillen tussen kanalen corrigeren.

We verbinden deze terugkerende stappen in één gestructureerde workflow voor productcatalogusbeheer.

Productinformatie staat verspreid over verschillende bronnen

Productdata kan binnenkomen via:

  • Leveranciersbestanden
  • E-mails
  • Spreadsheets
  • ERP-systemen
  • PIM-systemen
  • Interne documenten
  • Productdatabases
  • Gedeelde mappen

De ene leverancier levert gestructureerde productattributen aan.

Een andere gebruikt een spreadsheet met volledig andere kolomnamen.

Een derde verwerkt specificaties in een PDF of e-mail.

Wanneer productinformatie verspreid staat over meerdere bronnen, moet je team deze eerst verzamelen en structureren voordat iets gepubliceerd kan worden.

We kunnen informatie uit ondersteunde bronnen samenbrengen in één productdataworkflow en de beschikbare gegevens structureren voordat deze verdergaan.

Hoe ver dit kan worden geautomatiseerd, hangt af van de beschikbare dataformaten, toegang en integratiemogelijkheden.

Medewerkers voeren productdata steeds opnieuw in en passen formats aan

Een leverancier gebruikt bijvoorbeeld het veld “Product Code”.

Je interne systeem gebruikt “SKU”.

Een marketplace verwacht weer een andere identifier.

Beschrijvingen moeten mogelijk ook naar andere velden worden gekopieerd of opnieuw worden geformatteerd voordat ze gepubliceerd kunnen worden.

Zonder automatisering rond productcatalogusbeheer blijft veel werk bestaan uit kopiëren, plakken en handmatig herstructureren.

We kunnen binnenkomende velden mappen naar de productdatastructuur die jouw organisatie gebruikt en informatie automatisch voorbereiden voor de systemen en kanalen die deze nodig hebben.

Velden die niet betrouwbaar gekoppeld kunnen worden, blijven zichtbaar voor controle.

Ieder verkoopkanaal stelt andere eisen

Hetzelfde product moet soms anders worden gepresenteerd afhankelijk van het kanaal waarop je verkoopt.

Je webshop kan bepaalde velden vereisen, terwijl een marketplace aanvullende attributen of een specifieke categoriestructuur verwacht.

Denk aan eisen rondom:

  • Producttitels
  • Beschrijvingen
  • Bullet points
  • Categorieën
  • Attributen
  • Identifiers
  • Afbeeldingsformaten
  • Variantstructuren
  • Verplichte technische velden

We kunnen goedgekeurde productinformatie voorbereiden volgens vooraf ingestelde kanaalvereisten en ontbrekende informatie signaleren voordat publicatie wordt geprobeerd.

Welke stappen geautomatiseerd kunnen worden, hangt af van de eisen en technische mogelijkheden van ieder verkoopkanaal.

Productwijzigingen worden niet overal consequent bijgewerkt

Een productbeschrijving verandert.

Een leverancier past een attribuut aan.

Er komt een nieuwe afbeelding beschikbaar.

Een productidentifier wordt gecorrigeerd.

Wanneer ieder kanaal apart wordt bijgewerkt, kan verouderde informatie op sommige plekken zichtbaar blijven.

We kunnen workflows bouwen die goedgekeurde productwijzigingen doorzetten naar de relevante gekoppelde systemen.

De workflow kan ook bijhouden of updates succesvol zijn doorgekomen of dat een kanaal de wijziging heeft afgewezen.

Ontbrekende informatie en fouten worden te laat ontdekt

Een product kan in een interne spreadsheet compleet lijken, terwijl een marketplace de publicatie toch afwijst omdat een verplicht attribuut ontbreekt.

Een variant kan aan de verkeerde SKU zijn gekoppeld.

Een afbeelding voldoet mogelijk niet aan het vereiste formaat.

Of een product bereikt een verkoopkanaal voordat iemand merkt dat leveranciersdata conflicteert met een intern record.

We kunnen controles op volledigheid en validatie opnemen in de workflow voordat publicatie plaatsvindt.

Ontbrekende, tegenstrijdige of afwijkende informatie kan dan naar de juiste medewerker worden gestuurd voordat het product live gaat of vastloopt.

Wat we automatiseren

Wat we automatiseren

Productdata verzamelen

Productinformatie moet vaak eerst handmatig uit verschillende bronnen worden verzameld voordat ermee gewerkt kan worden.

Medewerkers downloaden leveranciersspreadsheets, openen e-mails, zoeken interne gegevens op en voegen alles samen in een nieuw bestand.

We kunnen productinformatie verzamelen uit gekoppelde bronnen zoals leverancierssystemen, ERP- of PIM-software, spreadsheets en interne databases en deze samenbrengen in één gestructureerde workflow.

