Factuurverwerking
Inkoopfacturen zouden geen lange keten van handmatige administratie moeten veroorzaken.
We automatiseren het terugkerende werk rondom het ontvangen, uitlezen, controleren, goedkeuren en verwerken van inkomende facturen. Zo is je finance team minder tijd kwijt aan gegevens overtypen, documenten doorsturen en statussen controleren.
Duidelijke facturen kunnen automatisch door het proces. Afwijkingen gaan naar je team.
De dagelijkse administratie
Een factuur komt binnen via e-mail.
Iemand downloadt het bestand. Opent de factuur. Controleert de leverancier. Leest de bedragen uit. Voert de gegevens in. Stuurt de factuur door voor goedkeuring. Wacht op reactie. Werkt daarna de boekhouding bij.
En vervolgens komt de volgende factuur binnen.
Wanneer facturen via verschillende kanalen binnenkomen en door meerdere mensen of systemen moeten worden verwerkt, ontstaat al snel een tijdrovend administratief proces.
We verbinden deze stappen in één duidelijke workflow.
Inkoopfacturen kunnen binnenkomen via gedeelde mailboxen, persoonlijke e-mailadressen, leveranciersportalen of handmatige uploads.
Iemand moet ze eerst verzamelen voordat de verwerking überhaupt kan beginnen.
We brengen inkomende facturen samen in één workflow, zodat ze op een consistente manier kunnen worden verwerkt.
Leveranciersgegevens, factuurnummers, datums, btw, regels en betaalgegevens moeten vaak handmatig in een ander systeem worden ingevoerd.
We kunnen de relevante informatie automatisch uitlezen en voorbereiden voor de volgende stap.
Bestaat de leverancier al? Is de factuur niet al eerder verwerkt? Klopt het bedrag? Ontbreekt er informatie?
Dit soort controles kosten tijd wanneer iemand ze voor iedere factuur opnieuw handmatig uitvoert.
We automatiseren voorspelbare controles en sturen twijfelgevallen door naar de juiste medewerker.
Facturen blijven regelmatig in inboxen hangen terwijl ze wachten op goedkeuring.
Zonder duidelijke workflow is finance veel tijd kwijt aan herinneringen sturen en controleren welke facturen nog openstaan.
We sturen facturen automatisch naar de juiste medewerker en houden de status gedurende het hele proces zichtbaar.
Een ontbrekende inkooporder, een afwijkend bedrag of een onduidelijke factuur vraagt om menselijke beoordeling.
Maar het signaleren van het probleem zou niet moeten betekenen dat iemand eerst meerdere systemen moet doorzoeken.
We maken afwijkingen direct zichtbaar en sturen ze naar de medewerker die ze moet beoordelen.
Wat we automatiseren
We automatiseren de repetitieve stappen en houden medewerkers betrokken waar beoordeling nodig is.
Breng inkoopfacturen samen in één verwerkingsproces, ongeacht of ze binnenkomen via:
In plaats van iedere factuur anders te verwerken afhankelijk van waar deze binnenkomt, starten ze vanuit dezelfde gestructureerde workflow.
Inkomende facturen bevatten informatie die je finance team nodig heeft in andere systemen.
We kunnen AI gebruiken om relevante gegevens te lezen en interpreteren, zoals:
Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt voor controles, goedkeuring en verwerking in de boekhouding.
Is informatie onduidelijk of ontbreekt er iets? Dan kan de factuur automatisch worden doorgestuurd voor controle.
Niet iedere factuur hoeft direct door naar de boekhouding.
We kunnen routinematige controles automatiseren op basis van je bedrijfsregels en informatie die al beschikbaar is.
Afhankelijk van je proces kunnen we bijvoorbeeld controleren:
Facturen die aan de verwachte voorwaarden voldoen, kunnen automatisch verder.
Twijfelgevallen worden gemarkeerd.
Dubbele facturen en onverwachte bedragen zijn makkelijker te vinden wanneer controles consequent worden uitgevoerd.
We kunnen controles inbouwen die mogelijke duplicaten, ontbrekende informatie of bedragen buiten vooraf ingestelde grenzen signaleren.
De automatisering hoeft daarbij niet zelf de definitieve beslissing te nemen.
De juiste medewerker krijgt de factuur te zien voordat deze verdergaat.
De juiste factuur moet bij de juiste medewerker terechtkomen zonder dat finance handmatig e-mails hoeft door te sturen.
We kunnen facturen routeren op basis van je interne regels.
Bijvoorbeeld op basis van:
De medewerker controleert of keurt de factuur goed. Daarna gaat de workflow automatisch verder.
Zodra een factuur de vereiste controles en goedkeuringen heeft doorlopen, kunnen de relevante gegevens worden doorgezet naar de volgende stap in je boekhoudproces.
Zo voorkom je dubbel invoerwerk en hoeft dezelfde informatie niet opnieuw te worden overgenomen.
Zie direct waar een factuur zich in het proces bevindt zonder verschillende inboxen te doorzoeken.
