Facturatie & Debiteurenbeheer
Maak van je facturatieproces één slimme, verbonden workflow.
We automatiseren het opstellen van facturen, periodieke facturatie, betalingsherinneringen en het opvolgen van openstaande posten. Zo is je team minder tijd kwijt aan administratie en heb je beter inzicht in wat nog betaald moet worden.
De dagelijkse administratie
Een factuur versturen is meestal niet het probleem.
Alles eromheen kost tijd.
De factuur opstellen met de juiste gegevens. Controleren of deze betaald is. Herinneringen versturen. Administratie bijwerken. Achterstallige betalingen opvolgen.
Wanneer deze stappen verspreid zijn over je boekhoudpakket, spreadsheets, e-mail en andere systemen, stapelt het handmatige werk zich snel op.
We verbinden deze stappen in één geautomatiseerd proces.
Een offerte is akkoord, een opdracht is afgerond of uren zijn geregistreerd, maar iemand moet daarna nog steeds handmatig de factuur opstellen.
We kunnen facturen automatisch voorbereiden op basis van informatie die al in je systemen staat.
Maandelijkse abonnementen, vaste dienstverlening en andere periodieke facturen zouden niet iedere maand opnieuw aandacht moeten vragen.
We automatiseren periodieke facturatie op basis van je afspraken, planning en bedrijfsregels.
Openstaande facturen worden makkelijk gemist wanneer iemand steeds handmatig moet controleren welke klanten een herinnering nodig hebben.
We signaleren automatisch welke facturen nog niet betaald zijn en starten op het juiste moment de afgesproken opvolging.
De betaling staat op je rekening, maar iemand moet nog bepalen bij welke factuur deze hoort en vervolgens de administratie bijwerken.
We kunnen delen van deze matching automatiseren en afwijkingen doorzetten naar je team.
Openstaande facturen, herinneringen en betaalstatussen staan soms verspreid over verschillende systemen en bestanden.
We brengen de relevante informatie samen, zodat je team direct ziet wat betaald is, wat binnenkort vervalt en waar opvolging nodig is.
Wat we automatiseren
We automatiseren de terugkerende stappen tussen het afronden van werk en het ontvangen van de betaling.
Maak facturen op basis van informatie die al beschikbaar is binnen je bedrijf.
Afhankelijk van je proces kan een factuur bijvoorbeeld worden voorbereid wanneer:
In plaats van klant-, project- en factuurgegevens opnieuw in te voeren, laten we deze automatisch doorstromen naar het facturatieproces.
Waar nodig kan je team de factuur eerst controleren voordat deze wordt verstuurd.
Terugkerende omzet hoeft geen terugkerende administratie te betekenen.
We bouwen workflows die facturen automatisch voorbereiden of aanmaken volgens jouw facturatieschema.
Denk bijvoorbeeld aan:
Afwijkingen kunnen automatisch naar je team worden gestuurd in plaats van zonder controle te worden verwerkt.
Zodra een factuur klaarstaat, kunnen ook de volgende stappen automatisch verlopen.
We kunnen workflows bouwen die de factuur naar de juiste klant versturen, registreren wanneer deze is verzonden en de relevante systemen bijwerken.
Zo hoeft je team informatie niet steeds handmatig tussen verschillende systemen te verplaatsen.
Het opvolgen van openstaande facturen zou niet afhankelijk moeten zijn van wie eraan denkt.
We automatiseren betalingsherinneringen op basis van je eigen planning en regels.
Bijvoorbeeld:
Factuur verstuurd → Vervaldatum bereikt → Betaalstatus gecontroleerd → Niet betaald → Herinnering verstuurd → Nieuwe opvolging ingepland
Afhankelijk van hoe lang een factuur openstaat, kunnen verschillende acties worden gestart.
Het doel is eenvoudig: consistente en professionele opvolging zonder dat iedere openstaande factuur een handmatige taak wordt.
Wanneer betalingen binnenkomen, kunnen we delen van het proces automatiseren waarmee deze worden gekoppeld aan openstaande facturen.