Bijvoorbeeld:

Leveranciersdata ontvangen → Productrecords uitgelezen → Bestaande informatie opgehaald → Productworkflow gestart

De workflow kan informatie verzamelen zoals:

  • Productidentifiers
  • Leveranciersreferenties
  • Namen
  • Beschrijvingen
  • Specificaties
  • Varianten
  • Attributen
  • Afbeeldingen
  • Documenten
  • Andere beschikbare productinformatie

De mogelijkheden hangen af van de beschikbare brondata, bestandsformaten en integraties.

Wanneer essentiële informatie niet beschikbaar is, kan de workflow die niet betrouwbaar uit het niets creëren.

Velden mappen en data normaliseren

Verschillende systemen gebruiken vaak verschillende namen voor dezelfde informatie.

Een leverancier kan bijvoorbeeld werken met:

Item number → Colour name → Size code

terwijl je interne structuur gebruikt:

SKU → Kleur → Maat

Medewerkers moeten deze structuren nu vaak handmatig vertalen.

We kunnen vooraf ingestelde mappingregels maken waarmee binnenkomende velden worden vertaald naar de productdatastructuur van je organisatie.

Dat kan bestaan uit:

  • Mapping van veldnamen
  • Datumformaten
  • Eenheden standaardiseren
  • Attributenamen normaliseren
  • Identifiers formatteren
  • Waarden normaliseren
  • Kanaalspecifieke velden voorbereiden

Bijvoorbeeld:

Leveranciersveld “Article No.” → Intern veld “SKU”

Duidelijke mappings kunnen automatisch worden toegepast.

Onbekende of tegenstrijdige velden worden gemarkeerd in plaats van gegokt.

Productdata valideren en controleren op volledigheid

Een product zou niet gepubliceerd moeten worden als essentiële informatie ontbreekt.

We kunnen productrecords controleren tegen vooraf ingestelde eisen voordat ze verdergaan.

Afhankelijk van je proces kan dat gaan om:

  • Verplichte velden
  • Productidentifiers
  • SKU-formaten
  • GTIN of andere codes waar relevant
  • Titels
  • Beschrijvingen
  • Verplichte attributen
  • Afbeeldingen
  • Variantinformatie
  • Kanaalspecifieke velden

De workflow kan ook controleren of velden het verwachte format volgen of of waarden afwijken van bestaande regels.

Bijvoorbeeld:

Product geïmporteerd → Verplichte velden gecontroleerd → Ontbrekend attribuut gevonden → Product naar reviewqueue

Deze controles volgen de regels die jij definieert.

Ze garanderen niet dat de aangeleverde leveranciersinformatie inhoudelijk correct is.

SKU’s en varianten matchen

Producten en varianten matchen wordt ingewikkeld wanneer verschillende systemen andere identifiers of naamgevingen gebruiken.

Een intern product kan een andere SKU-structuur hebben dan een leverancier of marketplace.

We kunnen betrouwbare referenties gebruiken om te helpen bij het matchen van:

  • Producten
  • SKU’s
  • Varianten
  • Maten
  • Kleuren
  • Leveranciersreferenties
  • Kanaalidentifiers

Bijvoorbeeld:

Leveranciers-SKU gevonden → Bestaande interne SKU gematcht → Variantrelatie bevestigd → Record bijgewerkt

Wanneer identifiers en referenties consistent zijn, kan matching worden geautomatiseerd.

Zijn er meerdere mogelijke matches of is er te weinig informatie? Dan gaat het product naar menselijke controle.

De workflow hoort geen variantrelatie te gokken.

Productcontent voorbereiden

Productinformatie bevat vaak wel de juiste feiten, maar nog niet in het formaat dat je verkoopkanalen nodig hebben.

We kunnen productcontent voorbereiden op basis van goedgekeurde broninformatie.

Denk aan:

  • Producttitels
  • Beschrijvingen
  • Bullet points
  • Feature-samenvattingen
  • Korte beschrijvingen
  • Kanaalspecifieke contentvarianten

AI kan helpen om gestructureerde specificaties om te zetten naar leesbare productcopy of bestaande content aan te passen aan een gewenst format.

Bijvoorbeeld:

Goedgekeurde specificaties → Productbeschrijving voorbereid → Merkrichtlijnen toegepast → Medewerker controleert waar nodig

De workflow gebruikt alleen informatie uit goedgekeurde bronnen en vooraf ingestelde instructies.

We verzinnen geen afmetingen, materialen, compatibiliteitsclaims of andere productfeiten die niet door de brondata worden ondersteund.

Productattributen verrijken

Producten hebben vaak meer gestructureerde attributen nodig dan leveranciers direct aanleveren.

Beschikbare informatie moet bijvoorbeeld worden omgezet naar velden zoals:

  • Materiaal
  • Kleur
  • Maat
  • Afmetingen
  • Inhoud
  • Producttype
  • Kenmerken
  • Technische eigenschappen
  • Andere kanaalspecifieke attributen

We kunnen beschikbare broninformatie gebruiken om deze attributen voor te bereiden of in te vullen volgens je vooraf ingestelde structuur.