We kunnen statussen bijhouden zoals:
Je finance team ziet daardoor sneller wat afgerond is en waar nog actie nodig is.
Waar dit past binnen je proces, kunnen goedgekeurde facturen worden voorbereid voor de volgende stap in het betalingsproces.
Hoe ver de automatisering gaat, hangt af van je bestaande systemen, interne goedkeuringen en gewenste controle.
Betalingen hoeven niet volledig automatisch te worden uitgevoerd om al veel administratie uit het factuurproces te halen.
Voorspelbaar werk, duidelijke afwijkingen
Automatisering werkt het beste wanneer voorspelbaar werk en menselijke beoordeling van elkaar worden gescheiden.
Een duidelijke factuur kan bijvoorbeeld als volgt door het proces gaan:
Factuur ontvangen → Gegevens uitgelezen → Controles geslaagd → Goedkeuring afgerond → Boekhouding bijgewerkt
Maar niet iedere factuur is eenvoudig.
Een factuur kan bijvoorbeeld te maken hebben met:
In dat geval stopt de automatische verwerking en sturen we de factuur naar de juiste medewerker.
Je team behandelt de uitzondering.
De workflow handelt het werk eromheen af.
Hoe het werkt
Een geautomatiseerde workflow voor inkoopfacturen kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
De factuur komt de workflow binnen via e-mail, een portal, een upload of een andere ingestelde bron.
Relevante leverancier-, factuur-, btw-, regel- en betaalgegevens worden uit het document gehaald.
De workflow past je vooraf ingestelde regels toe en vergelijkt de factuur met relevante informatie die al beschikbaar is.
Ontbrekende gegevens, mogelijke duplicaten, ongebruikelijke bedragen of onzekere matches worden gemarkeerd.
Wanneer goedkeuring nodig is, gaat de factuur naar de juiste medewerker.
De workflow houdt bij of de factuur nog wacht, is goedgekeurd of extra aandacht nodig heeft.
Na goedkeuring kunnen de factuurgegevens automatisch verder naar het boekhoudproces.
Alles wat buiten het standaardproces valt, gaat naar de juiste medewerker voor handmatige beoordeling.
Routinematig werk blijft doorlopen.
Je team blijft betrokken waar beoordeling nodig is.
Van handmatig naar geautomatiseerd
Minder handmatige invoer. Snellere goedkeuring. Beter inzicht in wat nog aandacht nodig heeft.
Onze diensten in de praktijk
Inkoopfacturen zijn niet altijd op dezelfde manier opgebouwd.
We zetten AI-agents in om facturen te lezen, relevante informatie te interpreteren en routinematige controles uit te voeren.
Ze kunnen helpen om leveranciersgegevens, factuurinformatie, regels, btw en betaalgegevens uit te lezen, deze informatie te vergelijken met vooraf ingestelde regels en facturen te signaleren die extra aandacht nodig hebben.
AI handelt interpretatie en terugkerende controles af.
Je team beoordeelt situaties waarin informatie onduidelijk is of een beslissing menselijk oordeel vraagt.
Een factuur zou niet moeten blijven liggen omdat iemand vergeten is een e-mail door te sturen.
We bouwen workflows die facturen automatisch door iedere stap van het proces bewegen: van ontvangst en controle tot goedkeuring en verwerking.
Op basis van de factuurstatus en je bedrijfsregels bepaalt de workflow wat de volgende stap is.
Zo verminder je handmatige overdrachtsmomenten en verloopt het proces consistenter.
Inkoopfactuurgegevens moeten vaak tussen meerdere systemen bewegen.
We koppelen de systemen die onderdeel zijn van je proces, zodat informatie kan doorstromen tussen e-mail, documentopslag, inkoop en boekhouding zonder dat je team dezelfde gegevens steeds opnieuw hoeft over te nemen.
De precieze inrichting hangt af van de systemen die je al gebruikt en van wat technisch mogelijk is.
Geef je finance team één plek om te zien wat er gebeurt.
We kunnen factuur-, goedkeurings- en uitzonderingsinformatie samenbrengen, zodat je team snel ziet welke facturen:
In plaats van meerdere inboxen en systemen te controleren, kan je team zich richten op de facturen die daadwerkelijk aandacht nodig hebben.
Soms sluit standaardsoftware niet goed aan op de manier waarop je bedrijf inkoopfacturen verwerkt.
We kunnen gerichte software bouwen rondom je proces, bijvoorbeeld een intern factuurcontrolescherm, goedkeuringsportaal, uitzonderingenoverzicht of andere tool waarin meerdere stappen samenkomen.
Het doel is niet om maatwerksoftware te bouwen omdat het kan.
We doen het wanneer standaardoplossingen onvoldoende aansluiten op het proces.
Menselijke controle ingebouwd
Factuurverwerking hoeft niet volledig zonder menselijke tussenkomst te verlopen om veel waarde te leveren.
We richten automatisering in rondom het niveau van controle dat jouw bedrijf nodig heeft.
Duidelijke en voorspelbare facturen kunnen automatisch door vooraf bepaalde stappen gaan wanneer alle benodigde informatie beschikbaar is en controles zijn geslaagd.