Duidelijke matches kunnen automatisch verder worden verwerkt.
Is een betaling niet met voldoende zekerheid te koppelen? Dan sturen we deze door voor controle.
Zo handelt automatisering het voorspelbare werk af, zonder twijfelgevallen automatisch verkeerd te verwerken.
Zie wat er nog openstaat zonder daarnaast een aparte spreadsheet bij te houden.
We kunnen de informatie samenbrengen die je team nodig heeft om onder andere te volgen:
In plaats van iedere factuur apart te controleren, kan je team zich richten op de klanten waar daadwerkelijk opvolging nodig is.
Hoe het werkt
Een geautomatiseerd facturatieproces kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Een offerte wordt geaccepteerd, een bestelling wordt afgerond, uren worden goedgekeurd of een periodieke factuur wordt verschuldigd.
De workflow haalt automatisch de benodigde klant-, dienst-, bedrag- en overige factuurgegevens op.
De factuur wordt opgesteld volgens je eigen facturatieregels.
Waar nodig kan je team deze eerst goedkeuren.
De klant ontvangt de factuur en de status wordt vastgelegd.
De workflow controleert of de factuur nog openstaat.
Is de betaling volgens de ingestelde regels nog niet ontvangen? Dan kan automatisch een vriendelijke betalingsherinnering worden verstuurd.
Waar voldoende informatie beschikbaar is, kunnen betalingen automatisch aan openstaande facturen worden gekoppeld.
Ontbrekende informatie, onduidelijke betalingen, betwiste facturen of andere uitzonderingen worden doorgestuurd in plaats van automatisch verwerkt.
Automatisering handelt de voorspelbare stappen af.
Je team houdt controle waar menselijk oordeel nodig is.
Van handmatig naar geautomatiseerd
Minder administratie. Minder kans op fouten. Consistentere opvolging.
Menselijke controle ingebouwd
Niet iedere factuur hoeft volledig automatisch te worden verwerkt.
We richten de workflow in op het niveau van controle dat jouw bedrijf nodig heeft.
Bijvoorbeeld:
Standaardfacturen kunnen automatisch worden aangemaakt en verstuurd wanneer alle benodigde informatie beschikbaar is.
De factuur wordt automatisch voorbereid, maar eerst naar een teamlid gestuurd voor controle voordat deze naar de klant gaat.
Onverwachte bedragen, ontbrekende informatie, niet-gematchte betalingen of bijzondere klantsituaties kunnen direct naar je team worden gestuurd.
Jij bepaalt welke onderdelen automatisch verlopen en waar medewerkers betrokken blijven.
Je systemen verbonden
Facturatie begint lang niet altijd in je boekhoudpakket.
De informatie kan afkomstig zijn uit je verkoopproces, urenregistratie, projectmanagement, webshop of een ander bedrijfssysteem.
We verbinden deze stappen, zodat gegevens automatisch door het proces bewegen zonder steeds opnieuw te worden gekopieerd of ingevoerd.
De precieze inrichting hangt af van de systemen die je al gebruikt en van hoe je huidige facturatieproces is ingericht.
Onze diensten in de praktijk
Zet AI-agents in voor terugkerende controles, opvolging en routinematige beslissingen binnen je facturatieproces. Ze kunnen signaleren wat aandacht nodig heeft, vervolgstappen voorbereiden en afwijkingen automatisch doorzetten naar de juiste medewerker wanneer menselijke beoordeling nodig is.
Verbind het volledige facturatieproces, van het moment waarop werk factureerbaar is tot het aanmaken en versturen van de factuur, betaalcontrole en herinneringen. Zo verdwijnen onnodige overdrachtsmomenten en hoeft niemand steeds handmatig te controleren wat de volgende stap is.
Koppel de systemen waarin je factuurgegevens al beschikbaar zijn, zoals verkoop, projectmanagement, urenregistratie en boekhouding. We zorgen dat klant-, order-, project- en betaalgegevens automatisch tussen systemen kunnen doorstromen zonder steeds opnieuw te worden ingevoerd.