Bijvoorbeeld:

Leveranciersbeschrijving geanalyseerd → Bestaande specificaties herkend → Relevante attributen voorbereid → Ontbrekende velden gemarkeerd

AI kan helpen om ongestructureerde beschrijvingen te interpreteren, maar hoort geen ontbrekende productspecificaties te verzinnen.

Wanneer een bron onvoldoende basis geeft voor een betrouwbaar attribuut, blijft het veld open en gaat het naar je team.

Afbeeldingen en media coördineren

Productinformatie bestaat uit meer dan alleen tekst.

Afbeeldingen, handleidingen, specificatiebladen en andere bestanden moeten vaak worden verzameld en gekoppeld aan het juiste product.

Medewerkers zoeken mogelijk handmatig in leveranciersmappen, hernoemen bestanden, controleren productreferenties en uploaden media één voor één.

We kunnen de workflow rondom beschikbare media automatiseren.

Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit:

  • Ondersteunde afbeeldingsbestanden verzamelen
  • Media koppelen aan producten op basis van betrouwbare identifiers
  • Controleren of verplichte media aanwezig zijn
  • Niet-ondersteunde bestandstypen signaleren
  • Ontbrekende afbeeldingen doorzetten voor controle
  • Media voorbereiden voor volgende systemen
  • Bijhouden of bestanden succesvol zijn overgedragen

Bijvoorbeeld:

Leveranciersafbeeldingen ontvangen → SKU-referenties gecontroleerd → Afbeeldingen gekoppeld → Ontbrekende hoofdafbeelding gemarkeerd

De workflow bepaalt niet zelfstandig of een afbeelding juridisch geschikt, merkconform of inhoudelijk representatief is, tenzij je daarvoor expliciete regels en controles hebt ingericht.

Categorieën en taxonomie mappen

Verschillende systemen en verkoopkanalen gebruiken vaak andere categoriestructuren.

Je interne systeem kan een product op één manier classificeren, terwijl een marketplace een andere taxonomie gebruikt.

We kunnen vooraf ingestelde mappingregels toepassen waar de relatie duidelijk is.

Bijvoorbeeld:

Interne categorie “Running Accessories” → Kanaalcategorie gemapt → Vereiste attributen geladen

Bestaande productattributen en categorisatieregels kunnen ook worden gebruikt om waarschijnlijke mappings voor te bereiden.

Is een categorie nieuw, dubbelzinnig of zijn meerdere bestemmingen mogelijk? Dan gaat het product naar een medewerker voor controle.

We bepalen niet zelfstandig onduidelijke commerciële classificaties of gereguleerde categorieplaatsingen.

Kanaalformattering en publicatie

Zodra productinformatie is goedgekeurd, moet deze vaak opnieuw worden aangepast voordat ze gepubliceerd kan worden.

Ieder verkoopkanaal kan andere eisen hebben rond:

  • Veldnamen
  • Contentlengte
  • Identifiers
  • Verplichte attributen
  • Categoriereferenties
  • Variantstructuren
  • Afbeeldingseisen
  • Feedformaten

We kunnen goedgekeurde productinformatie voorbereiden volgens de vereiste kanaalstructuur en, waar ondersteund, doorzetten naar webshops, marketplaces of productfeeds.

Bijvoorbeeld:

Product goedgekeurd → Kanaalvelden voorbereid → Product naar webshop gestuurd → Marketplace-publicatie gestart → Status geregistreerd

Welke publicatiestappen mogelijk zijn, hangt af van de API’s, feeds en technische mogelijkheden van ieder platform.

Sommige kanalen kunnen alsnog handmatige stappen of extra controle vereisen.

Productupdates en uitzonderingen volgen

Productcatalogusbeheer stopt niet zodra een product is gepubliceerd.

Leveranciersinformatie verandert.

Producten worden bijgewerkt.

Kanaalvereisten veranderen.

Publicaties mislukken.

We kunnen wijzigingen en statussen binnen de productworkflow bijhouden.

Eén overzicht kan bijvoorbeeld laten zien:

  • Nieuwe producten
  • Gewijzigde producten
  • Ontbrekende velden
  • Niet-gematchte SKU’s
  • Variantconflicten
  • Ontbrekende afbeeldingen
  • Producten die wachten op goedkeuring
  • Publicatiestatus
  • Mislukte kanaalupdates
  • Verouderde records
  • Andere uitzonderingen

Bijvoorbeeld:

Leveranciersattribuut gewijzigd → Verschil gedetecteerd → Wijziging gecontroleerd → Goedgekeurde update gepubliceerd → Kanaalfout gemarkeerd

Zo kan je team zich richten op de productrecords die daadwerkelijk aandacht nodig hebben.

Gestructureerde productdata, gecontroleerde beslissingen

Voorspelbare productupdates kunnen doorgaan. Onzekere informatie blijft bij je team.

Automatisering van productinformatie werkt het beste wanneer duidelijke dataverwerking en productbeslissingen van elkaar worden gescheiden.