Facturen kunnen automatisch worden voorbereid en gecontroleerd, terwijl een medewerker nog steeds goedkeuring moet geven voordat het proces verdergaat.
Ontbrekende informatie, onzekere matches, afwijkende bedragen en andere uitzonderingen kunnen direct worden doorgestuurd naar de medewerker die ze moet beoordelen.
Automatisering haalt repetitief werk weg. Niet het oordeel van je finance team.
Twee kanten van je financiële administratie
De twee processen zitten aan verschillende kanten van je financiële administratie.
Deze pagina gaat over inkomende facturen van leveranciers.
We automatiseren hoe facturen worden ontvangen, uitgelezen, gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt voordat ze verdergaan in je boekhoud- en betalingsproces.
Leverancier → Jouw bedrijf
Dit gaat over uitgaande facturen naar klanten.
We automatiseren het opstellen en versturen van facturen, het volgen van betalingen en het vriendelijk opvolgen van openstaande posten.
Jouw bedrijf → Klant
Beide processen kunnen worden geautomatiseerd, maar lossen verschillende administratieve problemen op.
De NexFlow-methode
We brengen je huidige inkoopfactuurproces in kaart, vanaf het moment waarop een factuur binnenkomt tot deze is goedgekeurd en verwerkt.
We kijken waar medewerkers gegevens handmatig invoeren, facturen controleren, documenten doorsturen of statussen bijhouden.
We kijken hoe vaak deze werkzaamheden voorkomen en welke onderdelen repetitief genoeg zijn om te automatiseren.
Zo richten we ons op de stappen waar automatisering praktisch voordeel oplevert voor je finance team.
We bouwen de workflow rondom je bestaande proces, regels en systemen.
Dat kan bestaan uit het verzamelen van facturen, data-extractie, controles, goedkeuringen, boekhoudverwerking, statusupdates en uitzonderingsafhandeling.
Zodra het proces draait, kunnen we de workflow verder verbeteren wanneer volumes, systemen of goedkeuringsregels veranderen.
Antwoorden op je vragen
Factuurverwerking omvat de stappen die nodig zijn om inkomende facturen van leveranciers te verwerken.
Dat bestaat meestal uit het ontvangen van de factuur, uitlezen van informatie, uitvoeren van controles, verkrijgen van goedkeuring en verwerken van de goedgekeurde gegevens in de boekhouding.
AI kan helpen om informatie uit factuurdocumenten te lezen en interpreteren.
Niet iedere factuur bevat echter perfect duidelijke of consistente informatie.
Daarom richten we workflows zo in dat onzekere gegevens naar een medewerker kunnen worden gestuurd voor controle, in plaats van ervan uit te gaan dat iedere uitlezing correct is.
Wanneer informatie over inkooporders beschikbaar is binnen je proces, kunnen facturen als onderdeel van de controle worden vergeleken met bestaande gegevens.
Hoe dit precies werkt, hangt af van je systemen en beschikbare informatie.
We kunnen controles inbouwen die mogelijke dubbele facturen signaleren op basis van de informatie die beschikbaar is.
Deze facturen kunnen vervolgens worden tegengehouden voor controle in plaats van automatisch verder te gaan.
Ja.
We kunnen facturen op basis van vooraf ingestelde bedrijfsregels naar de juiste medewerker sturen en bijhouden of de goedkeuring nog openstaat.
Niet per se.
Je bepaalt zelf welke facturen goedkeuring vereisen en welke voorspelbare situaties automatisch kunnen doorgaan.
De workflow kan verschillende regels toepassen op verschillende soorten facturen.
Wanneer je bestaande software en proces dit ondersteunen, kunnen goedgekeurde factuurgegevens automatisch worden doorgezet naar de boekhouding.
Tijdens de Automation Scan bekijken we wat technisch en praktisch passend is.
Waar passend kan de workflow goedgekeurde facturen voorbereiden voor de volgende stap in het betalingsproces.
De exacte inrichting hangt af van je systemen, interne goedkeuringsvereisten en het niveau van controle dat je wilt behouden.
Dan sturen we deze naar de juiste medewerker voor controle.
Ontbrekende informatie, onzekere matches, afwijkende bedragen en andere uitzonderingen hoeven de rest van het factuurproces niet stil te leggen.
Nee.
Factuurverwerking gaat over facturen die je bedrijf ontvangt van leveranciers.
Facturatie & Debiteurenbeheer gaat over facturen die je naar klanten verstuurt en het opvolgen van openstaande betalingen.
Facturen ontvangen, gegevens invoeren, goedkeuringen najagen en statussen controleren zijn noodzakelijke werkzaamheden.
Maar ze hoeven niet allemaal handmatig te gebeuren.
We brengen in kaart welke onderdelen van je huidige inkoopfactuurproces kunnen worden geautomatiseerd, waar menselijke controle nodig blijft en hoe we die stappen samenbrengen in één duidelijke workflow.
Ontdek welke onderdelen van je inkoopfactuurproces we kunnen automatiseren.