Breng openstaande facturen, vervaldatums, betaalstatussen, herinneringen en afwijkingen samen in één duidelijk overzicht. Je team ziet direct wat betaald is, wat achterstallig is en bij welke klanten daadwerkelijk handmatige opvolging nodig is.
Sluit standaardsoftware niet goed aan op de manier waarop jouw bedrijf factureert? Dan kunnen we gerichte software bouwen rondom je eigen proces. Denk aan maatwerk voor facturatie, debiteurenbeheer, goedkeuringen of interne tools die meerdere stappen in één omgeving samenbrengen.
De NexFlow-methode
We brengen je huidige facturatie- en opvolgingsproces in kaart.
We kijken waar informatie vandaan komt, welke stappen nog handmatig verlopen en waar je team onnodig veel tijd aan kwijt is.
We bepalen hoe vaak deze werkzaamheden voorkomen en waar automatisering repetitief werk kan verminderen.
Zo richten we ons op de onderdelen waar automatisering daadwerkelijk praktisch voordeel oplevert.
We bouwen de workflow rondom je bestaande proces, bedrijfsregels en systemen.
Dat kan onder andere bestaan uit factuurcreatie, goedkeuring, verzending, betaalstatus, herinneringen en het verwerken van afwijkingen.
Zodra de workflow draait, kunnen we deze verder verbeteren wanneer processen, volumes of wensen veranderen.
Antwoorden op je vragen
Dat hangt af van hoe je bedrijf nu werkt.
Veelvoorkomende mogelijkheden zijn het opstellen van facturen vanuit offertes, bestellingen, afgerond werk of geregistreerde uren, periodieke facturatie, het versturen van facturen, controleren van betaalstatussen, versturen van herinneringen, matchen van betalingen en volgen van openstaande posten.
Tijdens de Automation Scan brengen we de meest interessante mogelijkheden voor jouw proces in kaart.
Ja.
Automatiseren betekent niet dat menselijke controle verdwijnt.
We kunnen een factuur automatisch voorbereiden en vervolgens eerst laten controleren of goedkeuren door iemand uit je team.
Ja.
Wanneer je regelmatig dezelfde klant factureert voor een vaste dienst of overeenkomst, kunnen we dit proces automatiseren op basis van je planning en facturatieregels.
Ja.
Herinneringen kunnen automatisch worden gestart op basis van vooraf bepaalde regels, bijvoorbeeld zodra een factuur de vervaldatum bereikt of overschrijdt.
Je bepaalt zelf welke timing en manier van opvolgen past bij je klantrelaties.
Waar voldoende informatie beschikbaar is om een betrouwbare match te maken, kunnen delen van dit proces worden geautomatiseerd.
Betalingen die niet duidelijk gekoppeld kunnen worden, sturen we door naar je team voor controle.
Nee.
Deze oplossing richt zich op facturatie, debiteurenbeheer en vriendelijke betalingsopvolging.
Het gaat niet om juridische incasso of gedwongen invordering.
Nee.
Facturatie & Debiteurenbeheer gaat over geld dat je bedrijf van klanten ontvangt: uitgaande facturen maken, betalingen volgen en openstaande posten opvolgen.
Invoice Processing gaat over inkomende facturen van leveranciers: ontvangen, uitlezen, controleren en verwerken.
Niet per se.
We kijken eerst naar je huidige proces en de systemen die je al gebruikt.
Waar mogelijk automatiseren we rondom je bestaande software, in plaats van systemen zonder duidelijke reden te vervangen.
Facturen maken, betalingen controleren en herinneringen versturen kan iedere maand opnieuw veel tijd kosten, zonder dat het direct waarde toevoegt aan je bedrijf.
We brengen de terugkerende stappen in je huidige proces in kaart en laten zien waar automatisering onnodige administratie kan wegnemen, terwijl je team controle houdt waar dat nodig is.
Ontdek welke onderdelen van je facturatie- en debiteurenproces we kunnen automatiseren.