Een compleet productrecord met betrouwbare identifiers en vooraf ingestelde mappings kan door veel operationele stappen automatisch bewegen.

Maar niet iedere productwijziging is duidelijk.

We kunnen bijvoorbeeld situaties signaleren zoals:

  • Ontbrekende productidentifiers
  • Tegenstrijdige leveranciersinformatie
  • Producten die niet betrouwbaar gematcht kunnen worden
  • Onduidelijke variantrelaties
  • Ontbrekende verplichte attributen
  • Niet-ondersteunde afbeeldingsformaten
  • Nieuwe of onduidelijke categorieën
  • Gewijzigde commerciële informatie
  • Gereguleerde productclaims
  • Veiligheids- of juridische informatie
  • Prijswijzigingen
  • Producten die merk- of compliancecontrole nodig hebben
  • Mislukte kanaalpublicaties

De workflow verzint geen ontbrekende productfeiten.

Ook kiest hij niet zomaar welke bron correct is wanneer twee systemen elkaar tegenspreken.

In plaats daarvan verzamelen we de beschikbare context en sturen we het product naar de juiste medewerker.

Bijvoorbeeld:

Leveranciersspecificatie wijkt af van intern record → Beide waarden zichtbaar → Bronnen toegevoegd → Product naar review

Of:

Nieuw product past niet eenduidig in categorie → Beschikbare attributen voorbereid → Mogelijke mappings getoond → Catalogusmanager beoordeelt

Automatisering handelt de terugkerende voorbereiding af.

Je product-, e-commerce- of managementteam neemt de beslissing.

Zo werkt het

Zo werkt een geautomatiseerde productcatalogusworkflow

  1. 1

    Productinformatie wordt verzameld

    Productinformatie komt binnen vanuit de afgesproken bronnen.

    Dat kan gaan om leveranciersbestanden, ERP- of PIM-systemen, spreadsheets, interne databases of andere ondersteunde bronnen.

    In plaats van dat medewerkers deze bronnen iedere keer handmatig samenvoegen, verzamelt de workflow de beschikbare informatie in één gestructureerd productrecord.

    Daarna kan ieder product hetzelfde herhaalbare proces volgen, ongeacht waar de informatie vandaan kwam.

  2. 2

    Producten en varianten worden geïdentificeerd

    De workflow controleert beschikbare identifiers en referenties om te bepalen bij welk product of welke variant de informatie hoort.

    Dat kan bijvoorbeeld via SKU’s, leverancierscodes, GTIN’s of andere betrouwbare referenties die je organisatie al gebruikt.

    Wanneer een betrouwbare match bestaat, kan de informatie aan het juiste record worden gekoppeld.

    Zijn er meerdere mogelijke matches of ontbreken identifiers? Dan wordt het product gemarkeerd in plaats van verkeerd gekoppeld.

  3. 3

    Bronvelden worden gemapt en genormaliseerd

    Binnenkomende data wordt omgezet naar de veldstructuur die je organisatie gebruikt.

    Leveranciersvelden, waarden, eenheden en formats kunnen volgens vooraf ingestelde regels worden gemapt.

    Een leveranciersveld “Item Colour” kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan je interne attribuut “Kleur”.

    Onbekende structuren of waarden blijven zichtbaar voor controle.

  4. 4

    Verplichte informatie wordt gecontroleerd

    Het productrecord wordt gecontroleerd tegen de eisen die gelden voor de volgende stap.

    Dat kunnen interne productdatastandaarden zijn of vereiste velden voor een specifiek verkoopkanaal.

    Ontbrekende identifiers, beschrijvingen, afbeeldingen, attributen of andere informatie worden gemarkeerd voordat een publicatiepoging plaatsvindt.

    Zo bewegen incomplete producten niet ongemerkt door het standaardproces.

  5. 5

    Productcontent en attributen worden voorbereid

    Zodra de broninformatie is gestructureerd, kunnen aanvullende content en productattributen worden voorbereid.

    Dat kan bestaan uit het formatteren van bestaande specificaties, opstellen van een conceptbeschrijving op basis van goedgekeurde informatie of structureren van attributen voor een marketplace.

    AI kan hierbij ondersteunen waar dat passend is.

    Het hoort geen ontbrekende specificaties te verzinnen of ongefundeerde productclaims te maken.

  6. 6

    Het product wordt beoordeeld waar nodig

    Niet ieder product heeft hetzelfde niveau van controle nodig.

    Routine-updates met complete data kunnen automatisch verder.

    Nieuwe producten, prijswijzigingen, gereguleerde informatie, onduidelijke categorieën of andere gevoelige wijzigingen gaan naar de juiste medewerker.

    De workflow toont de informatie, gevonden aandachtspunten en voorgestelde updates, zodat de reviewer efficiënt kan beslissen.

  7. 7

    Goedgekeurde informatie wordt gepubliceerd en gesynchroniseerd

    Zodra de vereiste goedkeuring is gegeven, kan productinformatie worden voorbereid voor de relevante kanalen.

    Gekoppelde systemen kunnen de goedgekeurde update ontvangen via de ondersteunde integratiemethode.

    De workflow kan daarnaast vastleggen of iedere publicatie of synchronisatie succesvol is verlopen.

    Een fout in één kanaal hoeft zo niet onduidelijk te maken wat er in andere kanalen is gebeurd.

  8. 8

    Uitzonderingen gaan naar de juiste medewerker

    Ontbrekende velden, mislukte publicaties, tegenstrijdige data en onzekere mappings blijven zichtbaar.

    De workflow stuurt deze uitzonderingen naar de medewerker die verantwoordelijk is voor de oplossing.

    Een catalogusmanager beoordeelt bijvoorbeeld een attribuutconflict.

    Een e-commercemanager kan een kanaalcategorie goedkeuren.

    Een brand- of complianceverantwoordelijke kan gevoelige productinformatie controleren.

Routinebeheer blijft doorlopen terwijl onzekere beslissingen onder menselijke controle blijven.

Van handmatig naar geautomatiseerd

Van handmatige productadministratie naar één verbonden catalogusworkflow

Voor

  1. 1Leverancier stuurt productinformatie
  2. 2Medewerker downloadt bestanden
  3. 3Spreadsheet wordt geopend
  4. 4SKU’s en varianten worden handmatig gematcht
  5. 5Velden worden naar interne systemen gekopieerd
  6. 6Ontbrekende informatie wordt gecontroleerd
  7. 7Productbeschrijvingen worden herschreven
  8. 8Afbeeldingen worden gezocht en gekoppeld
  9. 9Kanaaleisen worden gecontroleerd
  10. 10Product wordt per verkoopkanaal opnieuw ingevoerd
  11. 11Fouten of ontbrekende attributen worden ontdekt
  12. 12Productinformatie wordt opnieuw gecorrigeerd
  13. 13Latere wijzigingen moeten opnieuw op ieder kanaal worden doorgevoerd

Na

  1. 1Productinformatie verzameld
  2. 2Producten en varianten geïdentificeerd
  3. 3Velden gemapt en genormaliseerd
  4. 4Verplichte data gecontroleerd
  5. 5Content en attributen voorbereid
  6. 6Review gevraagd waar nodig
  7. 7Goedgekeurde informatie per kanaal geformatteerd
  8. 8Producten gepubliceerd en gesynchroniseerd
  9. 9Publicatiestatus gevolgd
  10. 10Uitzonderingen naar de juiste medewerker

Minder handmatige updates. Consistentere productinformatie. Sneller zicht op producten die aandacht nodig hebben.

Onze diensten in de praktijk

Zo ondersteunen onze diensten Productcatalogusbeheer

AI-agents

Onze AI-agents kunnen ondersteunen wanneer productinformatie in ongestructureerde vorm binnenkomt.

Een leverancier kan bijvoorbeeld een lange omschrijving, specificatiedocument of e-mail aanleveren in plaats van duidelijke velden.

We kunnen AI-agents inzetten om te helpen bij:

  • Leveranciersinformatie interpreteren
  • Mogelijke productgegevens extraheren
  • Productwijzigingen samenvatten
  • Relevante specificaties herkennen
  • Productbeschrijvingen voorbereiden
  • Ongestructureerde content structureren
  • Mogelijke categorieën voorstellen
  • Uitzonderingen voorbereiden voor menselijke controle

Een AI-agent kan bijvoorbeeld een leveranciersbeschrijving analyseren en het materiaal, producttype en de kenmerken herkennen die expliciet in de bron staan.

Deze waarden kunnen daarna worden voorbereid voor de productworkflow.

AI hoort geen specificaties te verzinnen die niet in de bron staan.

Ook keurt AI niet zelfstandig gereguleerde claims, juridische informatie, compatibiliteitsclaims, prijzen of andere onzekere productbeslissingen goed.

Workflowautomatisering

Onze workflowautomatisering verbindt de terugkerende stappen van productcatalogusbeheer.

Bijvoorbeeld:

Productdata ontvangen → Product gematcht → Velden gemapt → Volledigheid gecontroleerd → Content voorbereid → Goedkeuring afgerond → Kanalen bijgewerkt → Uitzonderingen gevolgd

De workflow kan onder andere coördineren:

  • Productintake
  • Datamapping
  • Validatie
  • Verrijking
  • Medewerkerreview
  • Publicatie
  • Synchronisatie
  • Statusbewaking
  • Uitzonderingsafhandeling

Zo is minder handmatige coördinatie nodig om ieder product van broninformatie naar goedgekeurde kanaaldata te brengen.

De workflow volgt de productdata- en publicatieregels van jouw organisatie.

Systeemintegraties

Onze systeemintegraties zorgen dat productinformatie tussen de systemen binnen je catalogusproces kan bewegen.

Afhankelijk van je huidige inrichting kan dit gaan om:

  • Leverancierssystemen
  • ERP-software
  • PIM-systemen
  • DAM-systemen
  • Spreadsheets
  • Webshops
  • Marketplaces
  • Productfeeds
  • Interne databases
  • Vertaal- of contenttools
  • Andere relevante bedrijfssystemen

Leveranciersinformatie kan bijvoorbeeld via een import binnenkomen, worden vergeleken met een bestaand productrecord en na goedkeuring doorstromen naar je PIM of webshop.

Zo is minder copy-pastewerk nodig en blijven gekoppelde productrecords beter op elkaar afgestemd.

Welke integraties beschikbaar zijn, hangt af van API’s, exports, dataformaten en technische mogelijkheden van ieder systeem.

Dashboards & portalen

Onze dashboards & portalen kunnen je product- en e-commerceteam één overzicht geven van de volledige catalogusworkflow.

Daarin kan bijvoorbeeld zichtbaar zijn:

  • Nieuwe producten
  • Incomplete producten
  • Ontbrekende verplichte velden
  • Producten die wachten op controle
  • Variant- of SKU-conflicten
  • Ontbrekende afbeeldingen
  • Publicatiestatus per kanaal
  • Mislukte systeemoverdrachten
  • Verouderde productinformatie
  • Uitzonderingen die aandacht nodig hebben

In plaats van aanvullende spreadsheets bij te houden om cataloguswerk te volgen, ziet je team direct waar ieder product staat.

Dit is vooral waardevol wanneer veel producten en meerdere verkoopkanalen betrokken zijn.

Het dashboard toont informatie uit de onderliggende workflow.

Het maakt onbetrouwbare brondata niet automatisch correct.

Maatwerksoftware

Onze maatwerksoftware kan helpen wanneer je catalogusproces niet goed binnen standaard ERP-, PIM- of e-commercetools past.

We kunnen gerichte interfaces bouwen zoals:

  • Productintakeportalen
  • Leveranciersinterfaces voor data-upload
  • Productreviewqueues
  • Interfaces voor attribuutbeheer
  • Tools voor categoriemapping
  • Multi-channel publicatieworkspaces
  • Dashboards voor productuitzonderingen
  • Interfaces die verschillende bestaande systemen verbinden

Een leveranciersportaal kan bijvoorbeeld afdwingen dat productinformatie eerst in jouw gewenste structuur wordt aangeleverd voordat deze de catalogusworkflow ingaat.

Of een interne reviewomgeving kan het huidige productrecord, voorgestelde leverancierswijzigingen en publicatiestatus per kanaal in één scherm tonen.

We bouwen gerichte software wanneer standaardtools een concreet operationeel gat laten.

Menselijke controle ingebouwd

Houd productbeslissingen bij de juiste mensen

Productcatalogusautomatisering moet terugkerende administratie verminderen zonder belangrijke productbeslissingen weg te halen bij de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn.

We bouwen de workflow rondom je productdatastandaarden, goedkeuringsvereisten en publicatieregels.

Automatisch

Routinewerk kan automatisch verlopen wanneer de broninformatie compleet is en de geldende regels duidelijk zijn.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

  • Productinformatie verzamelen
  • Bekende velden mappen
  • Formats normaliseren
  • Verplichte velden controleren
  • Betrouwbare SKU’s matchen
  • Goedgekeurde productdata formatteren
  • Routine-updates synchroniseren
  • Publicatiestatus bijhouden

Dit soort taken hoeven niet voor ieder product handmatig te worden gecoördineerd.

Controle vereist

Sommige productinformatie kan automatisch worden voorbereid, maar moet voor publicatie nog worden gecontroleerd.

Bijvoorbeeld:

  • Door AI voorbereide beschrijvingen
  • Nieuwe producten
  • Nieuwe categoriemappings
  • Grote leverancierswijzigingen
  • Merkgevoelige content
  • Producten die naar een nieuw verkoopkanaal gaan

De workflow kan de broninformatie, voorbereide content en voorgestelde wijzigingen aan de juiste medewerker tonen.

Je team beoordeelt en keurt de uitkomst goed voordat het proces verdergaat.

Uitzondering

Ontbrekende, tegenstrijdige, gevoelige of afwijkende informatie gaat rechtstreeks naar de juiste medewerker.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

  • Prijswijzigingen
  • Gereguleerde productclaims
  • Veiligheidsinformatie
  • Juridische content
  • Tegenstrijdige leveranciersspecificaties
  • Onduidelijke productcompatibiliteit
  • Dubbelzinnige categorieplaatsing
  • Niet-gematchte varianten
  • Mislukte publicaties

We forceren deze situaties niet naar een automatisch resultaat. Je organisatie blijft verantwoordelijk voor productdatastandaarden, prijzen, merkrichtlijnen, juridische informatie, compliance-eisen en definitieve publicatiebeslissingen.

De NexFlow-methode

Onze aanpak

01

SCAN

We brengen in kaart hoe productinformatie nu door je organisatie beweegt.

We kijken naar:

  • Productdatabronnen
  • Leveranciersbestanden en feeds
  • ERP- en PIM-systemen
  • Spreadsheets
  • Productidentifiers
  • Variantstructuren
  • Verplichte attributen
  • Afbeeldingen en media
  • Interne reviewstappen
  • Kanaalvereisten
  • Publicatieprocessen
  • Terugkerende productdataproblemen
  • Mislukte overdrachten en updates

We identificeren ook waar medewerkers informatie nog handmatig kopiëren, velden herformatteren, producten controleren en verschillen corrigeren.

Zo ontstaat een duidelijk beeld van welke stappen gestandaardiseerd en geautomatiseerd kunnen worden.

02

CALCULATE

We brengen het terugkerende administratieve werk in het catalogusproces in kaart.

Dat kan bestaan uit:

  • Leveranciersdata kopiëren
  • Spreadsheets opnieuw formatteren
  • SKU’s matchen
  • Verplichte velden controleren
  • Productcontent herschrijven
  • Afbeeldingen uploaden
  • Producten opnieuw invoeren op meerdere kanalen
  • Publicatiefouten corrigeren

We kijken hoe vaak deze werkzaamheden voorkomen en welke overdrachten zorgen voor onnodige vertraging of dubbel werk.

Zo richten we ons op automatiseringskansen die daadwerkelijk operationele waarde opleveren.

03

AUTOMATE

We bouwen de workflow rondom je bestaande systemen, productdatastandaarden, kanaalvereisten, goedkeuringsregels en publicatieprocessen.

Dat kan bestaan uit:

  • Productdata verzamelen
  • Velden mappen
  • Productvalidatie
  • SKU- en variantmatching
  • Contentvoorbereiding
  • Attribuutverrijking
  • Mediacoördinatie
  • Categoriemapping
  • Goedkeuringsflows
  • Kanaalpublicatie
  • Productsynchronisatie
  • Uitzonderingsafhandeling

We gebruiken je bestaande regels als basis voor de automatisering.

Productbeslissingen die menselijk oordeel vragen, blijven bij je team.

04

OPTIMIZE

Assortimenten en kanaaleisen veranderen continu.

Je kunt nieuwe leveranciers toevoegen.

Een marketplace kan nieuwe verplichte attributen invoeren.

Je interne categoriestructuur kan veranderen.

Nieuwe producten en varianten kunnen andere workflows nodig hebben.

We kunnen de automatisering blijven aanpassen en verbeteren wanneer je catalogus, leveranciers, verkoopkanalen, datastandaarden en productvereisten veranderen.

Antwoord op je vragen

Veelgestelde vragen over Productcatalogusbeheer

Welke productcatalogustaken kunnen worden geautomatiseerd?

Veel terugkerende productdatataken kunnen worden geautomatiseerd wanneer de benodigde informatie en regels beschikbaar zijn.

Denk aan het verzamelen van leveranciersdata, mappen van velden, controleren van verplichte informatie, matchen van SKU’s, voorbereiden van productbeschrijvingen, structureren van attributen, coördineren van afbeeldingen en publiceren van goedgekeurde productinformatie.

Gevoelige of onzekere productbeslissingen blijven onder menselijke controle.

Wat precies kan worden geautomatiseerd, hangt af van je productdatakwaliteit, systemen, kanaalvereisten en beschikbare integraties.

Kan productinformatie automatisch bij leveranciers worden opgehaald?

Ja, wanneer de leverancier informatie beschikbaar stelt in een formaat dat toegankelijk en verwerkbaar is.

Dat kan gaan om gestructureerde bestanden, feeds, exports, ondersteunde API’s of andere digitale bronnen.

We kunnen de beschikbare informatie verzamelen en opnemen in één gestructureerde productworkflow.

Wanneer een leverancier zijn format wijzigt of incomplete data aanlevert, kunnen de getroffen producten worden gemarkeerd voor controle.

Kan productdata uit spreadsheets automatisch worden verwerkt?

Ja.

Gestructureerde spreadsheets kunnen worden geïmporteerd en gemapt naar je gewenste productdatastructuur.

Leverancierskolommen kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan interne productvelden en gecontroleerd tegen vooraf ingestelde eisen.

De kwaliteit van de uitkomst hangt af van de kwaliteit en consistentie van de spreadsheetdata.

Bevatten rijen tegenstrijdige, ontbrekende of onduidelijke informatie? Dan kunnen deze records apart worden gezet voor review.

Kunnen velden uit verschillende systemen naar één structuur worden gemapt?

Ja.

Veldmapping is een belangrijk onderdeel van automatisering rond productinformatie.

We kunnen vastleggen hoe velden uit verschillende bronnen corresponderen met de productstructuur van je organisatie.

Zo kunnen meerdere leveranciersbenamingen voor kleur of productidentifiers worden vertaald naar één intern veld.

Onbekende waarden of velden die niet betrouwbaar gemapt kunnen worden, blijven open totdat een medewerker ze beoordeelt.

Kunnen ontbrekende of onjuiste productgegevens worden gesignaleerd?

We kunnen controles bouwen die ontbrekende verplichte velden, onverwachte formats, tegenstrijdige waarden en andere vooraf gedefinieerde dataproblemen signaleren.

Een product kan bijvoorbeeld worden gemarkeerd omdat er geen afbeelding beschikbaar is, een verplicht attribuut ontbreekt of een SKU conflicteert met een bestaand product.

Deze controles verbeteren de zichtbaarheid, maar garanderen niet dat iedere inhoudelijke fout wordt gevonden.

Een leverancier kan namelijk onjuiste informatie aanleveren die technisch wel aan het verwachte format voldoet.

Kan AI productbeschrijvingen schrijven?

Ja, AI kan helpen bij het voorbereiden van productbeschrijvingen op basis van goedgekeurde broninformatie en je contentrichtlijnen.

AI kan bijvoorbeeld gestructureerde specificaties omzetten naar leesbare productcopy, bestaande teksten herschrijven voor een ander format of varianten voorbereiden voor verschillende kanalen.

AI-content kan waar nodig onderdeel blijven van een reviewproces.

We gebruiken AI niet om ontbrekende productspecificaties, gereguleerde claims, veiligheidsinformatie of andere niet-onderbouwde feiten te verzinnen.

Kunnen producten en varianten automatisch worden gematcht?

Wanneer betrouwbare identifiers beschikbaar zijn, kunnen veel product- en variantmatches worden geautomatiseerd.

Dit kan gebruikmaken van SKU’s, leveranciersreferenties, GTIN’s, maten, kleuren of bestaande relaties.

Wanneer identifiers conflicteren of meerdere mogelijke matches bestaan, stopt de workflow en gaat het product naar menselijke controle.

Er wordt niet gegokt welke variant correct is.

Kunnen productcategorieën en attributen automatisch worden toegewezen?

Vooraf ingestelde mappingregels kunnen veel categorie- en attribuuttoewijzingen automatiseren.

Een interne categorie kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een bekende marketplacecategorie, terwijl productspecificaties afgesproken attributen vullen.

AI kan ook helpen om op basis van beschikbare productinformatie een waarschijnlijke categorie voor te stellen.

Nieuwe, dubbelzinnige of gevoelige classificaties moeten nog steeds door de juiste medewerker worden gecontroleerd.

Kan productinformatie naar meerdere verkoopkanalen worden gepubliceerd?

Ja, wanneer de kanalen de benodigde integratie- of feedmogelijkheden bieden.

Goedgekeurde productinformatie kan volgens de vereisten van ieder kanaal worden geformatteerd en vervolgens naar de juiste publicatieworkflow worden gestuurd.

Een product kan succesvol publiceren op het ene kanaal terwijl een ander kanaal het afwijst vanwege een ontbrekend veld of een specifieke regel.

We kunnen deze publicatiestatussen volgen en fouten doorzetten voor review.

Wat gebeurt er wanneer productinformatie onvolledig of tegenstrijdig is?

Het product wordt een uitzondering in plaats van automatisch door het standaardproces te gaan.

We kunnen de beschikbare broninformatie verzamelen, ontbrekende of tegenstrijdige velden markeren en het product naar de juiste medewerker sturen.

Als twee leveranciersbestanden bijvoorbeeld verschillende afmetingen tonen, kunnen beide waarden naast elkaar worden getoond voor controle.

De workflow kiest niet zelfstandig welke waarde correct is wanneer er geen betrouwbare bron of regel beschikbaar is.

Moeten we ons huidige ERP-, PIM- of e-commerceplatform vervangen?

Niet per se.

We beginnen met het in kaart brengen van hoe productinformatie nu door je bestaande systemen beweegt.

Waar mogelijk koppelen en automatiseren we rondom je huidige ERP, PIM, webshop, marketplaces, DAM en interne tools.

Wanneer een specifiek proces niet ondersteund kan worden door je huidige software, kunnen we vervolgens kijken naar aanvullende integraties, workflowlogica of gerichte maatwerksoftware.

Het doel is het productinformatieproces verbeteren, niet systemen vervangen zonder duidelijke reden.

Productcatalogusbeheer zou niet afhankelijk moeten zijn van het steeds opnieuw kopiëren en corrigeren van informatie

Leveranciersdata verzamelen, producten matchen, velden corrigeren en meerdere verkoopkanalen bijwerken zorgt voor steeds meer administratie naarmate je assortiment groeit.

We brengen je huidige productinformatieproces in kaart en laten zien waar verzameling, validatie, verrijking, publicatie en synchronisatie kunnen worden geautomatiseerd, terwijl prijs-, merk-, juridische en productbeslissingen bij de juiste mensen blijven.

Plan je gratis Automation Scan

Ontdek welke onderdelen van je productcatalogusbeheer we kunnen automatiseren.